कम्प्यूटरीकृत लेखा प्रणालियों में वित्तीय जानकारी की रिकॉर्डिंग, रिपोर्टिंग और विश्लेषण में कंपनियों की सहायता के लिए कंप्यूटर और एक सॉफ्टवेयर एप्लिकेशन या प्रोग्राम का उपयोग शामिल है। ये सिस्टम उन्हीं मूल सिद्धांतों का पालन करते हैं जिनके द्वारा मैनुअल सिस्टम संचालित होता है। सॉफ्टवेयर एप्लिकेशन पारंपरिक मैनुअल अकाउंटिंग सिस्टम की तरह बहुत हद तक लीडर्स, जर्नल्स और अन्य अकाउंटिंग टूल्स का उपयोग करते हैं। हालांकि, कम्प्यूटरीकृत लेखांकन किसी कंपनी की लेखांकन प्रक्रिया की प्रभावशीलता और दक्षता को बढ़ा सकता है।
कार्यप्रवाह
कम्प्यूटरीकृत लेखा प्रणाली एक कंपनी की वित्तीय जानकारी के वर्कफ़्लो को बढ़ाती है। सामान्य लेन-देन में वित्तीय लेनदेन को इनपुट करने के लिए कर्मचारियों का उपयोग करने के बजाय, कम्प्यूटरीकृत लेखा प्रणाली इलेक्ट्रॉनिक रूप से इस जानकारी को आयात कर सकती है। मालिक और प्रबंधक विशिष्ट नियमों और दिशानिर्देशों के अनुसार जानकारी संसाधित करने के लिए एक लेखा सॉफ्टवेयर अनुप्रयोग में आंतरिक प्रक्रियाएं भी स्थापित कर सकते हैं। इससे लेखाकार डेटा को इनपुट करने के बजाय अधिक समय रिपोर्टिंग और विश्लेषण करने में खर्च कर सकते हैं।
सुरक्षा
व्यवसाय के स्वामी और प्रबंधक अपनी वित्तीय जानकारी के लिए अधिक सुरक्षित वातावरण बनाने के लिए कम्प्यूटरीकृत लेखा प्रणालियों का उपयोग कर सकते हैं। कम्प्यूटरीकृत लेखा प्रणाली मालिकों और प्रबंधकों को कुछ वित्तीय जानकारी तक कर्मचारी की पहुंच को प्रतिबंधित करने की अनुमति देती है। यह सुनिश्चित करता है कि कर्मचारी जानकारी में हेरफेर नहीं कर सकते हैं या अपने व्यक्तिगत लाभ के लिए इसका उपयोग नहीं कर सकते हैं। पासवर्ड, एन्क्रिप्शन कोड और अन्य विशेषताएं प्रबंधकों को अनुचित उपयोग से जानकारी को सुरक्षित रखने में मदद करती हैं। बड़े संगठन अपने आंतरिक नियंत्रणों को बेहतर बनाने के लिए कम्प्यूटरीकृत लेखा प्रणालियों का भी उपयोग कर सकते हैं।
रिपोर्ट कर रहा है
कम्प्यूटरीकृत लेखा प्रणाली का उपयोग करते समय रिपोर्टिंग अक्सर बहुत आसान होती है। कंपनियां एक बटन के क्लिक पर लागत रिपोर्ट, परीक्षण शेष और वित्तीय विवरण बना सकती हैं। ऐसा करने से मालिकों और प्रबंधकों को यह सुनिश्चित करने के लिए और अधिक तेज़ी से उनकी जानकारी की समीक्षा करने में मदद मिलती है कि यह सटीक, प्रासंगिक और समय पर है। कम्प्यूटरीकृत लेखा प्रणाली भी मालिक और प्रबंधक को पूरे लेखा अवधि में कई रिपोर्ट बनाने की अनुमति देती है। एकाधिक रिपोर्टिंग से यह सुनिश्चित करने में मदद मिल सकती है कि कंपनी की लेखांकन या वित्तीय जानकारी में कोई अनियमितता नहीं है।
