लेखांकन को किसी व्यवसाय के वित्तीय आंकड़ों की रिपोर्टिंग, रिकॉर्डिंग और विश्लेषण के रूप में परिभाषित किया गया है। एक कम्प्यूटरीकृत लेखा प्रणाली में एक प्रोग्राम या एक सॉफ्टवेयर पैकेज शामिल होता है जो वित्तीय लेनदेन की रिकॉर्डिंग और प्रसंस्करण में एक मैनुअल सिस्टम या एकाउंटेंट की जगह लेता है। यह प्रबंधकों और अन्य अंत उपयोगकर्ताओं को किसी व्यवसाय के वित्तीय स्वास्थ्य का विश्लेषण करने और उस जानकारी के प्रकाश में आवश्यक कार्रवाई करने की अनुमति देता है। कम्प्यूटरीकृत लेखा प्रणालियों को पूरी तरह से अनुकूलन के लिए डिज़ाइन किया गया है, लेकिन प्राथमिक घटक विभिन्न प्रकार के प्रणालियों में समान हैं।
सॉफ्टवेयर
सॉफ्टवेयर एक कम्प्यूटरीकृत लेखा प्रणाली का मूल है। सॉफ़्टवेयर घटक में मॉड्यूल, या छोटे, स्टैंड-अलोन प्रोग्राम होते हैं। प्रत्येक व्यक्तिगत मॉड्यूल एक अलग कार्य करता है। मॉड्यूल में उत्पादन, ग्राहक, सामान्य खाता बही, मानव संसाधन, परिसंपत्ति प्रबंधन, वित्तीय प्रबंधन या क्रय और सूची प्रबंधन मॉड्यूल शामिल हो सकते हैं। सभी मॉड्यूल डेटा साझा करने के लिए एक दूसरे के साथ लिंक करते हैं। एक विशिष्ट लेखा प्रक्रिया एक कम्प्यूटरीकृत लेखा प्रणाली के सभी मॉड्यूल को एकीकृत करती है, जिसमें हर एक विशिष्ट गतिविधियों और संस्थाओं के लिए डेटा बनाए रखता है।
हार्डवेयर
हार्डवेयर एक प्रणाली के भौतिक घटकों को संदर्भित करता है। "लेखा सिद्धांत" पुस्तक के अनुसार, कम्प्यूटरीकृत लेखा प्रणाली से जुड़े सभी भौतिक उपकरणों को हार्डवेयर के रूप में जाना जाता है। कंप्यूटरीकृत लेखा प्रणाली कंप्यूटर पर सिस्टम को चलाने की क्षमता के साथ स्थापित की जाती है। बड़े पैमाने पर लेखांकन प्रणाली में कई मॉड्यूल शामिल होते हैं और आमतौर पर तेज प्रोसेसर और बड़ी भंडारण क्षमता वाले कंप्यूटर की आवश्यकता होती है। अन्य हार्डवेयर घटक जो कम्प्यूटरीकृत लेखा प्रणाली में आवश्यक हैं, उनमें मुद्रण और स्कैनिंग उपकरण, साथ ही साथ अन्य बाह्य उपकरणों, जैसे कि माउस, कीबोर्ड और बाहरी डेटा स्टोरेज डिवाइस शामिल हैं।
कार्मिक
जबकि कम्प्यूटरीकृत लेखा प्रणाली को मैनुअल हस्तक्षेप से स्वतंत्र रूप से कार्य करने के लिए डिज़ाइन किया गया है, उन्हें आमतौर पर पर्यवेक्षण के एक निश्चित तत्व की आवश्यकता होती है। मानव ऑपरेटरों को वित्तीय डेटा में फीड करने की आवश्यकता होती है, जो तब कम्प्यूटरीकृत प्रणाली द्वारा काम किया जाता है। "फ्रॉड ऑडिटिंग एंड फॉरेंसिक अकाउंटिंग" पुस्तक के अनुसार, कम्प्यूटरीकृत लेखा प्रणाली के अन्य प्रमुख कर्मियों में कुशल परिवर्तन नियंत्रण, डेटाबेस प्रबंधक, सुरक्षा कर्मी और प्रबंधन शामिल हैं। सामूहिक रूप से, ये तत्व कंप्यूटरीकृत प्रणाली के सुचारू संचालन को सुनिश्चित करने के लिए काम करते हैं और आवश्यकता पड़ने पर समस्या निवारण क्षमता प्रदान करते हैं।
