चर्च इन्वेंटरी कैसे चलाएं

धार्मिक संगठनों की सूची भौतिक वस्तुओं और मण्डली के सदस्यों के कौशल सेट दोनों के लिए अपना समय दान करने के लिए तैयार हो सकती है। अपना समय और विशेषज्ञता दान करने के इच्छुक लोगों का हिसाब होना चाहिए ताकि वे चर्च के लाभ के लिए ठीक से उपयोग हो सकें। भौतिक चर्च की संपत्ति को कई स्थानों पर सुरक्षित रूप से संग्रहीत दस्तावेजों के साथ लिखित रूप में प्रलेखित किया जाना चाहिए। एकाधिक लोग एक प्रारंभिक चर्च सूची तैयार करने में मदद कर सकते हैं, लेकिन इसके रखरखाव और सुरक्षित भंडारण को एक डिज़ाइनर को सौंपा जाना चाहिए। प्रारंभिक इन्वेंट्री को इकट्ठा करने में एक सप्ताह तक का समय लग सकता है और वार्षिक इन्वेंट्री सुलह को एक या दो दिन से अधिक नहीं लेना चाहिए। इस परियोजना पर विस्तार से ध्यान देने की आवश्यकता है।

आपको जिन वस्तुओं की आवश्यकता होगी

• स्प्रैडशीट सॉफ़्टवेयर

• इंटरनेट

• प्रिंटर / कॉपियर

• क्लिपबोर्ड

• पेंसिल

• लेबल

भौतिक वस्तुओं की सूची

इंटरनेट से तैयार चर्च इन्वेंट्री फॉर्म प्राप्त करें या स्प्रेडशीट सॉफ़्टवेयर का उपयोग करके अपना स्वयं का बनाएं। फ़ॉर्म के शीर्ष पर, अपने संगठन का नाम और शीट नंबर और स्थान नाम दोनों के लिए स्थान शामिल करें। उसके नीचे, "सीरियल नंबर," आइटम विवरण, "दिनांक एक्वायर्ड," "प्रारंभिक मूल्य," और "कीप / डिस्पोज़ल" शीर्षक वाले कॉलम बनाएं। चर्च के प्रत्येक कमरे में उपयोग करने के लिए फ़ॉर्म की पर्याप्त प्रतियां प्रिंट करें और क्लिपबोर्ड पर चिपकाएं। ।

आपूर्ति और उपकरणों के बीच भेद, एक डॉलर की राशि को ध्यान में रखते हुए जो अंतर को निर्धारित करता है। उदाहरण के लिए, 500 डॉलर से कम लागत वाली वस्तुओं को आपूर्ति माना जाता है जबकि 500 ​​डॉलर से अधिक लागत वाली वस्तुओं को उपकरण माना जाता है। इसके मूल्य के कारण, उपकरण का आविष्कार किया जाना चाहिए, जबकि यह इन्वेंट्री आपूर्ति के लिए अनावश्यक है।

स्प्रेडशीट सॉफ़्टवेयर का उपयोग करके क्रम संख्याओं की अनुक्रमिक सूची बनाएं और 1-इंच के लेबल पर संख्याओं को एक-एक करके प्रिंट करें। पहली बार इन्वेंट्री को कभी भी लिया जाता है सीरियल नंबर साल-महीने-अद्वितीय संख्या प्रारूप में होना चाहिए। अद्वितीय संख्या वह है जो क्रमिक रूप से बदल जाएगी, उदाहरण के लिए: 2011-10-1, 2011-10-2, 2011-10-3।

एक कमरे में शुरू करें और उन सभी वस्तुओं की पहचान करें जो उपकरण के रूप में गिना जाता है। एक बार पहचानने के बाद, प्रत्येक आइटम के तल पर एक सीरियल नंबर लेबल संलग्न करें ताकि आइटम को ट्रैक किया जा सके।

क्लिपबोर्ड पर इन्वेंट्री फॉर्म का उपयोग करके शीट नंबर और कमरे का नाम नोट करें। प्रत्येक आइटम के लिए एक सीरियल नंबर दिया गया है, इन्वेंट्री फॉर्म पर मौजूद सभी क्षेत्रों में डेटा रिकॉर्ड करें।

विवरण फ़ील्ड में आइटम का अवलोकन होना चाहिए। सीरियल फ़ील्ड में वह आइटम होना चाहिए जिसे आपने आइटम के निचले भाग में चिपका दिया है। प्रारंभिक इन्वेंट्री जानकारी लेते समय, प्राप्त की गई तारीख और प्रारंभिक मूल्य उपलब्ध नहीं हो सकता है। यदि ऐसा है, तो प्रपत्र को तदनुसार पूरा करें। यदि ऐसा नहीं है, तो वर्तमान दिनांक को दिनांक-अधिग्रहीत फ़ील्ड में लिखें और मान का अनुमान लगाएं। यदि कोई आइटम रखा जा रहा है, तो बस क्षेत्र में एक चेक लगाएं। यदि इसका निपटान किया जा रहा है, तो निपटान की तारीख पर ध्यान दें।

चरण 4 और 5 को दोहराते हुए कमरे से कमरे में जाएं। स्थान बदलते समय शीट नंबर और प्रत्येक शीट के शीर्ष पर कमरे का नाम नोट करना जारी रखें।

पूर्ण किए गए इन्वेंट्री फॉर्म की एकल प्रतियां बनाएं। एक-एक कॉपी को क्रमिक क्रम में, तीन-रिंग बाइंडर में शीट नंबर द्वारा रखें। एक प्रशासनिक कार्यालय में एक सुरक्षित, ऑफसाइट स्थान और दूसरे ऑनसाइट पर एक बांधने की मशीन रखें। वर्ष में कम से कम एक बार इन्वेंट्री प्रक्रियाओं का पालन करें।

कौशल सेट की सूची

इंटरनेट से एक तैयार चर्च स्वयंसेवक के रूप में प्राप्त करें या स्प्रेडशीट सॉफ़्टवेयर का उपयोग करके अपना स्वयं का बनाएं। "नाम," "पता," "टेलीफोन नंबर," "ईमेल पता," "दिन उपलब्ध" और "प्रति सप्ताह उपलब्ध प्रति सप्ताह" फ़ील्ड शामिल करें। पृष्ठ के नीचे एक कॉलम में, कौशल सेट या आवश्यक भूमिकाओं और स्वयंसेवकों के लिए निर्देश जैसे कि बस चालक, खाद्य सेवा स्वयंसेवक, गतिविधियों के समन्वय, और भोजन पेंट्री दान क्लर्क जैसे क्षेत्रों के लिए निर्देश।

रविवार स्कूल या एक चर्च सेवा के दौरान फ़ॉर्म को वितरित करें या किसी विशिष्ट स्थान पर या उससे पहले किसी विशिष्ट स्थान पर इसकी वापसी के अनुरोध के साथ मेल के माध्यम से इसे भेजें।

प्रपत्रों को तीन-रिंग बाइंडर में डालें, या उपयोग में आसानी के लिए, स्वयंसेवकों की व्यक्तिगत जानकारी और रुचियों के साथ एक डिजिटल डेटाबेस बनाएं। इस तरह, मण्डली के इच्छुक सदस्यों के साथ सीधे संपर्क किया जा सकता है, और प्रशासनिक कर्मचारी चर्च को उपलब्ध संसाधनों को सटीक रूप से देख सकते हैं।

नए स्वयंसेवक रूपों को वितरित करें बाद में वार्षिक रूप से एक बार नहीं। यदि अपडेट किए गए फॉर्म उस व्यक्ति के लिए वापस नहीं किए जाते हैं, जो पहले उन्हें एक साल पहले भर चुके थे, तो यह निर्धारित करने के लिए फोन से संपर्क करें कि क्या वे अभी भी उन क्षेत्रों में अपना समय दान करना चाहेंगे जो उन्होंने पहले नोट किया था और तदनुसार परिवर्तन करें।

टिप्स

• एक भौतिक स्प्रेडशीट में भौतिक इन्वेंट्री शीट डेटा का अनुवाद करना सुरक्षित रखने का तीसरा बिंदु प्रदान करता है।

  सूची में नई वस्तुओं को शामिल करते हुए वे सुनिश्चित करेंगे कि उनके अधिग्रहण की तारीख और प्रारंभिक मूल्य ठीक से दर्ज किए गए हैं।

  नए कौशल सेट या पदों को शामिल करने के लिए प्रतिवर्ष स्वयंसेवक फॉर्म को संशोधित करें।

चेतावनी

इन्वेंट्री के प्रभारी होने के लिए एक से अधिक लोगों की अनुमति देने से भ्रम पैदा हो सकता है और दोहरे प्रवेश या अव्यवस्था हो सकती है।