अपॉइंटमेंट कैसे शेड्यूल करें

अपने कार्यालय को प्रभावी ढंग से और कुशलता से चलाने के लिए, आपको अपनी नियुक्तियों को सही ढंग से निर्धारित करने में सक्षम होना चाहिए। नियुक्तियों के बीच गुजरने के लिए बहुत अधिक समय देने से कीमती समय बर्बाद होगा और उत्पादकता कम हो जाएगी। दूसरी ओर, ओवर-शेड्यूलिंग अपॉइंटमेंट लंबे समय तक प्रतीक्षा कर सकते हैं जो ग्राहकों को परेशान करेगा और संभवतः उन्हें उठने और बाहर जाने का कारण बन सकता है। कुछ चीजें हैं जो आपको एक कार्यक्रम बनाने के लिए विचार करना चाहिए जो सभी को लाभान्वित करेगा।

तय करें कि आप एक नियुक्ति पुस्तक या एक कंप्यूटर सॉफ्टवेयर प्रोग्राम का उपयोग करना चाहते हैं। दोनों समान रूप से प्रभावी हैं, हालांकि कंप्यूटर किसी पुस्तक में खोजने से ज्यादा तेजी से जानकारी खींच सकता है। नियुक्ति पुस्तकें और सॉफ्टवेयर प्रोग्राम व्यापक रूप से दुकानों और ऑनलाइन में उपलब्ध हैं। एक अन्य विकल्प आपके शेड्यूलिंग के लिए एक मुफ्त वेब-आधारित कैलेंडर का उपयोग करना है; यह किसी भी कंप्यूटर से पहुंच का लाभ प्रदान करता है।

उन सभी दिनों को बंद कर दें, जब आपका कार्यालय बंद हो जाएगा। इसमें सप्ताहांत, छुट्टियां, छुट्टियों की तारीखें और कोई अन्य घटना शामिल हो सकती है, जिसके कारण कार्यालय बंद हो सकता है। समय से पहले इन तिथियों को अवरुद्ध करने से यह सुनिश्चित होगा कि आप आकस्मिक रूप से नियुक्तियों को बुक नहीं करते हैं जब कोई भी आसपास नहीं होगा।

उस दिन के घंटे को ब्लॉक करें जिसे आप अपॉइंटमेंट नहीं ले रहे हैं। उदाहरण के लिए, आप सुबह 9 बजे के बाद अपॉइंटमेंट लेना शुरू नहीं कर सकते हैं। फिर आप दोपहर के भोजन से दोपहर 1 बजे तक का समय ले सकते हैं। कार्यालय में आपका दिन शाम 5 बजे समाप्त हो सकता है, इसलिए आप 4:30 बजे के बाद किसी भी नियुक्ति को निर्धारित नहीं करना चाहेंगे।

प्रत्येक नियुक्ति के लिए आपके द्वारा आवश्यक समय की मात्रा तय करें। एक डॉक्टर का कार्यालय पंद्रह मिनट के ब्लॉक में अपना समय निर्धारित कर सकता है जबकि एक हेयर सैलून तीस मिनट का विकल्प चुन सकता है। यदि एक नियुक्ति से अधिक समय लगेगा, तो समय के दो ब्लॉक एक व्यक्ति के लिए अलग सेट किए जा सकते हैं। उदाहरण के लिए, एक परमिट में एक घंटा लग सकता है। एक हेयर ड्रेसर उस एक ग्राहक के लिए समय के दो आधे घंटे के ब्लॉक को अलग कर सकता है।

ग्राहक की जरूरतों के आधार पर नियुक्तियां करें। अगर ग्राहक को 3 बजे तक घर पर रहना है। उसके बच्चों को स्कूल बस से उतारने के लिए, आप उसे दोपहर 1 बजे के लिए शिड्यूल करना चाहेंगे। नियुक्ति। ग्राहक को समायोजित करने के लिए हमेशा अपना सर्वश्रेष्ठ करें।

टिप्स

• हमेशा ग्राहक को अपने भविष्य की नियुक्ति की याद दिलाने के लिए एक नियुक्ति कार्ड सौंपें। सभी नियुक्तियों को एक दिन पहले कॉल करें ताकि आप पुष्टि कर सकें कि वे अभी भी आ रहे हैं।

चेतावनी

यदि आप नो-शो के लिए शुल्क लेते हैं, तो आपको ग्राहकों को यह बताना होगा कि जब वे अपनी नियुक्ति का समय निर्धारित करते हैं।