एक हेल्प डेस्क तकनीकी समस्याओं के निदान और मार्ग के लिए एक प्रतिक्रिया केंद्र है। हेल्प डेस्क कर्मचारी किसी कंपनी के भीतर सभी तकनीकी उपकरणों के लिए सहायता प्रदान करते हैं। प्रिंटर से लेकर कंप्यूटर और फोन तक बड़ी संख्या में जिन उपकरणों का वे समर्थन करते हैं, उन मुद्दों के कारण एक हेल्प डेस्क लगातार व्यस्त रहती है। ये समस्याएं मामूली कर्मचारी प्रशिक्षण मुद्दों से लेकर प्रमुख मशीन समस्याओं तक भिन्न होती हैं। हेल्प डेस्क चलाने के लिए दक्षता और विस्तार पर ध्यान देने की आवश्यकता होती है। यह आलेख बताता है कि हेल्प डेस्क कैसे चलाना है।
समर्थन स्तर निर्दिष्ट करें। कम प्रशिक्षण और विशेषज्ञता वाले व्यक्तियों को निचले स्तरों पर और उच्च स्तर के लिए अधिक प्रशिक्षण वाले व्यक्तियों को सौंपें। उच्च स्तर के कर्मचारियों में अधिक तकनीकी कौशल और विशेषज्ञता होनी चाहिए। एक समस्या को पहले निचले स्तरों से गुजरना चाहिए। यदि वे इस मुद्दे को हल करने में असमर्थ हैं, तो यह एक स्तर बढ़ जाता है। यह प्रक्रिया दक्षता सुनिश्चित करती है और उच्च स्तर के कर्मचारियों को उच्च-स्तरीय नौकरियों पर ध्यान केंद्रित करने की अनुमति देती है।
प्रवाह पर निर्णय लें। पहला मुद्दा यह है कि समस्या हेल्प डेस्क में कैसे आए। ज्यादातर समय, कॉल करने वाले तकनीशियन डेटा को हेल्प डेस्क सॉफ्टवेयर में डालते हैं। समर्थन के निम्नतम स्तर को असाइनमेंट मिलता है। निर्धारित करें कि उपयोगकर्ता की समस्या को सुनिश्चित करने के लिए कौन जिम्मेदार है, उसकी संतुष्टि के लिए हल किया गया है। यह प्रवाह का सबसे महत्वपूर्ण पहलू है।
सभी मुद्दों पर नज़र रखें, भले ही जल्दी से तय हो। प्रत्येक नए खुले मुद्दे पर समय और तारीख को चिह्नित करें। समय और तारीखों पर स्पष्ट रहने से तकनीशियनों को समय पर मुद्दों का ध्यान रखने में मदद मिलती है। ट्रैक करने के लिए अन्य महत्वपूर्ण वस्तुओं में मशीन नंबर या पहचान और कर्मचारी की जानकारी शामिल है। इस डेटा का उपयोग करते हुए, हेल्प डेस्क प्रोग्राम उन मशीनों की पहचान कर सकता है जो अक्सर ब्रेक लेते हैं और उन कर्मचारियों का पता लगाते हैं जिन्हें प्रशिक्षण की आवश्यकता होती है। यह कम-अनुभवी तकनीशियनों को यह देखने में मदद करता है कि दूसरों ने समस्या को कैसे हल किया।
हेल्प डेस्क कर्मचारियों के लिए निरंतर प्रशिक्षण और सहायता प्रदान करें। हेल्प डेस्क सॉफ्टवेयर पर हर नए हेल्प डेस्क कर्मचारी को प्रशिक्षित करें। नई मशीनों, उपकरणों और सॉफ्टवेयर सभी में हेल्प डेस्क कर्मचारियों के लिए प्रशिक्षण की आवश्यकता होती है ताकि वे उपयोगकर्ता के मुद्दों को ठीक कर सकें। सभी कर्मचारियों के साथ बैठक यह सुनिश्चित करती है कि हर कोई एक ही पृष्ठ पर हो और हेल्प डेस्क सॉफ्टवेयर ठीक से संचालित हो।
