कर्तव्यों का पृथक्करण आंतरिक नियंत्रण उपायों के छह सिद्धांतों में से एक है जो कार्यस्थल में त्रुटि या धोखाधड़ी की संभावना को कम करने के तरीके के रूप में उपयोग किया जाता है। इसे कर्तव्यों के पृथक्करण के रूप में भी जाना जाता है। कर्तव्यों को विभाजित करना और ओवरलैप करना मानव त्रुटि या धोखाधड़ी की संभावना को कम करने का एक शानदार तरीका है।
आंतरिक नियंत्रण
आंतरिक नियंत्रण का उद्देश्य, जैसा कि कैलिफोर्निया विश्वविद्यालय के संदर्भ मैनुअल में कहा गया है, संचालन की प्रभावशीलता और दक्षता, वित्तीय रिपोर्टिंग की विश्वसनीयता और लागू कानूनों और नियमों का अनुपालन प्रदान करना है। संगठन में काम करने वाला प्रत्येक व्यक्ति आंतरिक नियंत्रणों के कार्यान्वयन को सुनिश्चित करने के लिए जिम्मेदार है। आंतरिक नियंत्रण के उपाय कार्यस्थल के भीतर अवैध या अनैतिक कार्यों की अनुपस्थिति की गारंटी नहीं देते हैं।
संबंधित गतिविधियाँ
संबंधित गतिविधियाँ एक अवधारणा है जो संगठनों को क्रय और विक्रय क्षेत्रों में अलग-अलग व्यक्तियों को समान कर्तव्य सौंपने की सलाह देती है। संबंधित क्रय गतिविधियां माल के लिए ऑर्डर देने, प्राप्त करने और भुगतान करने में होती हैं। आदेश देने वाली त्रुटियां किसी व्यवसाय के लिए हानिकारक हो सकती हैं। उदाहरण के लिए, यदि एक ऑटो पार्ट्स स्टोर में लगातार मैकेनिक के लिए पार्ट्स नहीं होते हैं, जो उस स्टोर के माध्यम से पार्ट्स खरीदते हैं, तो वे मैकेनिक का व्यापार खो सकते हैं। अन्य गतिविधियों को विभाजित किया जाना चाहिए जो बिक्री, शिपिंग और बिलिंग हैं। दुर्व्यवहार किसी व्यक्ति से परिवार और दोस्तों को छूट देने, खुद को माल भेजने या ग्राहकों को ओवरचार्ज करने और अंतर को पॉकेट में रखने से हो सकता है।
फिजिकल कस्टडी से अलग रखते हुए रिकॉर्ड
रिकॉर्ड कीपिंग और फिजिकल कस्टडी के कर्तव्यों को अलग करने से तात्पर्य है कि किसी रिकॉर्ड कीपर को किसी एसेट की भौतिक कस्टडी की अनुमति न देना। वही संपत्ति के संरक्षक के लिए लेखांकन रिकॉर्ड तक पहुंच नहीं है। यह व्यक्तिगत उपयोग के लिए या लेखाकार के लिए अनुचित रूप से नकदी या सूची का उपयोग करने के लिए या नकदी या सूची से संबंधित लेनदेन को गलत तरीके से रिकॉर्ड करने के लिए एक संरक्षक की संभावना को सीमित करेगा।
