आपकी कंपनी का विस्तार हुआ है और अब आपके पास पूरी दुनिया में ग्राहक और व्यावसायिक सहयोगी हैं। इससे पहले कि आप अंतर्राष्ट्रीय व्यावसायिक पत्र भेजना शुरू करें, उन्हें लिखने में शामिल शिष्टाचार के बारे में अधिक जानें। जब उचित रूप से लिखा जाता है, तो आपके व्यावसायिक पत्र पढ़ने में आसान होंगे और अनजाने में अन्य देशों के व्यावसायिक सहयोगियों को अपमानित नहीं करेंगे।
उचित पत्र प्रारूप
हालांकि, आपके पत्र के प्रारूप के लिए आपके पास कुछ विकल्प हैं, लेकिन ब्लॉक प्रारूप का उपयोग व्यवसायों के पत्र के लिए सबसे अधिक किया जाता है, पर्ड्यू राइटिंग लैब के अनुसार। ब्लॉक प्रारूप में प्रत्येक पैराग्राफ के बीच अंतरिक्ष की एक पूरी खाली लाइन के साथ व्यापार-पत्र की सभी लाइनें बाईं-न्यायसंगत रहती हैं।
एक व्यापार पत्र के तत्व
अपने अंतरराष्ट्रीय व्यापार पत्र के लिए पेशेवर संरचना का उपयोग करें। तिथि के बाद पृष्ठ के शीर्ष पर अपना पता लिखें। उसके नीचे, उस सहयोगी का पूरा पता टाइप करें जिसे आप पत्र भेज रहे हैं। अपने अभिवादन के रूप में "प्रिय" का उपयोग करने से बचें और इसके बजाय सहयोगी का पूरा नाम लिखें। पत्र के शरीर के लिए, तीन अलग-अलग पैराग्राफ सर्वोत्तम पठनीयता प्रदान करते हैं। एक पेशेवर समापन के साथ पत्र को समाप्त करें, जैसे "ईमानदारी से" या "धन्यवाद," आपके पूरे नाम के बाद।
बोलचाल और कठबोली
अपने पत्र में बोलचाल और स्लैंग से बचें। जबकि आपके क्षेत्र का कोई व्यक्ति आपके शब्द और वाक्यांश के विकल्पों को समझ सकता है, लेकिन यह अंतरराष्ट्रीय व्यापार पत्र प्राप्तकर्ता के लिए ऐसा नहीं है। यहां तक कि अगर आप अपना पत्र एक अंग्रेजी-भाषी देश में भेज रहे हैं, तो भी प्राप्तकर्ता "किसी के व्यवसाय जैसे" या "कुत्ते के बाल" जैसे वाक्यांशों को नहीं जान सकता है। यह सुनिश्चित करने के लिए कि प्राप्तकर्ता आपके पत्र को समझता है और अनजाने में नाराज नहीं है, किसी भी कठबोली शर्तों को पढ़ें और निकालें।
भाषा विकल्प
एक मौका है कि आपको अपना पत्र दूसरी भाषा में लिखना पड़ सकता है। यदि आप अपने प्राप्तकर्ता की भाषा में धाराप्रवाह नहीं हैं, तो किसी ऐसे व्यक्ति की मदद लें। उसे अपने पत्र के माध्यम से पढ़ें और किसी भी त्रुटि को ठीक करें। न केवल आप अपने पत्र में पेशेवर ध्वनि करना चाहते हैं, आप गलती से अप्रिय शब्द का उपयोग करके प्राप्तकर्ता को अपमानित करने से भी बचना चाहते हैं।
इसे प्रोफेशनल रखें
हालाँकि, यह सुखदियों के लिए आपके पहले बॉडी पैराग्राफ की एक पंक्ति को आरक्षित करने के लिए स्वीकार्य है, जैसे प्राप्तकर्ता के परिवार के बारे में पूछना, बाकी पत्र पेशेवर को रखना सबसे अच्छा है। पत्र के बिंदु पर सही उतरें और बहुत अधिक व्यक्तिगत होने से बचें।
इंटरनेशनल बिजनेस लिंगो
अपने पत्र को लिखते समय अंतर्राष्ट्रीय व्यापार लिंगो का उपयोग करें यह सुनिश्चित करने के लिए कि प्राप्तकर्ता आपको सब कुछ समझता है जो आप प्रस्तावित कर रहे हैं। "निर्यात," "सब्सिडी," "पॉलीसेंट्रिक स्टाफिंग" और "अनुवाद एक्सपोज़र" जैसे शब्द सभी अंतरराष्ट्रीय स्तर पर समझे जाते हैं। एक अंतर्राष्ट्रीय व्यापार शब्दावली से परामर्श करें, जैसे अंतर्राष्ट्रीय व्यापार की वैश्विक एज शब्दावली या अंतर्राष्ट्रीय व्यापार में वॉल स्ट्रीट जर्नल शब्दावली की शर्तें (संसाधन देखें)।
