कई संगठन काम की मांगों को पूरा करने और प्रतियोगियों की तुलना में उच्च स्तर की सेवा प्रदान करने के लिए कर्मचारियों को प्रति वर्ष 24-7, 365 दिन काम करने के लिए शेड्यूल करते हैं। इन पारियों को कवर करने के लिए प्रभावी रूप से समयबद्धन करने वाले कर्मचारियों के लिए अपेक्षित मांग, सेवा स्तर, कर्मचारी की उपलब्धता और लागत में संतुलन की आवश्यकता होती है। चूंकि मजदूरी और लाभ अक्सर विभाग के बजट के भीतर सबसे बड़ी लाइन आइटम होते हैं, इसलिए शेड्यूलिंग की सटीकता नीचे की रेखा पर सीधा प्रभाव डालती है। कई व्यवसाय इस महत्वपूर्ण कार्य में सहायता करने के लिए शेड्यूलिंग सॉफ़्टवेयर पर भरोसा करते हैं, जिसे कार्यबल प्रबंधन पैकेज भी कहा जाता है।
आपको जिन वस्तुओं की आवश्यकता होगी
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उत्पादकता रिपोर्ट
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स्प्रैडशीट सॉफ़्टवेयर
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कार्यबल प्रबंधन सॉफ्टवेयर (वैकल्पिक, लेकिन अनुशंसित)
कर्मचारियों का शेड्यूल 24-7 कैसे करें
उन व्यावसायिक कार्यों को समझें जिनमें स्टाफिंग कवरेज की आवश्यकता होती है जैसे कि इनबाउंड बिक्री कॉल का जवाब देना, ग्राहक ईमेल का जवाब देना या फैक्स ऑर्डर दर्ज करना। प्रत्येक कार्य के लिए व्यावसायिक लक्ष्यों, मैट्रिक्स और ग्राहक सेवा स्तर की उम्मीदों को पहचानें। प्रत्येक कार्य को प्रभावी ढंग से पूरा करने के लिए आवश्यक औसत समय निर्धारित करें। किसी भी कारक की पहचान करें जो स्टाफ उत्पादकता को सकारात्मक या नकारात्मक रूप से प्रभावित कर सकता है।
निर्धारित करें कि कौन काम पूरा करेगा (जैसे प्रतिनिधि, प्रबंधक) और कौन से व्यावसायिक स्थानों पर। यदि कई कार्य स्थान हैं, तो पता करें कि क्या समय क्षेत्र अंतर हैं। अंशकालिक और पूर्णकालिक स्टाफ के सदस्यों के अपने मिश्रण पर विचार करें।
किसी भी कंपनी की नीतियों या कानूनी नियमों से परिचित हो जाएं जो आपके समयबद्धन निर्णयों को प्रभावित कर सकते हैं। अपने मानव संसाधन विभाग से इनपुट प्राप्त करें।
डेटा, रिपोर्टों और पूर्वानुमान सॉफ़्टवेयर का उपयोग करके व्यवसाय की मांग का पूर्वानुमान। समान समय अवधि के लिए ऐतिहासिक कार्य मात्रा का विश्लेषण करें।सीज़न के लिए भविष्य की मांग में उतार-चढ़ाव, उत्पाद परिवर्तन, विज्ञापन, बाजार की स्थिति, व्यवसाय वृद्धि या गिरावट और अन्य प्रासंगिक कारकों पर विचार करें। महीने, सप्ताह, दिन और घंटे जैसे समय की वृद्धि से टूटे हुए काम की कुल मात्रा की पहचान करें। एक बहुत विस्तृत, मांग पूर्वानुमान का निर्माण करके आप कर्मचारियों की जरूरतों के बारे में अधिक सटीक पूर्वानुमान लगा सकते हैं।
कर्मचारियों के पूर्वानुमानों का पूर्वानुमान, वे घंटे जो कर्मचारियों को काम के कार्यों को पूरा करने के लिए अनुपलब्ध होंगे। अपवादों में बीमार समय, छुट्टी का समय, अवकाश, बैठकें और प्रशिक्षण शामिल हैं। ऐतिहासिक जानकारी की समीक्षा करें और भविष्य के अपवाद समय के बारे में धारणा बनाएं।
कार्यबल प्रबंधन (डब्ल्यूएफएम) सॉफ्टवेयर या माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल का उपयोग करके एक स्टाफिंग, "क्या होगा यदि" मॉडल बनाएं। इनपुट में कार्य, उत्पादकता, अपेक्षित कार्यभार और अपवाद पूर्वानुमान शामिल होना चाहिए। आउटपुट में अनुमानित ग्राहक सेवा स्तर, स्टाफिंग और शिफ्ट डिज़ाइन शामिल होंगे। अलग स्टाफिंग टेस्ट। मॉडल के।
स्टाफिंग / डिमांड मॉडल को अंतिम रूप दें, और फिर आवश्यक बदलावों को कवर करने के लिए एक योजना बनाएं। दोनों फ्रंट लाइन कर्मचारियों और प्रबंधन कर्मियों को शेड्यूल करें। कई व्यवसायों ने कर्मचारियों को सबसे वरिष्ठता और सबसे अच्छी नौकरी के प्रदर्शन के साथ अपनी वांछित पारियों को चुनने की अनुमति दी।
व्यवसाय की बदलती जरूरतों के आधार पर, लगातार कार्यक्रम की निगरानी और समायोजन करें।
टिप्स
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कई नियोक्ता कर्मचारियों के लिए प्रोत्साहन प्रदान करते हैं जो कम वांछनीय पारियों का काम करते हैं, जो प्रति घंटा वेतन के रूप में या बोनस के रूप में भुगतान किया जाता है।
चूंकि काम की मात्रा में उतार-चढ़ाव होता है, इसलिए किसी विशेष शिफ्ट में व्यस्ततम या चरम समय को संभालने के लिए पर्याप्त कर्मचारियों को शेड्यूल करना आम है, फिर प्रशिक्षण या ब्रेक के लिए कम व्यस्त समय का उपयोग करें।
चेतावनी
यद्यपि लगातार परिवर्तनशील बदलाव और शेड्यूल आपकी व्यावसायिक आवश्यकताओं के साथ संरेखित हो सकते हैं, बहुत अधिक परिवर्तन कर्मचारी मनोबल को नकारात्मक रूप से प्रभावित कर सकते हैं। ज्यादातर कर्मचारी लगातार शेड्यूल पसंद करते हैं।
