जब आप किसी भी व्यवसाय का संचालन करते हैं, तो उसके हितधारक, प्रबंधक और ग्राहक दक्षता, विश्वसनीयता और सुरक्षा की उम्मीद करेंगे। यह विशेष रूप से वित्तीय लेनदेन का सच है। आंतरिक नियंत्रण सुनिश्चित करता है कि सभी व्यवसाय या संगठनात्मक प्रक्रियाएं इन मांगों को पूरा करें। हालांकि, अपने आंतरिक नियंत्रण सेटअप के भीतर किसी भी कमजोरियों की पहचान करना महत्वपूर्ण है। इन कमियों को पहचानने के कई साधन हैं और आपकी सहायता के लिए जानकारी उपलब्ध है। उदाहरण के लिए, प्रतिभूति और विनिमय आयोग ने आंतरिक नियंत्रण की निगरानी के लिए दिशानिर्देश जारी किए हैं।
अपनी आंतरिक नियंत्रण प्रक्रियाओं के सभी कैटलॉग। इसमें वित्तीय लेनदेन, उत्पाद डिजाइन और परीक्षण, क्रय प्रक्रिया और आंतरिक लेखा परीक्षा शामिल होंगे। आगे की प्रक्रियाओं का निरीक्षण करने से पहले ठीक से जान लें कि आप किसके साथ काम कर रहे हैं। कंपनी या संगठन के कुछ हिस्सों की पहचान करने की कोशिश करें जो दूसरों की तुलना में अधिक जोखिम में हो सकते हैं। अपने नियंत्रणों के डिजाइन का भी आकलन करें। इसमें आम तौर पर प्रलेखन, संगठन, कर्तव्यों का पृथक्करण, प्रतिक्रिया और प्रशिक्षण शामिल होगा।
अपनी सभी नियंत्रण प्रक्रियाओं के लिए जोखिम मूल्यांकन का संचालन करें। अपने व्यवसाय या संगठन में सबसे संभावित विफलताओं को पहचानें। एक जोखिम मूल्यांकन आमतौर पर एक तालिका का रूप ले लेता है। प्रत्येक नए जोखिम को एक पंक्ति में रखा गया है। जोखिम की जांच करने के लिए, यह इंगित करने के लिए कि क्या गलत हो सकता है, क्यों, उस विशेष प्रक्रिया के प्रभारी कौन हैं, इसका निरीक्षण करने वाले कई कॉलम जोड़ें, जिन्होंने इसका समाधान किया और जब जिम्मेदार व्यक्ति ने कार्रवाई की।
एक आंतरिक ऑडिट का संचालन करें। इसमें स्टॉक और एसेट इन्वेंट्री, नकद सामंजस्य और देय खाते शामिल होंगे। नकद सामंजस्य का मतलब है कि आय और व्यय की तुलना में कंपनी के स्वामित्व वाली तरल नकदी की मात्रा सही है। देय खातों की लेखा परीक्षा का मतलब है कि सभी भुगतान सही कंपनी या व्यक्ति के पास जा रहे हैं। इन्हें आंतरिक (लेखा विभाग) और बाहरी (बैंकों) दोनों के सभी वित्तीय विवरणों के खिलाफ क्रॉस-रेफर किया जाना चाहिए।
आधुनिक आंतरिक नियंत्रण प्रक्रियाओं और विधियों पर कर्मचारियों को शिक्षित करें। आंतरिक नियंत्रण, व्यवसाय के कई अन्य पहलुओं की तरह, लगातार विकसित होते हैं। अपने कर्मचारियों को किसी भी बदलाव के बारे में सूचित करें और उन्हें अच्छी तरह से प्रशिक्षित रखें। आंतरिक नियंत्रण विफलताओं के लिए ज्ञान और प्रशिक्षण की कमी एक महत्वपूर्ण कारण है। कर्मचारियों के प्रशिक्षण के दौरान कर्मचारियों के ज्ञान और समीक्षा सत्रों का परीक्षण करें।
अपने आंतरिक नियंत्रण कर्मचारियों की निगरानी करें। जोखिम मूल्यांकन आमतौर पर आंतरिक नियंत्रण करने वालों द्वारा बनाया जाता है। बाहरी निरीक्षण की निगरानी या संचालन करने से किसी तीसरे पक्ष को उस व्यक्ति या टीम की संभावित कमजोरियों की पहचान करने में मदद मिलती है जो चूक हो गई है। ये प्रक्रिया से लेकर इसे नियंत्रित करने वालों की निगरानी तक हो सकते हैं। एक बाहरी ऑडिटिंग कंपनी आमतौर पर ऐसे निरीक्षण करती है। अधिकांश व्यवसायों के विश्वसनीय बाहरी लेखा परीक्षकों के साथ संबंध हैं।
ग्राहक और हितधारक प्रतिक्रिया की जांच करें। क्या आम शिकायतें हैं? क्या आंतरिक नियंत्रण के कोई उल्लंघन थे? उदाहरण के लिए, यदि कई ग्राहक एक ही उत्पाद की विफलता की रिपोर्ट करते हैं, जैसे कि दोषपूर्ण बटन, तो आप समस्या का पता लगाने के लिए अपनी कंपनी की प्रक्रियाओं के माध्यम से पिछड़े काम कर सकते हैं। इसका आम तौर पर उल्टा क्रम, वितरण, असेंबली, निर्माण, परीक्षण और डिजाइन में समीक्षा करने का मतलब होगा।
विभागीय रिपोर्ट देखें। क्या कंपनी के ऐसे क्षेत्र हैं जो बदतर हो गए हैं या उम्मीद के मुताबिक सुधार नहीं कर रहे हैं? इस तरह के मुद्दे अन्य कारकों के कारण हो सकते हैं लेकिन कुछ प्रकार के आंतरिक नियंत्रण विफलता का संकेत भी दे सकते हैं। प्रत्येक विभाग नियंत्रण और निगरानी करने में सक्षम है कि वह क्या करता है; लेकिन विभागीय रिपोर्टों को समग्र रूप से व्यवसाय को प्रतिबिंबित करने के लिए एक साथ बांधने की आवश्यकता है। जांच करें कि क्या प्रत्येक विभाग के पास अपने कर्मचारियों के लिए नियंत्रण कमजोरियों की रिपोर्ट करने के लिए एक मजबूत पर्याप्त तंत्र है।
