सफल रिकॉर्ड प्रबंधन सिस्टम रिकॉर्ड को सुरक्षित रूप से संग्रहीत करते हैं और रिकॉर्ड के निर्माण, रखरखाव, उपयोग और निपटान के लिए एक संगठनात्मक विधि बनाते हैं। सिस्टम की अखंडता बनाए रखने के लिए रिकॉर्ड प्रबंधन दिशानिर्देशों का निर्माण और निरंतर अद्यतन आवश्यक है। सूचना आवश्यकताओं, इनपुट विधियों, भंडारण समय और बैकअप, सुरक्षा नियमों और सटीक रिपोर्टिंग के लिए दिशानिर्देशों के साथ, आप एक प्रभावी रिकॉर्ड प्रबंधन प्रणाली बना सकते हैं।
जानकारी
आपकी कंपनी किस प्रकार की जानकारी चाहती है और उसे स्टोर करने की आवश्यकता है, इसके लिए दिशानिर्देश विकसित करें। इसमें अनुबंध, कर्मचारी फाइलें, निगमन दस्तावेज, ग्राहक रिकॉर्ड, विनियामक डेटा, वित्तीय रिकॉर्ड और कोई अन्य प्रासंगिक जानकारी शामिल होनी चाहिए जो व्यवसाय द्वारा आवश्यक है। प्रत्येक कार्यात्मक आवश्यकता को पूर्णता और अनुपालन सुनिश्चित करने के लिए कई विभागों के साथ परामर्श करके इस सूची को संकलित करें। अपनी कंपनी के कानूनी सलाहकार के साथ अंतिम सूची की समीक्षा करें कि कानूनी दायित्वों को पूरा करने के लिए आवश्यक जानकारी आपके रिकॉर्ड प्रबंधन भंडारण दिशानिर्देशों में शामिल है।
इनपुट के तरीके
प्रत्येक रिकॉर्ड प्रकार के लिए रिकॉर्ड इनपुट के लिए एक कार्यप्रणाली तैयार करें। रिकॉर्ड मैन्युअल रूप से इनपुट हो सकते हैं, पूरक प्रणाली या एक स्कैनिंग सिस्टम के माध्यम से इनपुट से आयात किए जा सकते हैं। ये इनपुट विधियाँ विश्वसनीय और सुरक्षित होनी चाहिए। इलेक्ट्रॉनिक एक्सचेंजों के लिए, अतिरेक जांच में डालें जो सटीक स्थानान्तरण सुनिश्चित करते हैं। मैनुअल इनपुट के लिए, सटीकता सुनिश्चित करने के लिए गुणवत्ता जांच की एक प्रणाली शुरू करें।
भंडारण
सिस्टम में दर्ज किए गए प्रत्येक प्रकार के रिकॉर्ड के लिए स्टोरेज टाइमलाइन निर्दिष्ट करें। समयसीमा को कानूनी दायित्वों, डेटा सिस्टम की बाधाओं और कार्यक्षमता पर ध्यान देना चाहिए। शायद ही कभी-रिकॉर्ड किए गए रिकॉर्ड के लिए, एक पूरक भंडारण प्रणाली पर विचार करें जो रिकॉर्ड तक कभी-कभी पहुंच की अनुमति देता है। ये रिकॉर्ड भंडारण जरूरतों को कम करने के लिए संकुचित किए जा सकते हैं। आपके प्राथमिक रिकॉर्ड सिस्टम से रिकॉर्ड को संग्रहीत करना अक्सर उपयोग किए गए रिकॉर्ड को तेज़ी से खींचने की अनुमति देता है। आपके रिकॉर्ड प्रबंधन दिशानिर्देशों में नियमित बैकअप प्रक्रियाएं और महत्वपूर्ण रिकॉर्डों की अधिमानतः ऑफ-साइट डुप्लिकेट मेमोरी शामिल होनी चाहिए।
सुरक्षा
एक गहन सुरक्षा योजना आपके रिकॉर्ड प्रबंधन योजना का एक अनिवार्य हिस्सा है। समूह को सुरक्षा-वर्गीकृत करने योग्य समूहों में रिकॉर्ड करता है और उचित कर्मचारी समूहों को सुरक्षित, पासवर्ड-संरक्षित पहुंच प्रदान करता है। यह सुरक्षा जांच उन पर भी लागू होनी चाहिए जिनके पास इनपुट डेटा तक पहुंच है, रखरखाव करना और रिकॉर्ड का उपयोग करना या नष्ट करना। कंपनी और नियामक दायित्वों के अनुपालन को सुनिश्चित करने के लिए नियमित रूप से सुरक्षा मंजूरी की समीक्षा करें। नए कर्मचारी प्रक्रियाओं और समाप्त कर्मचारी प्रक्रियाओं में सुरक्षा मंजूरी शामिल करें।
रिपोर्ट
रूटीन रिपोर्टिंग आपके रिकॉर्ड प्रबंधन प्रणाली का एक हिस्सा होना चाहिए। इन रिपोर्टों में उन उपयोगकर्ताओं की सूची शामिल होनी चाहिए जिन्होंने संवेदनशील डेटा एक्सेस किया है, सुरक्षा मंजूरी में कोई बदलाव, अपूर्ण रिकॉर्ड के लिए त्रुटि रिपोर्टिंग, और रिकॉर्ड जो निपटान के अधीन हैं। किसी भी महत्वपूर्ण डेटा क्षेत्रों के लिए रिपोर्ट जोड़ें।
