बैठकें हर व्यवसाय का एक आवश्यक हिस्सा हैं। क्योंकि एक सुव्यवस्थित बैठक मानव पूंजी का लाभ उठाने के लिए एक मंच है, यह एक आवश्यक व्यवसाय उपकरण है जो कार्य बल उत्पादकता में सुधार कर सकता है। मीटिंग चलाने का कोई सार्वभौमिक तरीका मौजूद नहीं है। हालाँकि, आप अधिकांश मीटिंग में कुछ प्रश्न पूछ सकते हैं, जो आपको ट्रैक पर रहने और अपने मीटिंग लक्ष्यों को पूरा करने में मदद करेंगे।
इस बैठक के लक्ष्य क्या हैं?
बैठक के लक्ष्यों को पहले पहचान कर हर बैठक शुरू करें, जो "बर्फ को तोड़ने" में मदद करता है। "हम आज क्या हासिल करना चाहते हैं" जैसे प्रश्न पूछें। या "इस बैठक के लक्ष्य क्या हैं?" एक स्पष्ट उद्देश्य निर्धारित करने से आपको और प्रतिभागियों को ट्रैक पर रहने में मदद मिल सकती है। यदि बैठक बंद हो जाती है, तो आप बैठक के उद्देश्यों के प्रतिभागियों को विनम्रता से याद दिला सकते हैं।
पिछली बैठक के बाद हमने क्या प्रगति की है?
बैठक के प्रतिभागियों से पूछें, "पिछली बैठक के बाद हमने क्या प्रगति की है?" यह एक विशेष रूप से उपयोगी प्रश्न है यदि आपके पास पुनरावर्ती बैठकें हैं। आपके द्वारा की गई प्रगति पर चर्चा करने के लिए तैयार रहें, और एक बैठक का एजेंडा लाएं जो आपके पिछले बैठकों में आपके द्वारा कवर किए गए महत्वपूर्ण विषयों को सूचीबद्ध करता है और आपने किसी भी बकाया मुद्दों को दूर करने के लिए क्या किया है।
क्या मुद्दे हम सामना कर रहे हैं?
बैठकें उन समस्याओं पर चर्चा करने के लिए एक स्थान हैं जिन्हें आप या आपकी टीम के सदस्य किसी प्रोजेक्ट, आपकी कंपनी या किसी व्यक्ति के साथ कर रहे हैं। तो इसका अनुवाद है, "हम किन मुद्दों का सामना कर रहे हैं?" तैयारी महत्वपूर्ण है, इसलिए चर्चा बिंदुओं की सूची के साथ बैठक के लिए योजना बनाएं। समस्याओं पर चर्चा करते समय, क्रोध और रक्षात्मक मत बनो; शांत रहें और ज्ञात समस्याओं की व्याख्या करें, इन मुद्दों को संबोधित करने के उभरते खतरों और समाधानों को उजागर करें।
हमारी अगली बैठक से पहले हम क्या बातें करना चाहते हैं?
सभी बैठकें समाप्त करके पूछें, "हम अपनी अगली बैठक से पहले किन चीजों को पूरा करना चाहते हैं?" प्रत्येक बैठक के अंत में अगले चरणों की सूची विकसित करें। क्या आपकी टीम के किसी व्यक्ति ने विस्तृत मीटिंग नोट्स भेजे हैं जो आपके प्रत्येक अगले कदम के लिए भूमिकाओं, जिम्मेदारियों और तारीखों को सूचीबद्ध करते हैं। कमरे के चारों ओर जाएं और प्रतिभागियों से पूछें कि वे क्या सोचते हैं, अगली बैठक के लिए अपने लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए सबसे अच्छा कदम है।
हम भविष्य में अपने व्यवसाय के लक्ष्यों को कैसे पूरा करते हैं?
बैठक के प्रतिभागियों से पूछें, "हम भविष्य में अपने व्यावसायिक लक्ष्यों को कैसे पूरा करेंगे?" यह महत्वपूर्ण है क्योंकि सभी बैठकों को कंपनी के लक्ष्यों और उद्देश्यों के साथ संरेखित करना चाहिए। सवाल प्रतिभागियों को बड़ी तस्वीर को ध्यान में रखने में मदद करता है क्योंकि यह कुछ ऐसा है जो अक्सर दिन के फेरबदल में खो जाता है।
