आंतरिक नियंत्रण और प्रक्रियाओं का दस्तावेजीकरण चुनौतीपूर्ण हो सकता है। जटिल प्रक्रियाओं को आसानी से समझने की शैली में प्रस्तुत किया जाता है और यह कोई सरल काम नहीं है। आपके पास एक अच्छा काम करने के लिए उत्कृष्ट संचार कौशल, दोनों मौखिक और लिखित रूप में होना चाहिए। अच्छे दस्तावेज बनाने के कदमों में साक्षात्कार देने वाले कर्मचारी, अवलोकन, मूल्यांकन और संगठन शामिल हैं। प्रलेखन बनाने का एक महत्वपूर्ण पहलू बाद में संशोधनों के लिए अनुमति देना है। प्रक्रियाएं बदलती हैं और परिणामस्वरूप, दस्तावेजों को भी बदलना होगा।
साक्षात्कार कर्मचारियों। इस प्रक्रिया में यह पहला कदम है। मान्यताओं को न बनाएं और अपनी समझ को दोबारा जांचने के लिए सवाल पूछें। कर्मचारियों से यह दिखाने के लिए कहें कि वे किस बारे में बात कर रहे हैं। यदि किसी को किसी कागज को अनुमोदित करने की आवश्यकता है, तो उस कागज को देखने के लिए कहें। कुछ लोग एक टेप-रिकॉर्डर का उपयोग करना पसंद करते हैं और फिर वे जानकारी को स्थानांतरित करते हैं। यह एक अच्छा विचार हो सकता है यदि कोई व्यक्ति एक ही समय में कई विवरणों के साथ प्रक्रिया की बात कर रहा है और दिखा रहा है। "दिखाना और बताना" जाने का रास्ता है।
अपने आसपास का निरीक्षण करें। यदि प्रक्रिया अनुरोधों की जांच करने के लिए चालान संलग्न करना है, उदाहरण के लिए, ध्यान दें कि क्या यह वास्तव में किया जा रहा है। कई बार लोग आपको एक निश्चित प्रक्रिया करने का सही तरीका बताते हैं, लेकिन इसका मतलब यह नहीं है कि यह जिस तरह से किया जा रहा है। चूंकि आप वास्तविकता का दस्तावेजीकरण कर रहे हैं, इसलिए साक्षात्कार के दौरान स्पष्ट रूप से अच्छी जानकारी जोड़ने के लिए प्रक्रिया का अवलोकन करना मूल्यवान हो सकता है। मंत्रिमंडलों को भरने में देखो, और नोट करें कि लोगों के पास अपने डेस्क पर क्या कागजात हैं।
इसे प्रलेखित करते समय एक प्रक्रिया की प्रभावशीलता का मूल्यांकन करें। यदि आप दो बार काम नहीं कर रहे हैं या प्रक्रियाएं देख रहे हैं, तो इसका एक नोटेशन बनाएं। यह आपके लिए अपने काम की दस्तावेजी प्रक्रियाओं में मूल्य जोड़ने का सबसे अच्छा तरीका है। जब आप किसी प्रक्रिया का मूल्यांकन करते हैं, तो आप इसे निष्पक्ष रूप से देख रहे हैं और आप सुधार के लिए सुझाव दे सकते हैं। सिफारिशें करते समय प्रोटोकॉल का पालन करें। याद रखें: यदि आपकी सिफारिशों के कारण प्रक्रियाएं बदल जाती हैं, तो आपको बेहतर प्रक्रियाओं का दस्तावेजीकरण करने की आवश्यकता होगी - न कि केवल एक पुरानी।
फ़ोल्डर में बाइंडर और ऑनलाइन में फ़ाइल प्रलेखन। दस्तावेज़ीकरण को मानकीकृत करने के लिए टेम्पलेट्स होने से इसे पढ़ने में आसान रखने में मदद मिलती है। प्रत्येक बाइंडर या फ़ोल्डर में एक क्षेत्र की जानकारी के साथ एक सूचकांक होना चाहिए। उदाहरण के लिए, आपके पास देय खातों के बारे में एक बाइंडर हो सकता है जहां आप प्रक्रिया का दस्तावेजीकरण करने वाले आख्यान और फ़्लोचार्ट दाखिल कर सकते हैं। आपके पास पेरोल के बारे में एक और बाइंडर हो सकता है और फिर भी प्राप्य खातों के बारे में एक और। प्रक्रियाओं पर प्रलेखन को अलग करने से उपयोगकर्ताओं को जानकारी खोजने में मदद मिल सकती है। दस्तावेज़ीकरण के आदेश, सामने की सामग्री आदि के संबंध में सभी बाइंडरों पर एक ही संगठन रखें, यह बहुत महत्वपूर्ण है जब परिवर्तन किए जाने की आवश्यकता होती है और एक विशिष्ट आइटम को जल्दी से ढूंढने की आवश्यकता होती है।
टिप्स
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अपने दस्तावेज़ बनाने के लिए Word या अन्य प्रोग्राम का उपयोग करें।
अपने उद्योग के लिए विशिष्ट प्रलेखन सॉफ्टवेयर पर विचार करें जो आपको लेखन और आयोजन में समय बचा सकता है। स्पष्टता में सुधार के लिए कथा और फ़्लोचार्ट दोनों करने पर विचार करें, शब्दजाल या आद्याक्षर का उपयोग करने से बचें
अन्य विचारों में शामिल हैं: छोटे वाक्य लिखें और निष्क्रिय आवाज़ से बचें; इसे सुशोभित न करें या निर्णय न लें। उदाहरण के लिए, अच्छे रिसेप्शनिस्ट के बारे में न लिखें। रिसेप्शनिस्ट के बारे में लिखें। लोगों के वास्तविक नामों का उपयोग न करें- हमेशा स्थिति के नामों का उपयोग करें और उन्हें पूरे दस्तावेज के अनुरूप रखें; यह सुनिश्चित करने के लिए कि यह सही है, प्रबंधक या पर्यवेक्षक आपके दस्तावेज़ पढ़ें; और प्रलेखन में गोपनीय जानकारी का ध्यान रखें। चेक हस्ताक्षर के उदाहरण न दिखाएँ या इसमें गोपनीय पेरोल जानकारी दिखाएँ।
चेतावनी
अपने प्रलेखन के उपयोगकर्ताओं से अवगत रहें। उनमें न केवल आंतरिक लोग, बल्कि ऑडिटर और अन्य हितधारक भी शामिल हो सकते हैं। यह बहुत ही दर्शनीय है। तो, सुनिश्चित करें कि आपके काम में कोई शर्मनाक व्याकरण या वर्तनी की त्रुटियां नहीं हैं।
