लेखा प्रणाली क्या हैं?

संयुक्त राज्य अमेरिका में, लेखांकन प्रणाली प्रत्येक लेनदेन घटना के लिए जर्नल प्रविष्टियों को रिकॉर्ड करने की पारंपरिक पद्धति पर आधारित है, फिर व्यापारिक प्रविष्टियों में जर्नल प्रविष्टियों को डेबिट और क्रेडिट को संतुलित करने और सभी वस्तुओं पर नज़र रखने के लिए चलती है। हालांकि, प्रौद्योगिकी ने इस प्रक्रिया को बड़े पैमाने पर कंप्यूटर सॉफ्टवेयर में स्थानांतरित कर दिया है। एकाउंटेंट और विश्लेषक इस सॉफ़्टवेयर का उपयोग व्यवसाय में सभी वित्तीय गतिविधियों पर नज़र रखने के लिए करते हैं। इन कार्यक्रमों में आमतौर पर सबसिस्टम शामिल होते हैं जो अधिक से अधिक अनुकूलन की अनुमति देते हैं।

उपप्रणालियाँ

लेखांकन कार्यक्रमों में एक उप-प्रणाली केवल एक छोटी प्रणाली है जो कार्यक्रम की प्राथमिक संरचना के भीतर मौजूद है। इन सबसिस्टम के बिना, अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर को नेविगेट करना मुश्किल होगा, और उपयोगकर्ताओं को एक विशिष्ट श्रेणी या गतिविधि खोजने में मुश्किल समय होगा जो वे चाहते थे। सबसिस्टम सॉफ्टवेयर प्रोग्राम को विशिष्ट लेखांकन आवश्यकताओं, जैसे कि लागत और पेरोल के लिए आगे के टुकड़ों में विभाजित करते हैं।

सबसिस्टम प्रकार

लेखांकन सॉफ्टवेयर कितने सबसिस्टम हो सकते हैं इसकी कोई सीमा नहीं है। अक्सर, जटिल सॉफ़्टवेयर जिसमें इन्वेंट्री, उत्पादन और मानव संसाधन प्रबंधन के विकल्प शामिल होते हैं, में कई सबसिस्टम हो सकते हैं। हालाँकि, कई प्रकार सामान्य हैं, जिनमें देय और प्राप्य खाते शामिल हैं, जो कि दो श्रेणियों में कई व्यवसाय हैं। एक बिलिंग प्रणाली, परियोजना लागत प्रणाली और व्यय प्रणाली भी आम विकल्प हैं।

व्यापार रणनीति के लिए लिंक

व्यावसायिक रणनीतियों में सबसिस्टम भी हो सकते हैं, और व्यवसाय अक्सर अपनी रणनीति श्रेणियों को अपने अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर के सबसिस्टम से जोड़ने का प्रयास करते हैं। उदाहरण के लिए, यदि कोई व्यवसाय एक नई परियोजना बनाता है, तो वह अपने कार्यक्रम में एक नई परियोजना श्रेणी सबसिस्टम भी चाह सकता है। इसी तरह, यदि कोई व्यवसाय अपने माल के लिए नई इन्वेंट्री नियंत्रण स्थापित करता है, तो प्रक्रिया को इन्वेंट्री सबसिस्टम के एक सुधार से जोड़ा जाएगा।

वैकल्पिक सबसिस्टम

लेखांकन सॉफ्टवेयर में कई सबसिस्टम वैकल्पिक हैं - अर्थात, वे व्यवसाय के लिए आवश्यक नहीं हैं और हमेशा उपयोग नहीं किए जाते हैं। वे कार्यक्रम के भीतर ही अतिरिक्त उपकरण बन जाते हैं जिसे कंपनियां आगे के अनुकूलन के लिए उपयोग करना चुन सकती हैं। उदाहरण के लिए, प्रोग्राम में नए सबसिस्टम बनाने की प्रक्रिया अक्सर एक अलग सबसिस्टम ही होती है।