एक पॉलिसी एक दस्तावेज है जो आम तौर पर नियमों, दिशानिर्देशों और संगठनात्मक सिद्धांतों के एक समूह को पुन: एकत्रित करती है। यह चीजों को एक विशिष्ट समूह में किए जाने के तरीके को परिभाषित करता है और एक कंपनी के लिए अभ्यास के मानकों को रेखांकित करता है। नई नीतियां बनाते समय, आगे की योजना बनाना और पॉलिसी के प्रत्येक अनुभाग और घटक के लिए एक रूपरेखा निर्धारित करना महत्वपूर्ण है। कुछ कंपनियां एक विशिष्ट रूपरेखा संरचना को परिभाषित करके नीति-निर्माण की प्रक्रिया को सुविधाजनक बनाने के लिए डिज़ाइन किए गए टेम्पलेट्स में डालती हैं जो एक पॉलिसी से दूसरी पॉलिसी में नहीं बदलती हैं।
निर्धारित करें कि आप किस प्रकार की पॉलिसी लिख रहे हैं। आमतौर पर, नीतियां सेवाओं, मानव संसाधनों या प्रशासन श्रेणियों में आती हैं। यदि आपकी कंपनी के पास पॉलिसी टेम्प्लेट हैं, तो वह चुनें जो पॉलिसी की वांछित श्रेणी से संबंधित है और इसे भरें। यदि कोई टेम्पलेट उपलब्ध नहीं हैं, तो अगले चरणों का पालन करें।
पॉलिसी के लिए जरूरतों और उद्देश्यों को पहचानें। विभिन्न ट्रिगर्स नई नीति की आवश्यकता को भड़का सकते हैं। बाहरी या आंतरिक आवश्यकताएं, पहचाने गए अंतराल, नियमित नीति समीक्षा, परिवर्तन पहल या विकास सभी सामान्य ट्रिगर हैं जो एक नई नीति का वारंट करते हैं। आपकी नीति के उद्देश्य की पुष्टि करनी चाहिए कि आपने सही प्रकार चुना है, और यह आपको आवश्यक वर्गों को परिभाषित करने में मार्गदर्शन करेगा।
अपनी नीति के मुख्य वर्गों और घटकों की सूची बनाएं। संभावित वर्गों में गुंजाइश, इतिहास, लक्ष्य और उद्देश्य, रणनीति, सेवा और प्रबंधन सिद्धांत, प्रक्रियाएं, प्रक्रियाएं, संगठनात्मक संरचनाएं, प्रशासन, मूल्यांकन और परिशिष्ट हैं। पॉलिसी के दायरे और चौड़ाई के आधार पर, वर्गों की संख्या अलग-अलग होगी।
सूचीबद्ध प्रत्येक घटक के लिए मुख्य बिंदुओं को ड्राफ़्ट करें। प्रत्येक श्रेणी के लिए बुलेट पॉइंट लिखें। यदि कुछ घटक किसी बड़ी श्रेणी में आते हैं, तो उप-श्रेणियां बनाएँ। उदाहरण के लिए, परिचय के तहत, आप इतिहास, लक्ष्यों और उद्देश्यों के साथ-साथ नीति के दायरे को भी शामिल कर सकते हैं।
सभी वस्तुओं को तार्किक क्रम में व्यवस्थित करें। सबसे सामान्य सिद्धांतों और श्रेणियों के साथ शुरू करें, और फिर अधिक विस्तृत खंडों को सूचीबद्ध करें। विशिष्ट प्रक्रियाओं के आसपास समान सामग्री को फिर से इकट्ठा करें। परिचय हमेशा शुरुआत में होते हैं और परिशिष्ट हमेशा अंतिम होने चाहिए।
भविष्य की समान नीतियों के लिए टेम्पलेट बनाने के लिए अपनी नीति की रूपरेखा का उपयोग करें। समान श्रेणियों और उप-श्रेणियों को छोड़ दें क्योंकि वे अब आपकी रूपरेखा में हैं, लेकिन मुख्य महत्वपूर्ण बुलेट बिंदुओं को हटा दें जो आपकी नीति के लिए विशिष्ट हैं। किस खंड में किस प्रकार की सामग्री है, इसके निर्देशों के साथ बदलें।
