कई कारणों से कॉलर आपके वॉइस मेल पर संदेश छोड़ सकते हैं। कुछ संदेश महत्वपूर्ण व्यावसायिक जानकारी और संपर्कों के लिए अनुकूल अनुस्मारक हो सकते हैं। आपके वॉयस मेल मैसेज पर जो बातें आप कहते हैं, चाहे वह व्यक्तिगत वॉयस मेल हो या बिजनेस वॉयस मेल, आपको कॉल करने वालों से किस तरह की जानकारी मिलती है, इसमें महत्वपूर्ण भूमिका होगी। कुछ बुनियादी जानकारी है जो आपको हमेशा अपने वॉइस मेल पर शामिल करनी चाहिए।
प्रेषित संदेश
एक आउटगोइंग मैसेज छोड़ने में सबसे पहला काम आपको अपने नाम, संगठन और टेलीफोन नंबर की पहचान करना चाहिए। दूसरी चीज जो आपको करनी चाहिए, वह है आपकी उपलब्धता। उदाहरण के लिए, आप कह सकते हैं कि आप उपलब्ध नहीं हैं और समय और दिन दें। अंत में, वॉयस मेल पर वापस अपनी इच्छित जानकारी का नाम, कंपनी, संख्या और संभवतः एक संदेश जैसे विवरण लिखें। एक सामान्य आउटगोइंग वॉयस मेल इस तरह से बज सकता है: "मैं सैमसन के साथ बॉब स्मिथ, 555-555-5555 पर इंक। मैं आज 4 बजे तक उपलब्ध नहीं रहूंगा, लेकिन कृपया अपना नाम, कंपनी और नंबर छोड़ दें और मैं आपके फोन कॉल को तुरंत वापस कर दूंगा। धन्यवाद। "संक्षिप्त होना याद रखें और फोन करने वाले को स्पष्ट, संक्षिप्त निर्देश दें।
समस्याओं से बचें
कॉल करने वाले कभी-कभी गलत नंबर भी कॉल कर सकते हैं। अपने निवर्तमान संदेश पर अपना नाम, संगठन और फ़ोन नंबर न बताकर, आप अक्सर उन संदेशों को प्राप्त कर सकते हैं जो आपके लिए इच्छित नहीं हैं। इस जानकारी को बताते हुए, आप सुनिश्चित करें कि कॉलर को पता है कि वे सही व्यक्ति तक पहुंच गए हैं या सही नंबर डायल किया है। आप किसी संदेश को छोड़ने के लिए अपने कॉलर को प्रोत्साहित करना या नहीं करना चाह सकते हैं। यदि आप उन्हें संदेश छोड़ने के लिए प्रोत्साहित नहीं करते हैं, तो आपके लिए फ़ोन कॉल के महत्व को आंकना मुश्किल होगा। यदि आप कई वॉयस मेल संदेश प्राप्त करते हैं, तो उन संदेशों को यह निर्धारित करना महत्वपूर्ण है कि किस फोन पर तुरंत कॉल आए और कैसे रिटर्न फोन कॉल की तैयारी की जाए। यदि आप संदेशों को प्रोत्साहित करते हैं, तो आपको कॉल करने वाले को संक्षिप्त या संदेश को संक्षिप्त करने के लिए कहना चाहिए। लंबे संदेश स्पष्टीकरण के साथ वॉइस मेल बोझिल हो सकते हैं या आवश्यक नहीं हो सकते हैं, इस प्रकार आपका समय बर्बाद हो रहा है।
ई-मेल, सोशल मीडिया जोड़ें
क्योंकि सोशल मीडिया के माध्यम से बहुत सारी जानकारी साझा की जाती है, आपको संभवतः अपने आउटगोइंग संदेश में ऑनलाइन संपर्क जानकारी जोड़ने पर विचार करना चाहिए। सोशल मीडिया कॉन्टैक्ट्स को छोड़ने की चुनौती कॉलर को यह समझने के लिए मिल रही है कि उसे कहां छोड़ना है। यह आपको अपना नाम बता सकता है और यह नहीं मान सकता है कि कॉल करने वाला जानता है। यदि आप अपने ई-मेल पते पर एक संदेश छोड़ना चाहते हैं, तो आप कहना चाह सकते हैं "आप मुझे सैम स्मिथ डॉट कॉम पर बॉब स्मिथ में एक ई-मेल पता छोड़ सकते हैं," या "आप बोबस्मिथ पर एक संदेश छोड़ सकते हैं" sampson डॉट कॉम पर। “अपने सर्वश्रेष्ठ निर्णय का उपयोग करें लेकिन अपने नाम और अपनी कंपनी के नाम की स्पेलिंग से सूचना सही होने पर कॉलर को सर्वश्रेष्ठ शॉट देता है। URL पते का उल्लेख करना अच्छा नहीं है, जैसे कि फेसबुक या ट्विटर, क्योंकि वे भ्रमित हो सकते हैं। यदि आपको लगता है कि आपके संदेश छोड़ने के लिए वे सबसे अच्छे स्थान हैं, तो अपने आउटगोइंग संदेश पर कहें, "आप मुझे मेरे फेसबुक पेज पर भी संदेश छोड़ सकते हैं।"
