जब भी कोई कॉरपोरेट घोटाला होता है तो उपभोक्ता का विश्वास हिल जाता है। 2008 के बैंक खैरात से लेकर हाल ही के वेल्स फारगो अकाउंट धोखाधड़ी की घटनाओं के कारण, उपभोक्ताओं को आश्वस्त करने की आवश्यकता है कि वे जिन कंपनियों के साथ काम करते हैं, वे ईमानदार और बोर्ड से ऊपर हैं। लेखा परीक्षा आपकी कंपनी के हितधारकों को आश्वस्त करने के लिए एक शक्तिशाली उपकरण है। इससे उन्हें पता चलता है कि आपका व्यवसाय लेखांकन के लिए उपयुक्त मानकों का पालन कर रहा है।
यद्यपि यह चिंता करना स्वाभाविक है कि यदि आपके व्यवसाय का ऑडिट किया जा रहा है या ऑडिट कर रहा है, तो यह आपके लेखांकन प्रथाओं की समीक्षा करने और सुधार के लिए क्षेत्र खोजने का अवसर है। ऑडिट पूरा होने के बाद, आपका ऑडिटर उसके निष्कर्षों की समीक्षा करेगा। यदि आप आंतरिक ऑडिट का आयोजन कर रहे हैं, तो आपको अपने निष्कर्षों की इसी तरह से रिपोर्ट करनी चाहिए। आमतौर पर, ऑडिटर अपने ऑडिट निष्कर्षों को एक मानकीकृत लिखित प्रारूप में साझा करते हैं जिसे आप समीक्षा और कार्यान्वित कर सकते हैं।
ऑडिट क्या है?
एक ऑडिट आपकी कंपनी की वित्तीय प्रथाओं का एक उद्देश्य समीक्षा है। आमतौर पर, इसमें आपके वित्तीय विवरणों की समीक्षा और एक लाइसेंस प्राप्त लेखाकार द्वारा अन्य वित्तीय रिकॉर्ड शामिल होंगे। लेखाकार आपके लेखांकन पुस्तकों के साथ आपके व्यवसाय के वित्तीय विवरणों की तुलना करेगा और यह सुनिश्चित करेगा कि सब कुछ सही हो। कुछ प्रकार के संगठनों, जैसे कि गैर-लाभकारी और सार्वजनिक रूप से कारोबार वाली कंपनियों को समय-समय पर तीसरे पक्ष के ऑडिट की आवश्यकता होती है ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि वे उपभोक्ताओं द्वारा उन्हें सौंपे गए धन का उपयोग एक जिम्मेदार तरीके से कर रहे हैं।
ऑडिट के विभिन्न प्रकार क्या हैं?
दो प्राथमिक प्रकार के ऑडिट हैं: आंतरिक और बाहरी। एक आंतरिक ऑडिट एक ऑडिट है जो आप अपने स्वयं के व्यवसाय पर करते हैं। आप या आपकी कंपनी एक ऐसे व्यक्ति को नियुक्त करती है जो आपकी पुस्तकों और वित्तीय वक्तव्यों की समीक्षा करने और सब कुछ लाइन में है, यह सुनिश्चित करने के लिए लेखांकन प्रथाओं में जानकार और अनुभवी हैं। आंतरिक ऑडिट निष्कर्ष तब आपकी कंपनी के निर्णय निर्माताओं को सूचित किए जाते हैं, जिनमें प्रबंधक, निदेशक मंडल या अन्य हितधारक शामिल हो सकते हैं।
एक आंतरिक ऑडिट आपको और आपके व्यवसाय को किसी भी जोखिम की पहचान करने और प्रबंधित करने और आपकी कंपनी की नीतियों का पालन करने का अवसर देता है। आप आंतरिक ऑडिट समय-समय पर या निरंतर आधार पर कर सकते हैं। आंतरिक ऑडिट बाहरी ऑडिट की तुलना में अधिक लचीले होते हैं और इसमें विशिष्ट विभागों और आपकी कंपनी के बड़े लक्ष्यों को शामिल किया जा सकता है।
बाहरी ऑडिट एक तीसरे पक्ष द्वारा किए जाते हैं जो आपके व्यवसाय से जुड़ा नहीं है। वे सार्वजनिक कंपनी लेखा ओवरसाइट बोर्ड जैसे नियामक संगठनों द्वारा संचालित या देखरेख कर सकते हैं। PCAOB सार्वजनिक रूप से कारोबार करने वाली कंपनियों और दलालों के लिए ऑडिटिंग मानक तय करता है। ये बाहरी ऑडिट सार्वजनिक रूप से उनके ऑडिट निष्कर्षों की रिपोर्ट करते हैं।
अनुपालन ऑडिट, परिचालन ऑडिट और वित्तीय विवरण ऑडिट सहित कई प्रकार के बाहरी ऑडिट होते हैं। अनुपालन ऑडिट सुनिश्चित करता है कि आपका व्यवसाय किसी भी नियामक आवश्यकताओं का अनुपालन कर रहा है। ऑपरेशनल ऑडिट आपके संगठन के प्रदर्शन की समीक्षा करते हैं और सुधार के लिए सिफारिशें प्रदान करते हैं। वित्तीय विवरण ऑडिट को भी ऑडिट ऑडिट कहा जाता है, और इस प्रकार के ऑडिट में, ऑडिटर आपके व्यवसाय के वित्तीय विवरण और लेखा संचालन की समीक्षा करता है।
ऑडिटिंग के चरण क्या हैं?
यदि आप अपने व्यवसाय के लिए आंतरिक या बाहरी ऑडिट पर विचार कर रहे हैं, तो इसमें शामिल चरणों को जानना महत्वपूर्ण है। एक संपूर्ण लेखा परीक्षा समय लेने वाली है, लेकिन परिणामस्वरूप मन की शांति समय की प्रतिबद्धता के लायक है। ऑडिटिंग के चरण क्या हैं? सामान्य तौर पर, एक ऑडिट में नियोजन, साक्ष्य एकत्र करना और ऑडिट निष्कर्षों के साथ एक रिपोर्ट जारी करना शामिल होता है।
नियोजन चरण में, आप ऑडिट के दायरे को स्पष्ट करते हैं और ऑडिट कितने समय तक चलेगा। आप किसी भी आवश्यक मीटिंग या ऑनसाइट विज़िट को भी शेड्यूल करते हैं ताकि ऑडिटर आपकी प्रक्रियाओं की समीक्षा कर सके। अगला कदम सबूत इकट्ठा कर रहा है। सभा साक्ष्य में आपकी लेखा प्रथाओं और प्रक्रियाओं का अवलोकन करना, आपकी कंपनी की नियंत्रण प्रक्रियाओं का परीक्षण करना और वित्तीय रिकॉर्ड और विवरण प्राप्त करना और समीक्षा करना शामिल है। ऑडिटर अगले चरण की तैयारी के लिए सबूतों का विश्लेषण और निरीक्षण करता है।
अंतिम चरण में, आपका ऑडिटर ऑडिट निष्कर्षों के साथ एक रिपोर्ट तैयार करता है, जिसे कभी-कभी ऑडिट राय कहा जाता है। लेखा परीक्षक आवश्यक हितधारकों को रिपोर्ट पेश करेगा और लेखा परीक्षा के प्रकार और दायरे के आधार पर सार्वजनिक रूप से परिणाम जारी कर सकता है।
ऑडिट फाइंडिंग की रिपोर्ट कैसे करें
यदि आप आंतरिक ऑडिट कर रहे हैं, तो आपको आश्चर्य हो सकता है कि ऑडिट निष्कर्षों की रिपोर्ट कैसे करें। आमतौर पर, आंतरिक और बाहरी ऑडिट निष्कर्षों को लिखित रूप में और साथ ही मौखिक रूप से हितधारकों को वितरित किया जाता है।
बाहरी और आंतरिक ऑडिट के लिए, एक सामान्य संरचना है जो अधिकांश लिखित रिपोर्ट का पालन करती है। अनुपालन ऑडिट के लिए, ओवरसाइट संगठन के पास लिखित रिपोर्ट में शामिल करने के लिए विशिष्ट आवश्यकताएं हो सकती हैं। एक लिखित ऑडिट रिपोर्ट को संक्षिप्त रूप से और उस तरीके से लिखा जाना चाहिए जो पाठक द्वारा आसानी से समझा जा सके। इसमें किसी भी ऑडिट निष्कर्ष के लिए सबूत भी शामिल होना चाहिए।
सामान्य तौर पर, एक ऑडिट रिपोर्ट में तीन खंड होते हैं: एक परिचय, एक अनुभाग जो ऑडिट के दायरे और ऑडिटर की राय का वर्णन करता है, जो ऑडिट निष्कर्षों का वर्णन करता है। परिचय लेखा परीक्षा के बारे में लेखा परीक्षक की जिम्मेदारियों और आपके व्यवसाय की जिम्मेदारियों को बताता है। इसमें आमतौर पर ऑडिटर या ऑडिटर के नाम और ऑडिट की तारीखें भी शामिल होंगी।
स्कोप अनुभाग ऑडिटिंग प्रक्रिया का वर्णन करता है। यह उन क्षेत्रों को बताता है जो ऑडिट किए गए थे, जिन्होंने ऑडिट पूरा किया था और ऑडिट करने के लिए कब और किन मानदंडों का उपयोग किया गया था। यदि यह एक बाहरी ऑडिट है, उदाहरण के लिए, यह बताता है कि ऑडिट के परिणामों को मापने के लिए किस निकाय के मानकों का उपयोग किया जा रहा है। आंतरिक ऑडिट के लिए, यह कंपनी के मानकों और नीतियों को संदर्भित करेगा, जिनका उपयोग किया जा रहा था। स्कोप सेक्शन भी ठीक-ठीक बताता है कि ऑडिटर ने क्या किया। ऑडिटर में शामिल होगा कि उसने किन वित्तीय विवरणों की समीक्षा की और उसने कौन से परीक्षण किए।
ऑडिटर की राय रिपोर्ट का अंतिम खंड है। यह वह जगह है जहां ऑडिटर बताता है कि उसने क्या पाया और क्या आपका व्यवसाय ऑडिट के मानदंडों के अनुरूप है। ऑडिट के प्रकार के आधार पर, ऑडिटर ऑडिट के दौरान पाए गए मुद्दों को सुधारने या हल करने के लिए सिफारिशें भी शामिल कर सकता है।
उसकी रिपोर्ट लिखने के बाद, लेखा परीक्षक आम तौर पर कंपनी के भीतर हितधारकों को अपने निष्कर्ष प्रस्तुत करेगा। उदाहरण के लिए, एक बड़े गैर-लाभकारी संगठन में, वह अपने निष्कर्षों को एक लेखा परीक्षा समिति को प्रस्तुत करती है, जो ऑडिटिंग प्रक्रिया की देखरेख करती है। समिति ऑडिटर निष्कर्षों के बारे में ऑडिटर के साथ चर्चा करेगी और ऑडिट रिपोर्ट को उनके निदेशक मंडल को प्रस्तुत करने से पहले स्पष्ट सवाल पूछेगी।
यदि आप एक आंतरिक ऑडिट का आयोजन कर रहे हैं, तो ऑडिट के निष्कर्षों और सिफारिशों को लिखने का सबसे अच्छा तरीका यह है कि आपने जो किया, जब आपने यह किया और जो आपने पाया, वह स्पष्ट रूप से बताए। आपकी रिपोर्ट लम्बी होने की आवश्यकता नहीं है यह स्पष्ट और सम्मोहक होने की आवश्यकता है ताकि आपके व्यवसाय के प्रबंधक और अधिकारी आपके परिणामों के आधार पर कार्रवाई करें, खासकर यदि आपको ऐसे क्षेत्रों में सुधार की आवश्यकता है।
लेखापरीक्षा निष्कर्षों के विभिन्न प्रकार क्या हैं?
एक संपूर्ण ऑडिट कमजोरी के क्षेत्रों को उजागर कर सकता है जिन्हें सुधारने की आवश्यकता है। बदतर स्थिति में, यह धोखाधड़ी या कुप्रबंधन को उजागर कर सकता है जिसे आपको अधिकारियों और पते पर उचित रूप से रिपोर्ट करने की आवश्यकता है। बाहरी ऑडिट आमतौर पर ऑडिट निष्कर्षों को निम्नलिखित में से एक के रूप में रिपोर्ट करते हैं: एक अयोग्य या स्वच्छ राय, एक योग्य राय, एक प्रतिकूल राय या राय का अस्वीकरण।
यदि आपका व्यवसाय बाहरी ऑडिट से गुजर रहा है, तो एक अयोग्य राय सबसे अच्छा मामला है। इसका अर्थ है कि ऑडिटर ऑडिट को पूरा करने में सक्षम था और ऑडिट के मानदंडों के अनुपालन में आपका व्यवसाय था। उदाहरण के लिए, एक वित्तीय विवरण ऑडिट में, एक अयोग्य राय का मतलब होगा कि बयान आम तौर पर स्वीकृत लेखा सिद्धांतों के अनुरूप होते हैं।
एक योग्य राय का मतलब है कि ऑडिट के साथ एक मुद्दा था। उदाहरण के लिए, ऑडिटर को उन सभी सूचनाओं और दस्तावेजों तक पहुंच नहीं दी जा सकती है, उदाहरण के लिए, या ऑडिट होने वाले क्षेत्र के लिए स्वीकृत मानकों का अनुपालन नहीं किया गया हो सकता है। एक वित्तीय विवरण लेखा परीक्षा में, इसका मतलब यह हो सकता है कि लेखा परीक्षक को एक या एक से अधिक क्षेत्र मिले जहां आमतौर पर स्वीकृत लेखा सिद्धांतों का पालन नहीं किया जा रहा था। यद्यपि यह आपके व्यवसाय के लिए आदर्श परिणाम नहीं है, लेकिन इसे जल्दी और आसानी से संबोधित किया जा सकता है।
एक प्रतिकूल राय बहुत अधिक गंभीर है। यह इंगित करता है कि लेखा परीक्षक को ऑडिट होने वाले क्षेत्र में गलत बयानी या गलत जानकारी मिली। वित्तीय विवरण लेखा परीक्षा के मामले में, एक प्रतिकूल राय का अर्थ है कि लेखा परीक्षक ने पाया कि आपकी कंपनी के वित्तीय विवरण आम तौर पर स्वीकृत प्रथाओं के साथ संरेखित नहीं होते हैं। यह परिणाम अपेक्षाकृत दुर्लभ है, और इसका सार्वजनिक रूप से कारोबार करने वाली कंपनियों पर नकारात्मक प्रभाव पड़ सकता है। कुछ कंपनियों ने अपने शेयर की कीमतों में गिरावट देखी है, उदाहरण के लिए, एक प्रतिकूल राय जारी होने के बाद।
राय के अस्वीकरण का अर्थ है कि लेखा परीक्षक ऑडिट को पूरा करने में असमर्थ था। ऐसा इसलिए हो सकता है क्योंकि वित्तीय विवरण उपलब्ध नहीं हैं या ऑडिटर को आवश्यक जानकारी तक पूरी पहुंच नहीं दी गई है। इसका अर्थ यह भी हो सकता है कि आपकी कंपनी का प्रबंधन लेखा परीक्षक के साथ सहयोगात्मक नहीं था। यह कभी-कभी यह भी इंगित करता है कि लेखा परीक्षक की ओर से हितों का टकराव था। उदाहरण के लिए, कंपनी की वित्तीय ऑडिट में उसकी रुचि हो सकती है।
हालाँकि, आपके या आपकी कंपनी के लिए राय का अस्वीकरण सबसे अच्छा परिदृश्य नहीं है, लेकिन यह सबसे बुरा भी नहीं है। इसका अनिवार्य रूप से मतलब है कि इसमें कोई राय नहीं है और भविष्य में ऑडिट को पूरा किया जाना चाहिए।
ऑडिट फाइंडिंग का जवाब कैसे दें
यदि आपके व्यवसाय ने हाल ही में आंतरिक या बाह्य ऑडिट पूरा किया है, तो ऑडिट निष्कर्षों पर प्रतिक्रिया देना महत्वपूर्ण है। पहला कदम ऑडिटर्स के साथ ऑडिट रिपोर्ट की सावधानीपूर्वक समीक्षा करना है। अपनी कंपनी के साथ काम करते समय निष्कर्षों और उनके अनुभव को स्पष्ट करने के लिए ऑडिटर से सवाल पूछें। आप उदाहरण के लिए, अपने स्टाफ के सदस्यों के ऑडिटर के साथ कितने सहयोगी थे, इस बारे में पूछ सकते हैं। आप यह भी पूछ सकते हैं कि क्या मूल ऑडिट योजना में कोई बदलाव हुए हैं या ऑडिटर ने ऑडिट प्रक्रिया के दौरान किसी भी कठिनाइयों का अनुभव किया है।
यदि ऑडिटर को सुधार की आवश्यकता वाले क्षेत्र मिले, तो बारीकियों के बारे में पूछें। सुनिश्चित करें कि आप बताएं कि समस्या क्या है और इस मुद्दे को उजागर करने वाले दस्तावेज़ या परीक्षण क्या हैं। आप यह भी पूछ सकते हैं कि क्या ऑडिटर के पास क्षेत्र को हल करने के लिए कोई विशिष्ट सिफारिशें हैं।
यहां तक कि अगर कोई समस्या नहीं मिली, तो भी आप अपने ऑडिटर के ज्ञान और अनुभव का लाभ उठा सकते हैं। आप पूछ सकते हैं कि आपका संगठन अन्य समान संगठनों की तुलना कैसे करता है, उदाहरण के लिए। आप अपनी लेखा प्रक्रियाओं या रिपोर्टिंग प्रथाओं में सुधार के लिए सामान्य सिफारिशें भी मांग सकते हैं।
प्रतिकूल या योग्य राय की स्थिति में, आपको एक औपचारिक, लिखित प्रतिक्रिया प्रदान करने पर विचार करना चाहिए। आपको अपनी कंपनी की नीतियों या आपके ऑडिट की देखरेख करने वाली निकाय के आधार पर लिखित रूप में जवाब देने की आवश्यकता हो सकती है। आपकी प्रतिक्रिया को सीधे रिपोर्ट में उठाए गए प्रत्येक मुद्दे को संबोधित करना चाहिए और ऑडिट निष्कर्षों में उठाए गए मुद्दों को हल करने के लिए अपनी योजना पर चर्चा करनी चाहिए। आपको सुधार के लिए विशिष्ट, औसत दर्जे के कदम और उन चरणों को पूरा करने के लिए समय सारिणी को शामिल करना चाहिए। प्रतिकूल राय के मामले में, आप अपनी प्रतिक्रिया को अंतिम रूप देने या सार्वजनिक करने से पहले एक वकील से परामर्श करना चाह सकते हैं।
ऑडिट निष्कर्षों का जवाब देने का सबसे महत्वपूर्ण पहलू - और शायद पूरी ऑडिटिंग प्रक्रिया - यह याद रखना है कि ऑडिटर दुश्मन नहीं है। ऑडिटर आपको सुधारने और यह सुनिश्चित करने में मदद करने के लिए है कि आप सार्वजनिक विश्वास बनाए रखें। हालांकि एक लेखा परीक्षा से गुजरना एक तनावपूर्ण और भयावह प्रक्रिया हो सकती है, यह आपको और आपके व्यवसाय को सुधारने का अवसर दे सकती है। उदाहरण के लिए, आप अपनी लेखांकन प्रक्रिया में सुधार करने के तरीके खोजने में सक्षम हो सकते हैं, जो अंततः आपको समय और धन बचा सकता है।
