सम्मेलन कॉल विभिन्न स्थानों के लोगों के एक समूह के साथ बैठक की व्यवस्था करने के लिए उपयोगी होते हैं जिन्हें निर्णय लेने की आवश्यकता होती है। वकीलों के एक समूह को अपने ग्राहक के मामले के लिए एक रणनीति को पूरा करने और निर्णय लेने की आवश्यकता हो सकती है, या स्नातक के एक समूह को शादी की बौछार की योजना बनाने की कोशिश हो सकती है। एक कॉन्फ्रेंस कॉल लोगों के एक समूह को मिनटों में निर्णय लेने में मदद कर सकता है, जो ईमेल पर दिन ले सकता है और व्यक्ति में ऐसा करना असंभव हो सकता है।
आपको जिन वस्तुओं की आवश्यकता होगी
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टेलीफोन
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मीटिंग-शेड्यूलिंग सॉफ़्टवेयर
उन लोगों को पहचानें जिन्हें आपको कॉन्फ्रेंस कॉल पर आमंत्रित करना है। फिर प्रत्येक व्यक्ति की उपस्थिति के महत्व को प्राथमिकता दें। यदि आपके कॉन्फ़्रेंस कॉल में तीन या चार लोग कॉल करते हैं, तो आमंत्रित सूची को प्राथमिकता देना महत्वपूर्ण नहीं हो सकता है। लेकिन अगर आप छह या अधिक लोगों को आमंत्रित कर रहे हैं, तो यह अधिक संभावना है कि शेड्यूलिंग संघर्ष होगा। सुनिश्चित करें कि महत्वपूर्ण निर्णय निर्माता उपस्थित हो सकेंगे।
शेड्यूलिंग विरोधों की पहचान करने के लिए महत्वपूर्ण सहभागियों से संपर्क करें। पता लगाएँ कि क्या और कब वे लोग शहर के बाहर एक विस्तारित अवधि के लिए विमान पर बैठेंगे और कॉल करने के लिए अनुपलब्ध रहेंगे या अन्यथा उपस्थित नहीं हो पाएंगे। इन संघर्षों के आसपास अपने मिलने का समय व्यवस्थित करें।
सभी उपस्थित लोगों को निमंत्रण भेजें। ईमेल, एविट या किसी अन्य निमंत्रण सॉफ्टवेयर प्रोग्राम का उपयोग करें। Microsoft Outlook मीटिंग को शेड्यूल कर सकता है, आमंत्रण भेज सकता है और आमंत्रितों को स्वीकार या अस्वीकार करने की अनुमति दे सकता है। आपको जल्दी से एक सामान्य विचार मिलेगा कि कौन भाग ले सकता है और कौन नहीं। आमंत्रितों के पास कई बार सुझाव हो सकते हैं जो उनके लिए बेहतर काम करते हैं, और वे बैठक के अनुरोध के जवाब में आपको एजेंडा आइटम भी भेज सकते हैं। आपके द्वारा प्राप्त फ़ीडबैक के आधार पर अपने निमंत्रण को संशोधित करें।
कॉल-इन सेवा का उपयोग करके अपनी मीटिंग शेड्यूल करें। कई कंपनियां हैं जो कॉन्फ्रेंस कॉल की मेजबानी करने में विशेषज्ञ हैं, जैसे कि फ्रीकॉन्फ्रेंस और इंस्टेंट कॉन्फ्रेंस। यदि आपकी कंपनी अक्सर कॉन्फ्रेंस कॉल का शेड्यूल करती है, तो पता करें कि आपकी कंपनी का किसी विशेष कॉल-इन सेवा के साथ अनुबंध है या नहीं।
सभी उपस्थित लोगों को अंतिम रूप से निमंत्रण भेजें। उन लोगों को भी निमंत्रण भेजें, जिन्होंने मूल बैठक अनुरोध को अस्वीकार कर दिया था, यदि वे बाद में उपलब्ध हो जाते हैं। आमंत्रण में सभी प्रासंगिक जानकारी को शामिल करना सुनिश्चित करें, जिसमें कॉल करने की तारीख और समय, देश कोड और फोन नंबर शामिल हैं जो प्रतिभागियों को उपयोग करना चाहिए, साथ ही साथ किसी भी आवश्यक प्रतिभागी कोड भी। अपने संपर्क नंबर को भी शामिल करें ताकि उपस्थित लोग सीधे आपसे संपर्क कर सकें, अगर उन्हें डायल करने में समस्या हो।
टिप्स
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यदि आपने पहले कभी सम्मेलन-कॉल सेवा का उपयोग नहीं किया है, तो कॉल की स्पष्टता और उपयोग में आसानी के बारे में पूछें। कुछ मुफ्त सेवाएँ हैं और कुछ शुल्क लेती हैं। शुल्क-आधारित सेवाओं की कीमतों की तुलना करें और तय करें कि आपकी कंपनी की जरूरतों में से कौन सबसे उपयुक्त है।
