एक उद्योग के नेता बनने के लिए या यहां तक कि अपने करियर में आगे बढ़ने के लिए आपको संचार की कला में महारत हासिल करनी चाहिए, या इस प्रक्रिया में व्यक्ति बातचीत, विनिमय और अर्थ की व्याख्या करते हैं। आइडल चिटचैट के माध्यम से जानकारी को ध्यान से व्यक्त करना आसान है। प्रभावी ढंग से संवाद करने के लिए कौशल और चालाकी की आवश्यकता होती है। सफलतापूर्वक संवाद करने के लिए, आपको विचारों को प्रभावी ढंग से, दृढ़ता से, स्पष्ट रूप से और संक्षिप्त रूप से प्रस्तुत करने में सक्षम होना चाहिए।
कैसे व्यापार में संचार की कला में महारत हासिल करने के लिए
व्यावसायिक दुनिया में एक आवश्यक गुण के रूप में, संचार आपके करियर को बना या बिगाड़ सकता है। एक उद्योग के नेता बनने के लिए या यहां तक कि अपने करियर में आगे बढ़ने के लिए आपको संचार की कला में महारत हासिल करनी चाहिए, या इस प्रक्रिया में व्यक्ति बातचीत, विनिमय और अर्थ की व्याख्या करते हैं। आइडल चिटचैट के माध्यम से जानकारी को ध्यान से व्यक्त करना आसान है। प्रभावी ढंग से संवाद करने के लिए कौशल और चालाकी की आवश्यकता होती है। सफलतापूर्वक संवाद करने के लिए, आपको विचारों को प्रभावी ढंग से, दृढ़ता से, स्पष्ट रूप से और संक्षिप्त रूप से प्रस्तुत करने में सक्षम होना चाहिए। संचार केवल तभी सफल होता है जब प्रेषक और रिसीवर दोनों एक ही तरह से प्रस्तुत की गई जानकारी में सामग्री को समझते हैं। तो आप संचार की कला में कैसे महारत हासिल करते हैं?
बुनियादी संचार सिद्धांतों को समझें सबसे पहले, आपको इस बारे में स्पष्ट होना चाहिए कि आप संचार क्यों कर रहे हैं और फिर गलतफहमी और भ्रम के बिना अपने संदेश को संवाद करें। स्पष्ट, संक्षिप्त, सटीक और सुव्यवस्थित संचार के साथ गलतफहमी की आवृत्ति कम करें। अपने उद्देश्यों पर विचार करें क्योंकि आपको इसे प्राप्त करने के लिए इसे स्पष्ट करना चाहिए। • आप अपने दर्शकों को क्या याद रखना चाहते हैं? • आप क्या संदेश देना चाहते हैं? • आप अपना संदेश क्या प्राप्त करना चाहते हैं?
दूसरे, आपको यह जानना होगा कि सूचना को इस तरह कैसे भेजा जाए कि वह रिसीवर द्वारा सही ढंग से डिकोड किया जा सके। इसमें सफलता दोनों जानकारी को स्पष्ट रूप से बताते हुए लेकिन गलतफहमी के लिए किसी भी संभावित स्रोतों को प्रत्याशित और समाप्त करने पर निर्भर करती है। कुंजी: अपने दर्शकों को जानना। आपका संदेश दर्शकों के व्यक्तिगत सदस्यों तक पहुंचाया जा रहा है, जो सभी अपने स्वयं के विचारों और विश्वासों के साथ संचार प्रक्रिया में प्रवेश करते हैं जो निस्संदेह संदेश की अपनी समझ को प्रभावित करेगा। इसके अलावा, यह आवश्यक है कि आप विभिन्न संचार चैनलों की ताकत और कमजोरियों को समझें, जिनमें शामिल हैं, लेकिन व्यक्ति, फोन, ईमेल और पाठ तक सीमित नहीं हैं। अपने संदेश के लिए उपयुक्त चैनल का उपयोग करना सुनिश्चित करें। उदाहरण के लिए, फोन पर लंबा निर्देश देना संभवतः सबसे प्रभावी मार्ग नहीं है। इसी तरह, न तो ईमेल के माध्यम से नकारात्मक प्रतिक्रिया दे रहा है। अपने संदेश के संबंध में सभी संचार चैनलों की ताकत और कमजोरियों की जांच करें यह सुनिश्चित करने के लिए कि आप उस चैनल को चुनते हैं जो संदेश को सबसे अच्छा संवाद करेगा। अपने दर्शकों से प्रतिक्रिया के लिए ग्रहणशील बनें, खासकर जब व्यक्ति या फोन पर संवाद कर रहे हों। यदि श्रोताओं ने प्रस्तुत जानकारी का अर्थ समझ लिया है, तो गेज की मदद करने के लिए अपने संदेश पर मौखिक और गैर-मौखिक दोनों प्रतिक्रियाओं पर पूरा ध्यान दें। व्यवसाय में अपने संचार कौशल को बढ़ाने का एक और तरीका किसी भी बाधाओं को दूर करना है जो गलतफहमी पैदा कर सकता है। आपके संदेश की संभावित बाधाएँ बहुत लंबा होने से कुछ भी हो सकती हैं, गलत संचार चैनल का उपयोग करना, सूचनाओं की अपनी प्रस्तुति में अव्यवस्थित होना, खराब मौखिक और गैर-मौखिक भाषा का उपयोग करना, बहुत अधिक जानकारी की पेशकश करना, दर्शकों की संस्कृति को समझना नहीं है। एक सरलीकृत और संक्षिप्त संदेश प्रस्तुत नहीं करना। इन सामान्य दिशानिर्देशों के अलावा, आप संचार के अधिक सामान्यीकृत क्षेत्रों पर ध्यान केंद्रित करके अपने संचार कौशल को बेहतर बना सकते हैं जैसे कि प्रभावी और लेसिंग फर्स्ट इंप्रेशन बनाना, सही गैर-मौखिक बॉडी लैंग्वेज को बताना, कुशलता से मौखिक रूप से संवाद करना, सक्रिय रूप से सुनना, अपने लेखन को विकसित करने पर ध्यान केंद्रित करना। कौशल और तकनीकी चैनलों के माध्यम से संचार के लिए उचित शिष्टाचार सीखना।
एक स्थायी पहली छाप बनाएं एक स्थायी पहली छाप बनाने का उद्देश्य उस व्यक्ति के साथ आराम, विश्वास और तालमेल स्थापित करना है जिसे आप मिल रहे हैं। पहली बार मिलने पर किसी का मूल्यांकन करने के लिए केवल लगभग तीन सेकंड का समय लगता है। आपकी राय, उनकी उपस्थिति, बॉडी लैंग्वेज, डेमोनोर, तौर-तरीके और आपके कपड़े पहनने के तरीके के आधार पर आपकी राय जल्दी बनती है। व्यवसाय में, यह महत्वपूर्ण है कि आप हमेशा पेशेवर उपस्थिति का आभास करें। एक शक्तिशाली और प्रभावी पहली छाप बनाने के कुछ आसान तरीके निम्न हैं: • आपसी विश्वास को विकसित करने के लिए अनुकूल प्रत्यक्ष नेत्र संपर्क करें। • खड़े होकर सीधे बैठें क्योंकि अच्छा आसन सक्षमता की एक त्वरित छाप बनाता है और आपको व्यावसायिक स्थितियों में सहज दिखाता है। • हाथ मिलाने के माध्यम से आंखों के संपर्क को बनाए रखें और व्यक्ति को नाम से संबोधित करें। • निर्धारित समय से दस से पंद्रह मिनट पहले पहुंचें। • बैठक के लिए उचित पोशाक। उन परंपराओं और मानदंडों को जानें, जिन्हें आप किसी व्यवसाय सूट में दिखाना चाहते हैं, जब बाकी सभी लोग आकस्मिक कपड़े पहने हों। • एक साफ सुथरा रूप बनाए रखें। बैठक से पहले एक तीस सेकंड की त्वरित जांच करें। • गर्मजोशी और आत्मविश्वास के साथ मुस्कुराएं। • विनम्र और चौकस रहें।
पहली छापें विश्वसनीयता स्थापित करने के लिए पेशेवर उपस्थिति की धारणा पैदा करने के बारे में हैं। अपने शरीर की भाषा का उपयोग उचित आत्मविश्वास और आत्म-आश्वासन देने के लिए करें, लम्बे समय तक खड़े रहने के लिए, मुस्कुराते हुए, दूसरों को सहजता से देखने के लिए, मित्रवत दृष्टि से संपर्क बनाने के लिए, दृढ़ निश्चय के साथ अभिवादन करते हुए, सभी के साथ शिष्टाचार निभाते हुए, वास्तविक उत्साह और अनुग्रह का अनुमान लगाकर और उचित रूप से ड्रेसिंग करके।
अपने संदेश को गैर-मौखिक संचार के माध्यम से फिर से जोर दें एक संदेश में केवल सात प्रतिशत भावनात्मक अर्थ वास्तविक शब्दों से बना होता है और दूसरे अड़तीस प्रतिशत का संचार हमारे स्वर और आवाज के विभक्ति के माध्यम से होता है। संदेशों में हमारे अर्थ का पचपन प्रतिशत गैर-मौखिक संचार के माध्यम से व्यक्त किया जाता है जिसमें चेहरे की अभिव्यक्ति, हावभाव और मुद्रा शामिल हैं। तो भले ही आप एक बात कह रहे हों, लेकिन आपकी बॉडी लैंग्वेज कुछ अलग तरह से व्यक्त कर रही हो सकती है। प्रेमी पेशेवर अपने शरीर की भाषा को सुसंगत और अपने मौखिक संदेश के अनुरूप बनाकर ग्राहकों और सहकर्मियों के साथ विश्वास और तालमेल बनाने के लिए गैर-मौखिक संचार कौशल का उपयोग करते हैं। व्यवसाय की दुनिया में कामयाब होने के लिए, आपको न केवल मौखिक रूप से, बल्कि गैर-मौखिक रूप से भी अपने संदेश को व्यक्त करना सीखना चाहिए। गैर-मौखिक संचार का उपयोग होशपूर्वक और जानबूझकर इसे अपने व्यापार संबंधों में शक्ति और शक्ति का स्रोत बनाने के लिए करें। सबसे पहले, अपने गैर-मौखिक संचार की ताकत और कमजोरियों को समझें और फिर घटकों को तोड़ दें और आंखों के संपर्क के साथ प्रभावशाली, सुसंगत और प्राकृतिक निष्पादन शुरू करें। निम्नलिखित के साथ शुरू करने की कोशिश करें: • एक कमरे में अपने प्रवेश की जांच करें। क्या आपने देखा जब आप एक कमरे में प्रवेश करते हैं? • क्या आप दौड़ या लिंग की परवाह किए बिना किसी से मिलते समय तुरंत अपना हाथ प्रदान करते हैं? • क्या आप लगातार मीटिंग्स में और बातचीत के दौरान दूसरों से नज़रें मिलाते हैं? • क्या आप ध्यान भटकाने की प्रवृत्ति रखते हैं जो आपके साथ जुड़ने में किसी की क्षमता को बाधित कर सकता है? • क्या आप अपने संदेश के साथ स्पष्ट और सुसंगत संकेत भेज रहे हैं? या लोग आम तौर पर भ्रमित होते हैं कि वे आपके साथ कहाँ खड़े हैं? • क्या आप विभिन्न स्थितियों में अपने चेहरे की प्रतिक्रियाओं से अवगत हैं?
हमारी भौतिक उपस्थिति वह चीज है जो दूसरों को नोटिस करती है जब हमसे मिलना तो सुनिश्चित करें कि आप ऊर्जा बाहर निकालते हैं, सही मुद्रा, एक फर्म हाथ मिलाना और अनुकूल नेत्र संपर्क करना है। न केवल अपनी प्रारंभिक बॉडी लैंग्वेज, बल्कि दूसरों के प्रति भी अपनी प्रतिक्रियाएँ व्यक्त करना सीखें जैसे कि गुस्सा होने पर एक भावहीन चेहरा बनाए रखना। अंत में, उस व्यक्ति या जिन लोगों के साथ आप बातचीत कर रहे हैं, उनके शिष्टाचार और तौर-तरीकों को अपनाकर मैच और मिरर करना सीखें।ऊर्जा के स्तर, चेहरे के भाव, स्वर की टोन, शब्दावली और गति का मेल संचार प्रक्रिया में तालमेल बनाने का सबसे तेज तरीका है। गैर-मौखिक संकेत संचार की कच्ची सामग्री की व्याख्या करने के लिए एक संदर्भ प्रदान करते हैं, इसलिए आपको यह सुनिश्चित करने की आवश्यकता है कि आपका मौखिक और गैर-मौखिक संदेश सिंक में रहे।
पुनर्जीवित मौखिक संचार आमने-सामने संचार हमेशा सबसे अच्छा संचार चैनल होगा। कभी भी वॉयस टोन और बॉडी लैंग्वेज के माध्यम से लिए गए इमोशन को कम न समझें, खासकर जब किसी को क्रिटिक करते हैं या नकारात्मक प्रतिक्रिया देते हैं। यदि आप किसी से असहमत हैं, जबकि आपके शब्द आपकी असहमति व्यक्त कर रहे हैं, तो आपका स्वर, मुद्रा और नेत्र संपर्क, उसी समय, आपके मूल्य और दूसरे व्यक्ति की राय के प्रति सम्मान व्यक्त कर सकते हैं। जबकि फोन वार्तालाप भी संचार का एक बेहतर चैनल है, यह अभी भी आमने-सामने की बातचीत के लिए एक दूसरे स्थान पर है। हम दूसरे के शब्दों के पीछे अर्थ की व्याख्या करने के लिए गैर-मौखिक संकेतों के समृद्ध स्टू पर भरोसा करते हैं और आमने-सामने की बैठकें संभावित बाधाओं को दूर करने में मदद करती हैं जो इच्छित संदेश को गलत कर सकती हैं। इसलिए, यदि आप कभी संदेह में हैं कि किस विधि का उपयोग करना है, तो किसी से आमने-सामने संवाद करना हमेशा सबसे सुरक्षित और सबसे प्रभावी तरीका होता है ताकि आपके संदेश को प्रभावी ढंग से संप्रेषित किया जा सके। यदि आपको मौखिक रूप से अपने आप को व्यक्त करने में कठिनाई होती है, तो अपने मौखिक संचार कौशल को तेज करने में मदद के लिए निम्नलिखित में से कुछ का प्रयास करें: • अपने कार्यालय में मौखिक बातचीत देखें कि कैसे व्यक्ति ग्राहकों को विचार प्रस्तुत करते हैं, आवाज के स्वर को सुनने के लिए और आवाज करते समय उपयोग किए जाने वाले ध्वनि विभेदन विचारों और अंतर के बिंदुओं पर बहस की जाती है। • दोस्तों और परिवार के लिए अपने विचारों को व्यक्त करने का अभ्यास करें और उन्हें आपकी आलोचना करें। सुनिश्चित करें कि आप जानते हैं कि वे समझ गए कि आप क्या संदेश देना चाह रहे थे या नहीं। • अपने आप को व्यक्त करने और दूसरों के साथ मौखिक रूप से संवाद करने में आत्मविश्वास हासिल करने में मदद करने के लिए अंशकालिक बिक्री नौकरी प्राप्त करें। • अपने संदेश को व्यक्त करने में मदद करने के लिए कहानियों, उद्धरणों और चुटकुलों का उपयोग करें। • अपने विचारों को पहले से व्यवस्थित करें और अपना संदेश तैयार करें। • ध्यान से अपने शब्दों का चयन करें। विशेष रूप से, संक्षिप्त रूप से बोलें और लापरवाह भाषा से बचें। • दृष्टिकोण और शब्द चयन में सकारात्मक रहें। • ज्वलंत भाषा का उपयोग करें, उदाहरण, उत्साहित रहें और दर्शकों को जोड़े रखने के लिए विभिन्न प्रकार के वॉयस टोन का उपयोग करें। • अपनी अनूठी संचार शैली को बेहतर ढंग से समझने के लिए अपने आप को टेप करें।
मास्टर्बिंग मौखिक संचार व्यक्तिगत विकास के साथ-साथ व्यावसायिक संबंधों और बातचीत में सुधार करता है। शब्दों में भावनाओं को पैदा करने और लोगों को स्थानांतरित करने की शक्ति है जो आप चाहते हैं। मौखिक संचार की शक्ति को भुनाने के लिए आपको अपने कैरियर के लक्ष्यों को प्राप्त करने में मदद मिलेगी।
सक्रिय सुनने की शक्ति को जानें अपने विचारों को व्यक्त करते समय संचार में महत्वपूर्ण है, सक्रिय रूप से दूसरों को सुनना संचार की कला में महारत हासिल करने के लिए उतना ही महत्वपूर्ण है। प्रभावी ढंग से संवाद करने का एक बड़ा हिस्सा सफलतापूर्वक सुनना शामिल है। केवल 25-50% जो हम सुन रहे हैं, वह वास्तव में याद किया जाता है, जिसका अर्थ है कि आपको एक सचेत प्रयास करना चाहिए कि जो शब्द कह रहा है उसे न केवल सुना जाए, बल्कि जो संदेश दिया जा रहा है, उसे समझने की कोशिश करें। मौन की शक्ति को कम मत समझो। आप आगे क्या कहने जा रहे हैं, इसके बारे में न सोचकर अपनी सुनने पर ध्यान दें, इसके बजाय मानसिक रूप से ध्यान केंद्रित करने और शारीरिक रूप से सतर्क रहने के लिए सचेत प्रयास करें। एक सक्रिय श्रोता बनने में समय, धैर्य और अभ्यास लगता है। अपने सक्रिय श्रवण कौशल को बेहतर बनाने में मदद करने के लिए नीचे दिए गए तत्वों का उपयोग करें। • अपना ध्यान स्पीकर पर केंद्रित करें। उनके गैर-मौखिक संचार पर बारीकी से ध्यान दें। • दिखाएँ कि आप अपनी बॉडी लैंग्वेज, इशारों, मुस्कुराहट और कभी-कभार की आवाज़ के ज़रिए सुन रहे हैं। • याद रखें कि एक सामयिक नोड या "उह हुह" के साथ दूसरा व्यक्ति क्या कह रहा है। • खुले तौर पर पूछे गए प्रश्न या समय-समय पर सारांश पूछते हुए, जो कहा गया था, उसे पैराफ्राँस करके सकारात्मक प्रतिक्रिया प्रदान करें। जब तक स्पीकर ने अपना संदेश पेश करना पूरी तरह से समाप्त नहीं कर दिया, तब तक निर्णय सुरक्षित रखें। दखल न दे। • अपने व्यक्तिगत फ़िल्टर, मान्यताओं, निर्णयों और विश्वासों को आपके द्वारा सुनी जा रही सूचना को विकृत न करने दें। समझ को स्पष्ट करने के लिए, जो कहा गया था उसे संक्षेप में प्रस्तुत करें। • व्यक्ति को अपना अविभाजित ध्यान दें। अपने वातावरण से खुद को विचलित न होने दें।
सुनना केवल शब्दों को सुनने से अधिक है। सक्रिय रूप से सुनना आवाज की टोन, शब्द चयन, गैर-मौखिक बॉडी लैंग्वेज, वॉयस इनफ्लेक्शन पर ध्यान केंद्रित करने, निष्कर्षों पर नहीं कूदने और अपनी खुद की धारणाओं द्वारा कही जा रही बातों को विकृत न करने पर जोर देता है। सक्रिय रूप से सुनना उद्देश्यपूर्ण होने के बारे में है और संदेश को प्रभावित करने के लिए हमारी व्यक्तिगत मान्यताओं की अनुमति के बिना किसी व्यक्ति के साथ संवाद करना है। बेहतर व्यावसायिक संबंधों का निर्माण करें और सक्रिय सुनने के माध्यम से संवाद करने की अपनी क्षमता को परिष्कृत करके संबंध संघर्ष को कम करें।
उल्लेखनीय लेखन के माध्यम से चित्रण
संचार के अधिक ठोस रूप के रूप में, लिखित शब्द त्रुटियों और गलतियों के लिए कम जगह छोड़ता है। तकनीकी रूप से निपुण समाज में, जहां लिखित संचार जल्दी से संचार का पसंदीदा तरीका बन गया है, लेखन के माध्यम से प्रभावी ढंग से संवाद करने में सक्षम होना परिष्कृत करने के लिए एक महत्वपूर्ण कौशल है। आज के कार्यस्थल में, नियोक्ता सक्रिय रूप से लिखित शब्द के माध्यम से प्रभावी ढंग से संवाद करने की क्षमता रखने वाले व्यक्तियों की तलाश करते हैं। तो, आप अपने लेखन कौशल को कैसे पॉलिश कर सकते हैं? • अपशब्दों से बचें। • प्रतीकों से दूर चलाएं और क्लिच से बचें। • हमेशा नामों का सही उच्चारण करें। • वाक्यों को छोटा और सरल रखें। • प्रूफरीड, प्रूफरीड, प्रूफरीड। • दस्तावेजों को तब तक संशोधित करें जब तक वे स्पष्ट और संक्षिप्त न हों। किसी भी बाहरी जानकारी से बचें। सुनिश्चित करें कि दस्तावेज़ तार्किक रूप से व्यवस्थित हैं। • शब्द चयन और अतिरेक के लिए अपने लेखन को संपादित करें। • सही विराम चिह्न और उचित व्याकरण का उपयोग करें। • अपरिचित शब्दों के अर्थ को देखने के लिए एक शब्दकोश का उपयोग करके अपनी शब्दावली में सुधार करें। • आपको मिलने वाला हर मौका पढ़ें। जितना अधिक आप पढ़ते हैं, उतना ही आप अपनी शब्दावली का विस्तार करते हैं और प्रभावी लेखन के बारे में अपनी जागरूकता बढ़ाते हैं।
लेखन को एक ऐसे कौशल के रूप में देखना सीखें जिसे अभ्यास और प्रयास के माध्यम से निरंतर परिष्कृत किया जाना चाहिए। दोस्तों और परिवार के लिए सरल ईमेल लिखते समय भी आपको हर मौके पर प्रभावी लेखन का अभ्यास करें। लिखित संचार में स्थायी प्रभाव और एक स्थायी उपस्थिति होती है, इसलिए हमेशा इस बात का विशेष ध्यान रखें कि आप लेखन के माध्यम से क्या संवाद करते हैं।
तकनीकी संचार में उचित शिष्टाचार का प्रदर्शन करें क्योंकि इक्कीसवीं सदी के कार्यस्थल अधिक विविध और अधिक तकनीकी रूप से अनुकूल हो जाते हैं, कैरियर की सफलता सुनिश्चित करने के लिए आपकी संचार क्षमताओं को लगातार परिष्कृत किया जाना चाहिए। जैसा कि तानाशाही के पुराने प्रबंधन मॉडल को भागीदारी प्रबंधन और टीमों के अधिक उपयोग द्वारा प्रतिस्थापित किया जाता है, पुरानी संचार पद्धति जो कि व्यक्ति या आवाज से संचार के पक्ष में है, को ईमेल, फैक्स और ध्वनि मेल जैसी अवैयक्तिक संचार विधियों से प्रतिस्थापित किया जा रहा है। संचार के लिए प्रौद्योगिकी के उपयोग में वृद्धि के बावजूद और जब वे जानकारी देने के लिए एक त्वरित समाधान प्रदान करते हैं, तो ध्यान रखें कि ये विधियां गलतफहमी और संघर्ष के लिए अधिक जगह छोड़ती हैं। इन चैनलों के माध्यम से केवल तथ्यात्मक जानकारी को संप्रेषित करने का प्रयास करें। सभी संचारों को आरक्षित करें जिसमें व्यक्तिगत तरीकों जैसे कि व्यक्ति या फोन पर व्यक्त की जा रही कोई भी भावना शामिल हो।
इसे सभी को एक साथ बांधना अनुकरणीय संचार कौशल व्यापार की दुनिया में सबसे अधिक मांग वाले गुणों में से कुछ हैं। रॉबर्ट केंट के रूप में, हार्वर्ड के बिजनेस स्कूल के पूर्व डीन, इसलिए पर्याप्त रूप से संक्षेप में कहा, "व्यापार में, संचार सब कुछ है।" प्रभावी ढंग से संवाद करने की क्षमता के बिना, हम संदेशों को सही ढंग से व्यक्त करने में असमर्थ हैं, दूसरों को बताएं कि हम क्या सोचते हैं या महसूस करते हैं। साझेदारी बनाएं, दूसरों को प्रेरित करें या संघर्ष को हल करें। जब आप उच्चतर व्यावसायिक संचार कौशल बढ़ाते हैं तो यह आपकी सफलता के लिए अधिक आवश्यक हो जाएगा। सफलतापूर्वक संवाद करने में सक्षम होना एक सफल करियर के समान है।
