एक कॉन्फ्रेंस कॉल के दौरान सटीक नोट लेना यह सुनिश्चित कर सकता है कि आपके पास चर्चा का एक स्पष्ट रिकॉर्ड है। कोशिश करते समय सुनने और निर्णय लेने के बजाय जितना संभव हो उतना महत्वपूर्ण है कि नोटों को अधिक से अधिक विवरण में लेना बेहतर है। आप हमेशा वापस जा सकते हैं और महत्वपूर्ण हाइलाइट्स को बाद में बाहर निकाल सकते हैं, लेकिन शुरुआती रूप से प्रस्तुत किया गया एक बहुत ही महत्वहीन विवरण बाद में बातचीत में अधिक महत्व दे सकता है।
कॉल रिकॉर्ड करें
कई कॉन्फ्रेंस कॉल सेवाएं आपको कॉल रिकॉर्ड करने की अनुमति देती हैं। यदि आप रिकॉर्डिंग कर रहे हैं, तो आपको सभी प्रतिभागियों को सचेत करना होगा कि कॉल की शुरुआत में कॉल रिकॉर्ड किया जा रहा है। कॉल की रिकॉर्डिंग होने से आप वापस जा सकते हैं और कॉल की समीक्षा कर सकते हैं जितनी बार आपको ज़रूरत है, यह सुनिश्चित करने के लिए कि आप महत्वपूर्ण विवरणों को याद नहीं करते हैं। जिन तरीकों से आप कॉल रिकॉर्ड कर सकते हैं, वे प्रदाता द्वारा भिन्न हो सकते हैं। अपने प्रदाता से कॉन्फ्रेंस कॉल की रिकॉर्डिंग के लिए अनुरोध करें।
प्रतिभागियों को बुलाओ
कॉल शुरू होने पर कॉन्फ्रेंस कॉल पर कौन है, इस पर ध्यान दें। इस बात पर ध्यान दें कि कॉल के दौरान कौन कहता है और उस व्यक्ति के लिए महत्वपूर्ण विवरणों को निर्दिष्ट करें, जिन्होंने उन्हें आपके नोट्स में बनाया है। किसी भी कार्य या परियोजनाओं का ध्यान रखें जो व्यक्ति कॉल के दौरान जिम्मेदारी लेते हैं और ध्यान दें कि किसके पास कौन सा कार्य है। यदि चर्चा की जाती है, तो यह भी नोट करें कि प्रत्येक असाइनमेंट क्या है।
बातचीत के विषय
बातचीत के प्रत्येक अलग विषय के साथ-साथ प्रत्येक के भीतर उप-विषयों पर नज़र रखें। यदि कोई कॉल एजेंडा है, तो ध्यान दें कि किन विषयों को कवर किया गया था और किस पर चर्चा की गई थी। एजेंडा आपके नोट्स के लिए किसी न किसी रूपरेखा के रूप में काम कर सकता है। कॉल के दौरान प्रस्तुत किए गए किसी भी अपडेट, समाचार, समाधान और विचारों पर ध्यान दें। प्राकृतिक बातचीत काफी हद तक उछल सकती है, लेकिन विषय द्वारा क्रम में नोटों को प्रारूपित करने की कोशिश करना उनकी समीक्षा करने वालों के लिए मददगार होगा।
अंतिम नोट्स प्रारूपण
कॉल पूरा करने के बाद आपके मूल नोट संभवत: गड़बड़ाए हुए दिखेंगे। कॉल में शामिल विभिन्न विषयों से संबंधित अनुभागों में नोट्स व्यवस्थित करें। पहचानें कि आपके नोट्स को सुधारते समय कौन बोल रहा था। आप एक संक्षिप्त सारांश भी शामिल कर सकते हैं जो यह बताता है कि कॉल के दौरान क्या पूरा हुआ या निर्णय लिया गया, या चर्चा के प्रमुख बिंदु। दस्तावेज़ की शुरुआत में इस सारांश को शामिल करें। आप यह भी बता सकते हैं कि कॉल के दौरान कौन से कार्य सौंपे गए हैं और उनके लिए कौन जिम्मेदार है। यह वरिष्ठ अधिकारियों को कॉल के दौरान क्या हुआ, इसके लिए एक त्वरित संदर्भ देता है, बिना विस्तृत नोट्स पढ़ने के लिए।
