सभी आकार और आकार की कंपनियों की बैठकें होती हैं, चाहे वह एक वैश्विक निगम हो, जो यूरोप में एक बिलियन डॉलर की बिक्री का अभियान चला रहा हो या अपने स्टॉक को अपडेट करने का निर्णय लेने वाला एक छोटा पारिवारिक व्यवसाय हो। मिनट लेना आमतौर पर कंपनी की बैठकों का एक अनिवार्य घटक है, जिससे कंपनियों को शेयरधारक वोट, कार्यकर्ता विवाद और भविष्य की रणनीतियों की चर्चा जैसी महत्वपूर्ण घटनाओं का सटीक रिकॉर्ड मिलता है।
आपको जिन वस्तुओं की आवश्यकता होगी
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नोटपैड और पेन
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डिक्टाफोन या रिकॉर्डिंग डिवाइस
पिछली बैठक से एजेंडा की जांच करें। वर्तमान बैठक में निम्नलिखित बिंदुओं को उठाया जा सकता है। बैठक से पहले इन विषयों को जानने से आप अधिक तेज़ी से जानकारी ले सकेंगे और ब्रीफ़ नोट बना सकते हैं।
यदि आपको लगता है कि आप चर्चा के साथ संघर्ष करने के लिए संघर्ष कर सकते हैं तो रिकॉर्डिंग डिवाइस के साथ बैठक को टेप करें। बैठक का अर्थ है कि आप बाद में कम समय की कमी के साथ प्रासंगिक बिंदुओं को स्थानांतरित कर सकते हैं।
बैठक की अध्यक्षता कर रहे व्यक्ति के पास बैठें। यह आपको उठाए गए किसी भी बिंदु पर स्पष्टीकरण मांगने की अनुमति देगा, जो आपको अस्पष्ट या अस्पष्ट लगता है।
अपनी नोटबुक के सिर पर समय और तारीख लिखें। बैठक की अध्यक्षता कर रहे व्यक्ति, मिनट लेने वाले (स्वयं) और कार्यक्रम स्थल का एक नोट बनाएं।
चेयरपर्सन और खुद के अलावा सभी उपस्थित लोगों की सूची बनाएं। कागज की एक शीट के चारों ओर से गुजरें और हर सहभागी से उनका नाम भरने का अनुरोध करें। यह जानकारी आपके पूर्ण मिनटों पर बाद में प्रेषित की जा सकती है।
मीटिंग के एजेंडे पर नज़र रखें। बैठकों में आमतौर पर चर्चा के लिए अंक होते हैं। बातचीत अक्सर स्पर्शरेखा पर जा सकते हैं, हालांकि, आइटम छूट जाते हैं या अनुक्रम से बाहर चर्चा की जाती है। एजेंडे पर संख्याओं के लिए छड़ी और उन्हें नोट करें क्योंकि वे चर्चा कर रहे हैं, भले ही अनुक्रम से बाहर हो।
नियमों या भविष्य की कंपनी की दिशा के बारे में निर्णय के बारे में किए गए किसी भी इरादे को दस्तावेज। उन व्यक्तियों को सूचीबद्ध करें, जो गतियों का प्रस्ताव रखते हैं और, यदि कोई वोट होता है, तो रिकॉर्ड करें कि किसने और कितने प्रस्ताव के पक्ष में मतदान किया है। दस्तावेज़ कैसे गति किया गया था, चाहे मौखिक पुष्टि द्वारा, हाथों का प्रदर्शन या गुप्त मतदान।
मीटिंग के बाद जितनी जल्दी हो सके मिनटों को लिखें। जानकारी आपके दिमाग में ताजा होने की संभावना है, इसलिए आप अधिक विवरण याद कर सकते हैं जैसे कि आपने इसे बाद के लिए छोड़ दिया है।
दस्तावेज़ के अंत में अपना स्वयं का नाम रिकॉर्ड करें ताकि सामग्री के बारे में प्रश्नों के साथ सहकर्मी आपसे संपर्क कर सकें।
