फैक्स करने की तुलना में, ईमेल एक बिंदु से दूसरे बिंदु तक जानकारी प्राप्त करने का एक अधिक सुविधाजनक तरीका है।लेकिन आपको फैक्स मशीन को एक आवश्यक कार्यालय उपकरण के रूप में अभी तक चरणबद्ध नहीं करना चाहिए। निश्चित रूप से, सामयिक जाम मशीन, व्यस्त संकेत और लापता पृष्ठ है, लेकिन फैक्स मशीनें उपयोग करने के लायक हैं और फायदे हैं: बड़े दस्तावेज़ भेजे जा सकते हैं, कुछ लोग उन्हें व्यावसायिक संचार के अधिक पेशेवर रूप के रूप में देखते हैं, और फैक्स पर हस्ताक्षर किए गए हस्ताक्षर वैध हैं ।
फैक्स कवर शीट के To और From में फैक्स के प्राप्तकर्ता और प्रेषक का नाम लिखें।
अपना फ़ोन और फ़ैक्स नंबर उपयुक्त फ़ैक्स और फ़ोन नंबर में लिखें। खेत। यह उस घटना में मददगार है, जब प्राप्तकर्ता को कॉल या फैक्स करना चाहिए।
फ़ैक्स में शामिल कुल पृष्ठों की संख्या, कुल संख्या में कवर शीट सहित। कवर शीट के पृष्ठों या सं। अनुभाग का। यह प्राप्तकर्ता को बताता है कि उन्हें फैक्स में कितने पृष्ठ प्राप्त करने की अपेक्षा करनी चाहिए।
कवर शीट के आरई अनुभाग में फैक्स के उद्देश्य का वर्णन करने वाले एक से तीन शब्दों को लिखें। यदि लागू हो तो संदर्भ संख्या शामिल करें।
उचित बॉक्स में भरें या प्राप्तकर्ता से तत्काल प्रतिक्रिया या आपकी प्रतिक्रिया की इच्छा का संकेत करने वाला उपयुक्त शब्द विवरण सर्कल करें।
अधिकांश फ़ैक्स में प्रतिक्रिया विवरणक शामिल होते हैं, जैसे: समीक्षा के लिए (कोई कार्रवाई आवश्यक नहीं), कृपया टिप्पणी (प्रतिक्रिया आवश्यक है), तत्काल (तुरंत संभाल), गोपनीय (केवल कुछ आँखों के लिए), या कृपया उत्तर दें (प्रतिक्रिया आवश्यक)।
फ़ैक्स कवर शीट के रिक्त बॉटम सेक्शन (टिप्पणियाँ) में पढ़ने के लिए प्राप्तकर्ता को कोई भी अतिरिक्त नोट या निर्देश जो आप पढना चाहते हैं या अवगत होना चाहते हैं।
फ़ैक्स को शीट के शीर्ष पर भेजने की तिथि डालें, फ़ैक्स की समीक्षा करने और यह सुनिश्चित करने के बाद कि कवर शीट के सभी संबंधित अनुभाग पूर्ण हैं।
टिप्स
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कवर शीट पठनीय है यह सुनिश्चित करने के लिए स्पष्ट और कानूनी रूप से प्रिंट करें।
कवर शीट को स्कैन या फोटोकॉपी किए जाने की स्थिति में नीली या काली स्याही का उपयोग करें।
चेतावनी
फैक्स के माध्यम से गोपनीय जानकारी भेजने से बचें। यह जानने का कोई तरीका नहीं है कि दूसरे छोर पर कौन है।
