एक एकीकृत लेखा प्रणाली सस्ती और उपयोग में आसान सॉफ्टवेयर का उपयोग करती है। यहां तक कि छोटे व्यवसाय भी ऐसी प्रणाली खरीद सकते हैं, जिसमें एक-दूसरे के साथ संगत होने के लिए डिज़ाइन किए गए कई फ़ंक्शन और विशेषताएं शामिल हैं। एक एकीकृत प्रणाली में अक्सर देय खाते, प्राप्य, अचल संपत्ति और एक इन्वेंट्री प्रबंधन मॉड्यूल शामिल होते हैं - सभी एक दूसरे से और सामान्य खाता बही से जुड़े होते हैं।
महत्व
एक एकीकृत लेखा प्रणाली की मुख्य विशेषता यह है कि सूचना एक बार दर्ज की जाती है और सामान्य मॉड्यूल सहित अन्य मॉड्यूल के साथ साझा की जाती है। एक एकल सूचना डेटाबेस का उपयोग और उपयोग सभी अनुप्रयोगों द्वारा किया जाता है। दक्षता का यह स्तर एक ऐसी प्रणाली द्वारा प्राप्त नहीं किया जा सकता है जो एकीकृत नहीं है, जहां एक ही डेटा को अलग-अलग मॉड्यूल में बार-बार दर्ज करने की आवश्यकता हो सकती है। उदाहरण के लिए, यदि आप एक गैर-एकीकृत खाते देय मॉड्यूल का उपयोग करते हैं, तो आपको नकद, व्यय और देय खातों, किसी भी लेखा विभाग को भारी बोझ में परिवर्तन को पहचानने के लिए सामान्य खाता में जर्नल प्रविष्टियां दर्ज करने की आवश्यकता है।
प्रकार
एकीकृत प्रणालियों को विशिष्ट उद्योगों के लिए डिज़ाइन किया जा सकता है, जैसे विनिर्माण, जहां लागत लेखांकन मॉड्यूल सामान्य खाता बही के साथ एकीकृत होता है और दो कार्यक्रमों के बीच सूचना के आसान हस्तांतरण की अनुमति देता है। कभी-कभी कार्यक्रमों को अलग से खरीदा जाता है, और उन्हें बाद में एकीकृत किया जाता है। बड़ी फर्म अक्सर घर में कस्टमाइज्ड सिस्टम विकसित करती हैं, जो अधिक महंगे होते हैं, लेकिन इन-हाउस ग्राहक सेवा और समर्थन के साथ बहुत अच्छी तरह से काम करते हैं।
लाभ
एक एकीकृत लेखा प्रणाली का मुख्य लाभ दक्षता में वृद्धि है। उदाहरण के लिए, जब कोई बिक्री की जाती है, तो सामान्य लेज़र में बिक्री की मान्यता के साथ-साथ इन्वेंट्री अपने आप कम हो जाती है। इस प्रक्रिया में मैनुअल हस्तक्षेप या दूसरे चरण की आवश्यकता नहीं है - यह सब एक ही समय में एकीकृत प्रणाली द्वारा किया जाता है, इस प्रकार के सॉफ्टवेयर के साथ केवल दक्षता का स्तर उपलब्ध है।
विचार
एकीकृत लेखा प्रणालियों की समीक्षा करते समय, अपने व्यवसाय के लिए दीर्घकालिक समाधान देखें। उदाहरण के लिए, यदि आप ऑनलाइन या रिटेल बेचने की योजना बनाते हैं, तो सुनिश्चित करें कि आपके द्वारा चुनी गई प्रणाली बाद में बिना किसी बड़ी समस्या के इन जरूरतों को समायोजित कर सकती है। इसके अलावा, नए संस्करणों और कर्मचारियों के प्रशिक्षण सहित ऐसी प्रणाली की दीर्घकालिक लागत पर विचार करें। यदि आप एक सिस्टम खरीदते हैं और नए फ़ंक्शंस और अपडेट के साथ इसके नए संस्करण प्राप्त नहीं करते हैं, तो आप अपने व्यवसाय में दक्षता के लिए अवसर खो सकते हैं।
