लगभग सभी व्यावसायिक प्रस्तावों या अनुप्रयोगों को आज एक साथ कवर पत्र की आवश्यकता होती है। संदर्भ और प्रस्ताव के आधार पर, कवर पत्र एक संक्षिप्त परिचय से लेकर प्रस्ताव की सामग्री के गहन सारांश तक हो सकता है। किसी परियोजना के लिए औपचारिक बोली के लिए कवर पत्र लिखते समय, अपने पत्र को खड़ा करने के लिए आवश्यक घटकों को जानें।
अंतर्वस्तु
एक परियोजना के लिए औपचारिक बोली के लिए एक कवर पत्र सभी तरह से पेशेवर होना चाहिए और कंपनी की व्यावसायिक विशेषज्ञता को प्रतिबिंबित करना चाहिए। कम से कम, कवर पत्र में नाम और परियोजना संख्या द्वारा परियोजना का संदर्भ शामिल होना चाहिए, यदि उपलब्ध हो; बोली की सामान्य शर्तें, समय सीमा सहित; और कवर पत्र के साथ भेजे गए सभी दस्तावेजों और संलग्नकों की एक पूरी सूची।
लंबाई
बोली कवर पत्र की लंबाई नौकरी के आकार और विशिष्टताओं के आधार पर काफी भिन्न हो सकती है। यद्यपि यह आमतौर पर यथासंभव संक्षिप्त होना सबसे अच्छा है, सभी आवश्यक जानकारी शामिल करना सुनिश्चित करें और पत्र को इतना छोटा न करें कि यह ऐसा लगे जैसे कि आप इसे बनाने में न्यूनतम प्रयास करते हैं।
हेडर सूचना
उस तिथि को कवर करें जिसमें कवर पत्र आपके हेडर में लिखा गया था, साथ ही पूरी संपर्क जानकारी भी शामिल करें। अपने पत्र के शीर्षलेख में परियोजना का नाम और परियोजना संख्या का संदर्भ दें और फिर से पत्र के शरीर में। लेटरहेड के साथ स्टेशनरी का उपयोग करें यदि संभव हो, या कम से कम अच्छी गुणवत्ता वाले बांड पेपर।
बहिष्करण
"डिब्बाबंद" पत्र का उपयोग न करें क्योंकि संभावित ग्राहक इस पर उठा सकते हैं। प्रत्येक पत्र को अनुकूलित करने के लिए समय निकालें। अपने कवर पत्र में बोली मूल्य का विशेष रूप से उल्लेख न करें, जब तक कि ऐसा करने का निर्देश न दिया जाए। इस प्रकार की विस्तृत जानकारी बोली के लिए आरक्षित होनी चाहिए। तकनीकी शब्दजाल का अति प्रयोग न करें। पेशेवर ध्वनि के लिए निशाना लगाओ, लेकिन दिखावा नहीं।
