यदि आप एक नया काम शुरू कर रहे हैं जिसमें पेशेवर लिपिक कर्तव्यों की आवश्यकता होती है, तो एक व्यक्तिगत या व्यावसायिक पत्र मेल करना या किसी फंडराइज़र या अन्य घटना के लिए एक फ़्लायर भेजना, आपको सीखना होगा कि लिफाफे को ठीक से कैसे भरा जाए। मेल जो ठीक से प्रस्तुत नहीं किया गया है, अपने प्राप्तकर्ता को एक संदेश भेज सकता है कि आपने उसके बारे में पर्याप्त देखभाल नहीं की है और एक लिफाफे में वस्तुओं को ठीक से मोड़ने और सम्मिलित करने के लिए समय बिताने के लिए।
इससे पहले कि आप उन्हें भर दें, अपने लिफाफे को संबोधित करें, खासकर यदि वे ग्राहकों या संभावनाओं के पत्र हों। लिफाफे को सीधे एक लिफाफे पर एक पते को स्थानांतरित करने के लिए एक प्रिंटर का उपयोग करके लिफाफे को संबोधित किया जा सकता है जिसे लिफाफे पर सुरक्षित किया जा सकता है या हाथ से एक पता लिखकर। हस्तलिखित लिफाफे का उपयोग केवल तब किया जाना चाहिए जब किसी मित्र या परिवार के सदस्य को व्यक्तिगत पत्राचार भेजा जाए।
उन सामग्रियों को इकट्ठा करें जिन्हें आपके लिफाफे में रखा जाना चाहिए। यदि आपके पास समान जानकारी के साथ सामान रखने के लिए बहुत सारे लिफाफे हैं, तो काम करने के लिए एक बड़े सतह क्षेत्र को ढूंढें, जैसे कि टेबलटॉप, डेस्क या काउंटर। प्रत्येक मेलिंग के अलग-अलग घटकों को अलग-अलग बवासीर में अलग-अलग बवासीर से अलग करें जहां से आप काम कर रहे होंगे।
पेपर की सबसे बड़ी शीट की जांच करें जिसे मेलिंग में शामिल किया जाना है। यदि सबसे बड़ी शीट एक विशिष्ट 8.5-से-11 इंच का पत्र है, तो इसे सभी छोटे शीट या मेलिंग घटकों के साथ तिहाई में तह करना होगा। यदि कागज का सबसे बड़ा आकार कागज के एक सामान्य पत्र के आकार की तुलना में काफी छोटा है, तो आप कागज को आधे में मोड़ सकते हैं या इसे प्रकट नहीं कर सकते हैं यदि यह आपके लिफाफे के अंदर फिट होगा।
लिफाफे में मुड़े हुए कागज़ को लिफाफे में खोलें, जिसमें लिफाफे के सामने की ओर सामने की ओर खुला हुआ सिरा होता है। आपके प्राप्तकर्ता को लिफाफा फ्लैप खोलने में सक्षम होना चाहिए, अपने पत्र को बाहर निकालना चाहिए और अपने मेलिंग की सामग्री को पढ़ने के लिए कागज को चारों ओर या उल्टा करने की आवश्यकता के बिना पढ़ना चाहिए। एक नम स्पंज के साथ अपने लिफाफे को सील करें यदि आप स्व-सीलिंग (या चिपचिपा वापस) लिफाफे का उपयोग नहीं कर रहे हैं।
