अधिकांश व्यवसाय नियमित आधार पर इन्वेंट्री शिपमेंट प्राप्त करते हैं। इन्वेंटरी ग्राहकों को नए उत्पाद बनाने के लिए संसाधन प्रदान करती है या तैयार उत्पाद ग्राहकों को सीधे बेचने के लिए। पूर्वनिर्धारित इन्वेंट्री रसीद प्रक्रिया का पालन करने वाली कंपनियां यह सुनिश्चित करती हैं कि कंपनी को पता है कि कौन सी इन्वेंट्री आइटम इन्वेंट्री में प्रवेश करती है और केवल उन वस्तुओं के लिए भुगतान करती है। एक सटीक इन्वेंट्री प्राप्त करने की प्रक्रिया भी सटीक इन्वेंट्री स्तरों को बनाए रखने में योगदान करती है।
शिपमेंट का आगमन
इन्वेंट्री प्राप्त करने पर पहला कदम तब होता है जब ट्रक कंपनी की गोदी में आता है। गोदाम कर्मी ट्रक चालक से मिलते हैं और ट्रक को उतारना शुरू करते हैं। वेयरहाउस पवर्कर्स ट्रक से इन्वेंट्री को गोदाम के भीतर एक निर्दिष्ट स्थान पर अनलोड करता है। कर्मचारी शिपिंग दस्तावेज पर प्रत्येक आइटम की मात्रा रिकॉर्ड करते हैं। कर्मचारी और ट्रक चालक दोनों प्राप्त मात्रा को सत्यापित करते हुए दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करते हैं।
शिपिंग दस्तावेजों की तुलना करें
वेयरहाउस कर्मचारी यह सुनिश्चित करने के लिए कई दस्तावेजों की तुलना करता है कि उचित मात्रा दर्ज की गई है। इन दस्तावेजों में मूल खरीद आदेश, शिपिंग दस्तावेज़ और एक हस्तलिखित प्राप्त रिपोर्ट शामिल है। यदि इन्वेंट्री आइटम या मात्रा के बारे में कोई विसंगतियां मौजूद हैं, तो कर्मचारी प्राप्त की गई सूची को सत्यापित करता है और मैन्युअल रूप से दस्तावेज़ पर सुधार लिखता है।
स्टोर इन्वेंटरी
प्राप्त मात्राओं की पुष्टि करने के बाद, गोदाम कर्मचारी गोदाम के समतल पर इन्वेंट्री स्टोर करते हैं। प्रत्येक वेयरहाउस शेल्फ में मार्कर होते हैं जिन्हें कंपनी जरूरत पड़ने पर इन्वेंट्री का पता लगाने के लिए उपयोग करती है। गोदाम के कर्मचारी दस्तावेजों पर वेयरहाउस मार्कर लिखते हैं क्योंकि वे इन्वेंट्री को स्टोर करते हैं।
सिस्टम में प्राप्त मात्रा दर्ज करें
कर्मचारी कंपनी के इन्वेंट्री सिस्टम में प्राप्त इन्वेंट्री को अपडेट करने के लिए दस्तावेजों का उपयोग करता है। कंपनी के कंप्यूटर सिस्टम में प्रवेश करने के बाद, कर्मचारी प्राप्त प्रत्येक आइटम, सटीक मात्रा और गोदाम स्थान में प्रवेश करता है। सिस्टम में सभी आइटम दर्ज करने के बाद, कर्मचारी इस इन्वेंट्री रसीद रिपोर्ट को प्रिंट करता है और इसे दस्तावेजों के वर्तमान सेट में जोड़ता है। उसने इस पैकेट को क्रय विभाग को भेज दिया।
पता वेंडर के साथ विसंगतियां
जब क्रय विभाग दस्तावेज़ प्राप्त करता है, तो वे गोदाम कर्मचारी द्वारा उल्लिखित किसी भी विसंगतियों की समीक्षा करते हैं। विक्रेता आमतौर पर खरीद एजेंट को एक चालान देता है जो इस चालान की तुलना दस्तावेजों से करता है। यदि चालान और दस्तावेजों के बीच कोई विसंगतियां मौजूद हैं, तो क्रय एजेंट विक्रेता से संपर्क करता है और देय कुल राशि पर बातचीत करता है। एक बार जब एजेंट भुगतान की राशि से संतुष्ट महसूस करता है, तो वह इसे चालान पर लिखता है, चालान को मंजूरी देता है और भुगतान के लिए इसे आगे बढ़ाता है।
