लिखित कार्यालय प्रक्रियाएं व्यवसाय को सुचारू रूप से और अधिक कुशलता से चलाने में मदद करती हैं। बुनियादी प्रक्रियाएं फ्रंट-ऑफिस प्रथाओं को रेखांकित करती हैं: प्रक्रियाएं, जो उन्हें निष्पादित करती हैं और जो किया जाता है। कार्यालयों में कार्मिक प्रबंधन, नकद जमा, इनकमिंग और आउटगोइंग मेल, पत्राचार और प्रतिपूर्ति के लिए दिशानिर्देश हैं।
डेली मेल (रिसेप्शनिस्ट) को संभालना
आने वाले मेल को खोला जाता है और सामग्री को तारीख पर मुहर लगाई जाती है। चेक "जमा करने के लिए" बिन में रखे गए हैं। मेल प्राप्तकर्ता द्वारा सॉर्ट किया जाता है और व्यक्ति के मेल बिन में रखा जाता है।
वह बैंक जमा को तैयार करता है और प्राप्त चेकों की प्रतियां बनाता है। जांच कॉपियों को अटैच किया जाता है। वह चेक चेक करता है और प्राप्य खातों में स्लिप कॉपी और अटैचमेंट जमा करता है।
प्रत्येक शाम को आउटगोइंग मेल को पोस्ट ऑफिस में ले जाया जाता है।
फ़ोन प्रक्रियाएँ
तीसरी रिंग से फोन का जवाब दें। मानक अभिवादन "गुड मॉर्निंग, एबीसी कंपनी, जॉन बोल रहा है। मैं आपकी मदद कैसे कर सकता हूं?" "बस एक पल" का जवाब दें और कॉलर को होल्ड पर रखें।
अनुपस्थित कर्मचारियों के लिए कार्यालय कैलेंडर देखें। यदि अनुपस्थित है, तो कॉल करने वाले को बताएं, और पूछें कि क्या कोई और मदद कर सकता है। यदि व्यक्ति अंदर है, तो कॉल करने वाले की घोषणा करें और कॉल को अग्रेषित करें। यदि रेखा व्यस्त है, तो कॉल करने वाले को बताएं, और वॉइस मेल या लिखित संदेश प्रदान करें।
संदेशों में कॉलर का नाम, समय और दिनांक, कॉल का कारण और कॉल-बैक नंबर शामिल हैं। संदेश को प्राप्तकर्ता के मेल स्लॉट में डालें।
कार्यालय आपूर्ति (सचिव) का प्रबंधन
मानक आपूर्ति का आविष्कार और मासिक आदेश दिया जाता है। कार्यालय कैलेंडर को अनुसूचित डाक और किसी भी आपूर्ति के लिए जाँच की जाती है। वह कार्यालय आपूर्ति आदेश प्रपत्र तैयार करती है और कार्यालय प्रबंधक इसे रखे जाने से पहले अधिकृत करता है।
गैर-मानक आपूर्ति के लिए, आपूर्ति अनुरोध फ़ॉर्म को पूरा करें और सचिव को भेजें।
कार्यालय कैलेंडर (सचिव) बनाए रखना
कार्यालय के कैलेंडर के लिए उसके पास जिम्मेदारी है। किसी मीटिंग का समय निर्धारित करते समय, विरोधों के लिए कैलेंडर की जाँच करें, और सचिव को अनुरोध भेजें।
ग्राहकों, विपणन और पदोन्नति के लिए मासिक डाकघर कार्यालय कैलेंडर में दर्ज किए जाते हैं। इनके लिए जिम्मेदार कर्मचारी सचिव को तिथियां ईमेल कर सकते हैं।
ईमेल यात्रा की तारीख, कर्मचारी अनुपस्थित और सचिव को छुट्टियां।
यात्रा प्रतिपूर्ति, चेक अनुरोध और क्रेडिट कार्ड
यात्रा प्रतिपूर्ति साप्ताहिक संसाधित की जाती है। स्वीकृत यात्रा फॉर्म का उपयोग करें। व्यय तिथि, व्यय का प्रकार और व्यय का कारण दर्ज करें। खर्च के लिए पठनीय रसीदें संलग्न करें। बिना रसीद के कोई भी राशि प्रतिपूर्ति नहीं की जाती है।
अनियमित जाँच के लिए स्वीकृत चेक अनुरोध फ़ॉर्म का उपयोग करें। आदाता की जानकारी, आवश्यक तिथि, राशि और कारण वर्गों की जाँच करें। एक प्रबंधक या एकाउंटेंट से अनुमोदन प्राप्त करें।
क्रेडिट कार्ड मासिक रूप से संसाधित किए जाते हैं। प्रत्येक खरीद के लिए एक रसीद की आवश्यकता होती है। अपना नाम, व्यय का कारण और रसीद पर अन्य पहचान की जानकारी दर्ज करें। प्राप्तियों और व्यक्तिगत शुल्कों के बिना कोई भी शुल्क, कर्मचारी के वेतन से काट लिया जाता है।
ग्राहक भुगतान और चालान
पूर्ण ग्राहक ऑर्डर शिपिंग क्लर्क द्वारा ए / आर के लिए दो बार दैनिक रूप से वितरित किए जाते हैं और कारोबारी दिन के अंत तक चालान किए जाते हैं।
ए / आर द्वारा प्राप्त दैनिक जमा व्यवसाय के दिन के अंत तक लागू होते हैं।
