कारण परिश्रम अनिवार्य रूप से एक गहन जांच है जो एक महत्वपूर्ण लेनदेन या निर्णय से पहले है। उदाहरण के लिए, कारण परिश्रम आमतौर पर तब होता है जब आप किसी व्यवसाय को खरीदने में गंभीरता से रुचि रखते हैं या एक प्रमुख आउटसोर्सिंग अनुबंध के लिए बिक्री प्रस्तुति विकसित करने की आवश्यकता होती है। यद्यपि यह प्रक्रिया समय लेने वाली हो सकती है और अक्सर पर्दे के पीछे होनी चाहिए, एक उचित परिश्रम रिपोर्ट में आपके द्वारा एकत्र की गई जानकारी और रूपरेखा एक अच्छा निर्णय लेने या एक प्रभावी प्रस्तुति बनाने के लिए महत्वपूर्ण है।
संरचना और फोकस
अधिकांश अन्य औपचारिक रिपोर्टों के साथ, एक उचित परिश्रम रिपोर्ट में एक उद्देश्य, एक कार्यकारी सारांश, मुख्य निष्कर्ष, एक सिफारिश अनुभाग और एक या अधिक परिशिष्ट शामिल हैं। हालांकि, दूसरों से एक उचित परिश्रम रिपोर्ट को अलग करता है, हालांकि, इसका उद्देश्य, ध्यान और जानकारी की डिग्री है। एक बार जब आप उचित परिश्रम करने के सक्रिय चरण को समाप्त कर लेते हैं - तथ्यों पर शोध करना, कच्चे डेटा को इकट्ठा करना और इन-पर्सन ऑब्जर्वेशन करना - रिपोर्ट जनरेशन एक तरह से डेटा को व्यवस्थित करती है जिससे आप मौजूदा स्थिति का आकलन कर सकते हैं, जोखिमों की पहचान कर सकते हैं और लीवरेजिंग प्रदान करने वाले मुद्दों को उजागर कर सकते हैं। अवसरों।
स्वर और स्वर
अधिकांश लोग अनुबंध या मूल्य वार्ताओं के दौरान या बोली प्रस्तुति बनाने के लिए एक सूचना स्रोत के रूप में पीछे के संदर्भ सामग्री के रूप में एक उचित परिश्रम रिपोर्ट का उपयोग करते हैं। उद्देश्य के बावजूद, आप एक उचित परिश्रम रिपोर्ट में जो कुछ भी शामिल करते हैं, वह गोपनीय जानकारी है, इसलिए लक्षित दर्शकों के लिए लिखने और उद्देश्यों पर ध्यान केंद्रित करने के अलावा, केवल सबसे अधिक प्रासंगिक या आवश्यक जानकारी शामिल करें। औपचारिक, निष्पक्ष लेखन और अलग-अलग रिपोर्ट की जानकारी का उपयोग करते हुए अक्षरों और अंकों का उपयोग करके एक औपचारिक आवाज़ और वर्तमान तथ्यों का उपयोग करें।
उद्देश्य और कार्यकारी सारांश
उद्देश्यों अनुभाग में उचित परिश्रम करने के लिए अपने कारणों की व्याख्या करें। यद्यपि कार्यकारी सारांश रिपोर्ट उद्देश्यों के बाद आता है - और शरीर से पहले - सारांश को अंतिम लिखें। कारण यह है कि पाठक - सबसे अधिक बार कंपनी के अधिकारी - इस खंड में रुचि रखने वाले को पूरी रिपोर्ट पढ़ने में समय नहीं लग सकता है। आपको कार्यकारी सारांश की संरचना करने की आवश्यकता है इसलिए यह लघु में एक रिपोर्ट की तरह पढ़ता है लेकिन साथ ही साथ इसकी लंबाई बाकी रिपोर्ट के समानुपाती होती है।
मुख्य निष्कर्ष और सिफारिशें
माइकल सिस्को, एक लेखक और स्वतंत्र आईटी सलाहकार, TechRepublic वेबसाइट पर एक लेख में कहते हैं कि प्रमुख निष्कर्षों को उन वस्तुओं पर ध्यान केंद्रित करना चाहिए जो कंपनी की कीमत या चल रहे संचालन को प्रभावित करते हैं। उदाहरण के लिए, यदि आप एक आउटसोर्सिंग अनुबंध प्रस्तुति के लिए उपयोग करने के लिए एक उचित परिश्रम रिपोर्ट लिख रहे हैं, तो ऐसे मुद्दों को शामिल करें जो आपकी कीमत और स्थिति का समर्थन करते हैं, जैसे कि परिचालन प्रक्रिया टूटने जो उत्पादकता और प्रदर्शन के मुद्दों को उजागर करती है। इसके अलावा, लागत अनुपात शामिल करें जो यह बताता है कि कंपनी वर्तमान में एक घर में सेवा संचालित करने के लिए कितना खर्च कर रही है, और जोखिम की पहचान करें जैसे कि पुराने या पुराने उपकरणों को अपग्रेड करने या बदलने के लिए और भी अधिक निवेश करने की आवश्यकता है। सिफारिशों अनुभाग में अवसरों का लाभ उठाएं। कार्यान्वयन लागत शामिल करें, निवेश अनुपात पर एक वापसी प्रदान करें और प्रत्येक अवसर के लिए बचत या लाभ को साकार करने के लिए एक समय सीमा दें।
