ऑडिट ज्ञापन ग्राहक को एक ऑडिट के निष्कर्षों की रिपोर्ट करते हैं। लेखा परीक्षक टीम की सिफारिशों के प्रबंधकों, मालिकों या बोर्ड के सदस्यों को सूचित करने के लिए लेखा परीक्षक आंतरिक ऑडिट के अंत में एक मेमो भी भेज सकते हैं। ऑडिट का दायरा कंपनी की जरूरतों के आधार पर भिन्न होता है। उदाहरण के लिए, एक आंतरिक लेखापरीक्षा अपनी वित्तीय जानकारी का मूल्यांकन करने के बजाय कंपनी की प्रक्रियाओं की दक्षता पर ध्यान केंद्रित कर सकती है।
हैडर और परिचयात्मक अनुच्छेद
अपने ऑडिट मेमो के शीर्ष पर तारीख सूचीबद्ध करें। यदि लागू हो तो कई पंक्तियों को छोड़ दें और ग्राहक का नाम, पता और पहचान संख्या सूचीबद्ध करें। परिचयात्मक पैराग्राफ में लेखा परीक्षा द्वारा कवर की गई अवधि निर्दिष्ट करें। यदि मेमो त्रैमासिक ऑडिट से संबंधित है, तो उस वित्तीय वर्ष को शामिल करें जिसके पास यह है। लेखा परीक्षा के प्रारंभिक उद्देश्य, जैसे कि वित्तीय विवरणों का सत्यापन, आंतरिक उपयोग या कर विश्लेषण।
मेमो की बॉडी
ऑडिट के परिणामों पर चर्चा करने के लिए मेमो के निकाय का उपयोग करें। ऑडिट में शामिल क्षेत्रों और प्रत्येक का मूल्यांकन करने के लिए उपयोग की जाने वाली विधि को सूचीबद्ध करें। वित्तीय ऑडिट के लिए, जितना संभव हो उतना डॉलर की मात्रा और किसी भी संदिग्ध लेनदेन की तारीखों के साथ विशिष्ट होना चाहिए।
अंतिम पैराग्राफ
अंतिम पैराग्राफ में, कंपनी की प्रक्रियाओं के बारे में अपनी राय का एक संक्षिप्त सारांश प्रदान करें। उन क्षेत्रों की सूची बनाएं जिन्होंने अच्छी तरह से काम किया है और किसी भी समस्या वाले क्षेत्रों को संबोधित करने के लिए सिफारिशें प्रदान करते हैं। यदि प्राप्तकर्ता के पास आपके निष्कर्षों के बारे में कोई प्रश्न हैं या मुद्दों को सुधारने के बाद फॉलो-अप ऑडिट शेड्यूल करना चाहते हैं, तो अपनी संपर्क जानकारी प्रदान करें।
