प्रबंधन सूचना प्रणाली (एमआईएस) सामान्य कार्यबल, प्रबंधकों और उनके संगठन की जरूरतों और उद्देश्यों को प्राप्त करने में सूचना प्रौद्योगिकी के एकीकरण को नियुक्त करती है। संगठनों में एमआईएस के विकास से कुशल और प्रभावी सूचना प्रौद्योगिकी आधारित व्यापार और आर्थिक निर्णय लेने में कॉर्पोरेट अधिकारियों को मदद मिलती है। सूचना प्रौद्योगिकी में नए रुझानों के साथ, प्रबंधकों और संगठनों को संगठनात्मक जानकारी के अधिक अग्रिम और लचीले प्रबंधन का सामना करना पड़ेगा। इन दिनों अधिकांश संगठन अपने आईटी सिस्टम पर बहुत अधिक निर्भर हैं।
MIS के अनुप्रयोग
MIS कई विशिष्ट क्षेत्रों पर संगठन के अस्तित्व और अनुप्रयोग का एक अभिन्न अंग बन गया है। इनमें रणनीति का समर्थन, डेटा प्रसंस्करण और नौकरी के प्रदर्शन का विकास शामिल है। एमआईएस प्रभावी प्रबंधन निर्णयों को तैयार करने के लिए डेटा को उपयोगी जानकारी में बदल देता है। एमआईएस द्वारा डाटा प्रोसेसिंग संगठन को भारी मात्रा में व्यापार डेटा की अनुमति देता है और संगठन के लिए बहुमूल्य समय की बचत लाभ प्रदान करता है। MIS की स्थापना से संगठन के मानव संसाधनों का नौकरी प्रदर्शन बहुत प्रभावित होता है। कर्मचारियों के पास डेटा और सूचना को संभालने के अधिक कुशल और प्रभावी तरीके होंगे।
एक कार्यात्मक एमआईएस के तत्व
एक कार्यात्मक एमआईएस में पांच तत्व होते हैं जिनमें समयबद्धता, सटीकता, स्थिरता, पूर्णता और प्रासंगिकता शामिल होती है। जब भी एक या अधिक तत्वों से समझौता किया जाता है, तो एक एमआईएस की प्रभावकारिता को बाधित किया जाएगा। समयबद्धता का तत्व दर्शाता है कि एक संगठन का एमआईएस अपने उपयोगकर्ताओं को वर्तमान जानकारी प्रदान और वितरित कर सकता है। एमआईएस से संसाधित जानकारी सटीक और दोषों से मुक्त होनी चाहिए। डेटा को संभालने में एमआईएस स्थिरता को अच्छी तरह से परिभाषित, प्रलेखित प्रक्रियाओं और गतिशील वातावरण के साथ अनुकूलन करने की क्षमता के लिए ध्यान में रखा जाना चाहिए। सूचना अधिभार को खत्म करने के लिए प्रबंधन को एक सारांशित प्रारूप में पूर्ण और संबंधित जानकारी की आवश्यकता होती है। एमआईएस को प्रभावी योजना और निर्णय लेने के लिए प्रासंगिक डेटा के साथ प्रबंधन प्रदान करने में सक्षम होना चाहिए।
MIS के फायदे
एक MIS संगठन को कई लाभ प्रदान करता है। मुख्य रूप से, यह संगठनात्मक योजना की सुविधा देता है। एमआईएस प्रासंगिक जानकारी प्रदान करके प्रबंधन के ध्वनि निर्णय लेने के कौशल को बढ़ाता है। दूसरे, MIS ने विस्तृत और संक्षिप्त रिपोर्ट करने के लिए प्रबंधकों के लिए मानक प्रारूपों में यह संक्षेप करके सूचना अधिशेष को कम से कम किया है। तीसरा, एमआईएस सुविधाएं एक संगठन के लिए एकीकरण लाती हैं क्योंकि यह अन्य विभागों को मौजूदा समस्याओं और आवश्यकताओं के साथ रखता है। अंत में, एमआईएस प्रबंधकीय नियंत्रण को आसान बनाता है। यह प्रबंधन को संगठन के प्रदर्शन का आकलन और सुधार करने की क्षमता देता है।
MIS के जोखिम
प्रबंधन जोखिम आर्थिक घटनाओं की संभावना को दर्शाते हैं जो संगठन के संचालन या आय को नकारात्मक रूप से प्रभावित कर सकते हैं। त्रुटिपूर्ण, अप्रभावी या अपूर्ण MIS के आधार पर प्रबंधन के फैसले विशिष्ट क्षेत्रों जैसे कि कमोडिटी प्राइसिंग, कंपनी की तरलता, ब्याज दरों या विदेशी मुद्रा में जोखिम को बढ़ा सकते हैं। एक गैर-सुरक्षित या खराब प्रोग्राम किया गया एमआईएस हैकिंग, डेटा हेरफेर, अनधिकृत डेटा एक्सेस और रूटीन कार्य व्यवधान के परिणामस्वरूप हो सकता है जिसके परिणामस्वरूप गलत प्रबंधन निर्णय या योजना हो सकती है।
एक ध्वनि एमआईएस प्राप्त करना
एक विश्वसनीय एमआईएस कुशल निर्णय लेने के लिए प्रबंधन को प्रासंगिक और सटीक जानकारी प्रदान करने में एक अभिन्न भूमिका निभाता है। वर्तमान एमआईएस को अच्छी तरह से निर्देशित निर्णय लेने के लिए सूचना प्रौद्योगिकी की ओर संगठन की जटिलताओं के साथ अनुकूलन करने में सक्षम होना चाहिए। संगठन के सभी प्रमुख कर्मियों को इसके एमआईएस से परिचित होना चाहिए और प्रासंगिक जानकारी उत्पन्न करने के लिए इसकी विश्वसनीयता सुनिश्चित करना चाहिए। MIS को संगठनों के आंतरिक और बाह्य दोनों कारकों से होने वाले जोखिमों को कम करने में सक्षम होना चाहिए।
