हस्ताक्षर करना है या नहीं? यह वह प्रश्न है जो अक्सर तब होता है जब व्यस्त प्रबंधक एक मेमो लिखने के लिए निकलते हैं। व्यावसायिक पत्रों के विपरीत, जिसमें स्पष्ट रूप से हस्ताक्षर की आवश्यकता होती है, मेमो एक अलग मामला है। व्यापार जगत में शुरू होने वाले कई युवा प्रबंधकों के लिए उन्हें साइन इन करना स्पष्ट नहीं है या नहीं। निम्नलिखित सुझावों पर हस्ताक्षर करने या न करने के लिए कुछ प्रकाश डालने में मदद मिलेगी।
आपको जिन वस्तुओं की आवश्यकता होगी
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कंप्यूटर
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मूल शब्द संसाधन कार्यक्रम
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ग्रामर गाइड या स्टाइल बुक, यानी एपी स्टाइल बुक
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सामयिक अनुसंधान, अर्थात्, वित्तीय रिपोर्ट, लेखा रिपोर्ट आदि।
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शब्दकोश, थिसॉरस, स्प्रेडशीट सॉफ्टवेयर (वैकल्पिक)
सतह पर वे समान दिखाई दे सकते हैं, लेकिन एक ज्ञापन और एक पत्र के बीच कई अंतर हैं। कंपनी लेटरहेड पर लिखे गए पत्र बाहरी दस्तावेज हैं। वे ग्राहकों, आपूर्तिकर्ताओं और उद्योग नियामकों जैसे छोटे बाहरी दर्शकों के पास जाते हैं। यह हस्ताक्षर को एक आवश्यक तत्व बनाता है। मेमो, हालांकि, आंतरिक हैं और आमतौर पर केवल एक कंपनी के कर्मचारियों द्वारा देखे जाते हैं। व्यवहार में, मेमो में हस्ताक्षर शामिल नहीं हैं। हालाँकि, कभी-कभी प्रबंधकों को अपने हेडर के नाम के आगे अपने इनिशियल को शामिल करने में समझदारी होती है। असली चाल पता चल रहा है कि क्या और कब करना है।
एक ज्ञापन का उद्देश्य यह निर्धारित करने में मदद करेगा कि यह हस्ताक्षर करना है या नहीं। ईमेल के लिए दूसरा, मेमो एक प्राथमिक उपकरण है जिसका उपयोग प्रबंधकों द्वारा कर्मचारियों के साथ जानकारी साझा करने के लिए किया जाता है, चाहे वह सरल घोषणाएं हों या नीति में बदलाव के बारे में महत्वपूर्ण जानकारी। कुछ मेमो दूसरों की तुलना में प्रकृति में अधिक संवेदनशील होते हैं।
जानकारी कितनी संवेदनशील है? रूटीन मेमो - जो गैर-विवादास्पद विषयों से निपटते हैं - प्रबंधकों द्वारा भेजे गए मेमो के थोक बनाते हैं। इस प्रकार के मेमो को शायद ही कभी फॉलो-अप की आवश्यकता होती है और अंकित मूल्य पर लिया जाता है। अन्य विषय, जैसे कॉर्पोरेट डाउनसाइज़िंग के उपाय, कम स्वास्थ्य लाभ, आदि, कर्मचारियों के लिए सुनना मुश्किल हो सकता है। परिणामस्वरूप, उनकी वैधता को चुनौती दी जा सकती है। जब विषय संवेदनशील होता है, तो ज्ञापन लेखक सामग्री के लिए वैधता जोड़ने के लिए ज्ञापन को आरंभ कर सकता है। लेकिन फिर भी, आद्याक्षर की आवश्यकता नहीं है।
मेमो कितने लोगों को मिलेगा? फिर से, मेमो कभी-कभी सैकड़ों लोगों के पास जाते हैं और उन्हें शुरू करना एक समय लेने वाला कार्य हो सकता है। व्यापार की दुनिया में, समय पैसा है। यहां तक कि आद्याक्षर जोड़ना एक बड़ा उपक्रम हो सकता है। जब कोई ज्ञापन आरंभ करने या न करने का निर्णय करता है, तो पूछें कि इस कार्य के साथ क्या मूल्य जोड़ा जा रहा है? यदि कोई नहीं है, तो इसे छोड़ें।
टिप्स
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हस्ताक्षर पाठकों को संकेत देते हैं कि वे एक पत्र के अंत तक पहुँच गए हैं। मेमो के साथ, हालांकि, निष्कर्ष को उजागर करने वाले संक्रमणकालीन अभिव्यक्तियों का उपयोग करके अंत में टेलीग्राफ करते हैं, जैसे "समापन में" या "सहयोगी।"
चेतावनी
याद रखें, चाहे आप हस्ताक्षर के साथ या उसके बिना एक ज्ञापन या पत्र लिख रहे हों, यह कानूनी रूप से बाध्यकारी दस्तावेज हो सकता है। कभी भी जल्दबाजी में किसी भी पत्राचार को बंद न करें। आप अपने और अपनी कंपनी को गर्म पानी में मिला सकते हैं।
