एक छोटा व्यवसाय होने का अर्थ अक्सर यह होता है कि कम लोग उपलब्ध होते हैं, उनके पास कम समय होता है और उन्हें अक्सर एक साथ कई अलग-अलग कार्य करने होते हैं। कार्यालय की प्रक्रियाओं को निर्धारित करने से सभी शामिल लोगों के लिए समय, तनाव और धन की बचत हो सकती है। मानक प्रक्रिया का मतलब है कि सभी पक्षों को पता है कि अपनी दैनिक गतिविधियों में कैसे आगे बढ़ना है और अंतिम जिम्मेदारी कहां है।
मानव संसाधन मुद्दे
मानव संसाधन एक ऐसा क्षेत्र है जिसमें पूर्वनिर्धारित नीतियां और प्रक्रियाएं भ्रम और संघर्ष को समाप्त कर सकती हैं। अनुपस्थिति, फोन का उपयोग, बीमार वेतन, अवकाश अनुरोध, स्वास्थ्य बीमा मामलों और कार्यक्षेत्र सुरक्षा पर स्पष्ट प्रक्रियाएं होनी चाहिए। समस्याओं के अग्रिम में विभिन्न मुद्दों के लिए उत्तर प्रदान करने के लिए, मैन्युअल रूप से संकलित करने के लिए यह एक अच्छा विचार है, चाहे कितना छोटा हो। कर्मचारी संघर्ष, चोरी, उत्पीड़न, कार्यस्थल में हिंसा और अन्य महत्वपूर्ण मुद्दों को इन स्थितियों के प्रबंधन के लिए स्पष्ट नीतियों और प्रक्रियाओं के साथ बंद किया जा सकता है। कर्मचारी की समीक्षाओं और चेतावनियों को कवर किया जा सकता है और साथ ही लाभ पैकेज की तारीखें और अन्य प्रश्न भी।
नौकरी की जिम्मेदारियाँ
विशेष रूप से छोटे कार्यालयों में कर्मियों की सटीक नौकरी कर्तव्यों को रेखांकित करने में कठिनाइयाँ हो सकती हैं। यह सुनिश्चित करने से भ्रम को समाप्त किया जा सकता है कि कर्मचारियों को पता है कि उनकी नौकरियां क्या हैं और उन्हें कवर करने के लिए किन अतिरिक्त कर्तव्यों को कहा जा सकता है। इसके लिए संगठनात्मक चार्टों की आवश्यकता हो सकती है जो यह संकेत देते हैं कि जब कोई व्यक्ति बीमार दिनों या छुट्टी के समय कार्यालय से बाहर होता है तो वह किस पर अधिकार करता है। विशिष्ट क्षेत्रों में अंतिम कहने वाले की स्पष्ट रूपरेखा कार्यालय नेटवर्क के भीतर भ्रम और कठिन भावनाओं को रोकने की दिशा में एक लंबा रास्ता तय कर सकती है। Smallbiztrends.com के अनुसार, कार्यालय प्रबंधक को मानव संसाधन, खरीद और सूचना प्रौद्योगिकी चिंताओं जैसे पारंपरिक लिपिक कर्तव्यों से परे जाने के लिए एक अतिरिक्त कर्तव्य लेने की संभावना है।
वित्तीय प्रक्रिया
छोटे व्यवसाय चलाने पर लागत जल्दी से हाथ से निकल सकती है, इसलिए उपयोगकर्ता के अनुकूल कार्यालय लेखा कार्यक्रम अच्छी कार्यालय प्रक्रियाओं के लिए महत्वपूर्ण है। दिन-प्रतिदिन के आधार पर देय और प्राप्य संचालन को आसानी से पहुँचा जा सकता है ताकि यह सुनिश्चित किया जा सके कि बजट की कमी के कारण व्यवसाय चल रहा है। वित्तीय डेटा तक पहुंच उन लोगों तक सीमित हो सकती है जिन्हें जानना आवश्यक है। नकदी और छोटी खरीद के प्रबंधन की प्रक्रिया आसान रिकॉर्ड रखने के साथ स्पष्ट होनी चाहिए। क्रय, सूची, चालान और रखरखाव के मुद्दों के लिए प्रपत्रों को मानकीकृत किया जाना चाहिए।
