एक उत्पादक बैठक में सावधानीपूर्वक तैयारी के साथ-साथ नेतृत्व की आवश्यकता होती है ताकि उपस्थित लोगों को ध्यान केंद्रित करने और चर्चा में लगे मामलों पर ध्यान केंद्रित करना पड़े। बहुत सी बैठकों का कोई स्पष्ट उद्देश्य नहीं है। परिणाम उन लोगों के बीच एक भावना हो सकती है कि उनके पास समय बर्बाद हो गया है जो अन्य तरीकों से बेहतर तरीके से खर्च किया गया हो सकता है।
अपने विचारों को लिखित रूप में रखें। बैठक के लक्ष्य के बारे में सोचें। मंथन विषय जैसे कि क्या संप्रेषित करने की आवश्यकता है और आपको किन साधनों की आवश्यकता हो सकती है। इस बारे में सोचें कि अन्य उपस्थित लोग किस बारे में बात करेंगे।
उपस्थित लोगों को देने के लिए एक एजेंडा बनाएं। यदि आप वास्तव में सभी के साथ साझा करने के लिए एक एजेंडा बनाते हैं, तो उन्हें पता चल जाएगा कि बैठक से क्या उम्मीद है। एजेंडे के शीर्ष पर अपने मुख्य लक्ष्य को मोटे अक्षरों में सूचीबद्ध करें।
बैठक की शुरुआत में एजेंडा पेश करें।मुख्य विषयों पर प्रकाश डालते हुए, संक्षेप में इसके माध्यम से चलें। सभी चिंताओं की चर्चा के लिए पर्याप्त समय सुनिश्चित करने के लिए बैठक को इस तरह से निर्धारित करें।
