चाहे आपके पास एक छोटी कंपनी या एक बड़ा निगम हो, व्यवसाय के दौरान बनाए गए दस्तावेज़ों को ठीक से संग्रहीत और प्रबंधित करना महत्वपूर्ण है। इनमें डिजिटल फाइल और टैक्स रिटर्न से लेकर कॉन्ट्रैक्ट और प्रोजेक्ट रिपोर्ट तक कुछ भी शामिल हो सकता है। यहां दस्तावेज़ और रिकॉर्ड प्रबंधन आता है। इसके मुख्य लक्ष्य दर्ज जानकारी को संसाधित करना, सामान्य कार्य प्रक्रियाओं में सुधार करना और डेटा की तेजी से पुनर्प्राप्ति प्रदान करना है। कई प्रकार के रिकॉर्ड प्रबंधन सिस्टम मौजूद हैं, और प्रत्येक में विशिष्ट विशेषताएं हैं।
एक रिकॉर्ड प्रबंधन प्रणाली क्या है?
गुम व्यापार रसीदें या चालान, मिसफाइड दस्तावेज और भ्रष्ट फाइलें सभी व्यापार मालिकों के बीच आम शिकायतें हैं। 2005 और 2018 के बीच, डेटा उल्लंघनों के परिणामस्वरूप अमेरिका में 22 मिलियन से अधिक रिकॉर्ड उजागर हुए। इसके अलावा, कर्मचारी अपना आधा समय अपनी कंपनी की गतिविधि से संबंधित जानकारी खोजने में लगाते हैं। 26 प्रतिशत से अधिक का कहना है कि उनके संगठनों में डेटा प्रबंधन कुछ हद तक अराजक है।
बड़ी और छोटी कंपनियों को एक निश्चित अवधि के लिए अपने रिकॉर्ड रखने की आवश्यकता होती है। उदाहरण के लिए, बैंक और क्रेडिट कार्ड स्टेटमेंट्स को कम से कम सात साल के लिए सुरक्षित स्थान पर संग्रहित किया जाना चाहिए। टैक्स रिटर्न तैयारी दस्तावेजों के लिए भी यही होता है। निवेश खाते के विवरण, रद्द किए गए चेक और भुगतान स्टब्स को कम से कम एक वर्ष के लिए रखा जाना चाहिए।
यदि ये दस्तावेज़ खो गए या क्षतिग्रस्त हो गए तो क्या होगा? यह हैक हो गया है यह महसूस करने के लिए अपने कंप्यूटर को चालू करने की कल्पना करें। यदि आपके कार्यालय की इमारत में आग लग जाती है, तो आपकी सभी फाइलें हमेशा के लिए खो सकती हैं। ज़रूर, आप हमेशा एक अलग स्थान पर प्रतियां रख सकते हैं, लेकिन इसमें अधिक स्थान और उच्च लागत शामिल होगी।
एक रिकॉर्ड प्रबंधन प्रणाली, जिसे आरएमएस प्रणाली के रूप में भी जाना जाता है, सब कुछ बहुत आसान बना सकती है। इस तरह का सॉफ्टवेयर आपको लेनदेन, भुगतान और अन्य व्यावसायिक कार्यों के प्रमाण के रूप में आधिकारिक रिकॉर्ड को संग्रहीत, खोजने और उपयोग करने की अनुमति देता है। नवीनतम दस्तावेज़ और रिकॉर्ड प्रबंधन कार्यक्रमों में खोज उपकरण, स्कैनिंग क्षमताओं, अवधारण और वर्गीकरण उपकरण, अनुपालन ट्रैकिंग फ़ंक्शन और अधिक जैसी उन्नत विशेषताएं हैं।
रिकॉर्ड प्रबंधन न केवल यह सुनिश्चित करता है कि जब भी आपको उनकी आवश्यकता होगी आपकी फाइलें आसानी से उपलब्ध होंगी, लेकिन यह आपके संगठन के भीतर वर्कफ़्लो और उत्पादकता में भी सुधार कर सकता है। कर्मचारी डेटा को तुरंत प्राप्त करने, जानकारी को संसाधित करने, रिकॉर्ड की प्रत्येक श्रृंखला के मालिक की पहचान करने और अनावश्यक डेटा को समाप्त करने में सक्षम होंगे।
क्लाउड-आधारित रिकॉर्ड प्रबंधन सॉफ्टवेयर
क्लाउड-आधारित रिकॉर्ड प्रबंधन प्रणाली के साथ, आपके पास अपने सभी दस्तावेज़ एक ही स्थान पर हैं। यह डिजिटल भंडारण समाधान आपके संगठन के भीतर फ़ाइलों के लिए एक गोदाम के रूप में कार्य करता है, जिससे आप उन्हें कभी भी, कहीं भी एक्सेस कर सकते हैं। यह विशेष रूप से दूरस्थ टीमों के साथ-साथ कई स्थानों के कार्यालयों वाले लोगों के लिए उपयोगी है।
इस प्रकार का RMS सॉफ़्टवेयर आपकी फ़ाइलों को सुरक्षित रखता है और नियमित बैकअप करने के लिए अतिरिक्त कार्यक्रमों की आवश्यकता को समाप्त करता है। इसके अलावा, यह उपयोगकर्ताओं को अन्य टीम के सदस्यों के लिए विशिष्ट फ़ाइलों को असाइन करने और ईमेल भेजने के बजाय वास्तविक समय में सूचनाएं भेजने में सक्षम बनाता है। चूंकि डेटा होस्ट के सर्वर पर संग्रहीत है, इसलिए यह साइबर हमलों के लिए कम असुरक्षित है।
एंटरप्राइज रिकॉर्ड्स मैनेजमेंट सॉफ्टवेयर
बड़े संगठन आमतौर पर एंटरप्राइज रिकॉर्ड मैनेजमेंट सॉफ्टवेयर का विकल्प चुनते हैं। इन कार्यक्रमों में उन्नत क्षमताएं हैं और बड़ी मात्रा में डेटा को स्टोर, व्यवस्थित और संसाधित कर सकते हैं। एंटरप्राइज़ RMS सिस्टम के साथ, आपको भौतिक और डिजिटल रिकॉर्ड प्रबंधित करना, प्रत्येक फ़ाइल की स्थिति और स्थान को ट्रैक करना और अपने डेटा को विरासत सिस्टम से नवीनतम सॉफ़्टवेयर में स्थानांतरित करना आसान होगा।
सर्वोत्तम परिणामों के लिए, सुरक्षित उपयोगकर्ता अभिगम नियंत्रण, वास्तविक समय डेटा अनुक्रमण और निपटान प्रबंधन तंत्र के साथ एक कार्यक्रम चुनें। एक विश्वसनीय उद्यम आरएमएस सिस्टम आपको किसी भी स्रोत से किसी भी प्रारूप में पूर्ण-पाठ खोजों का संचालन करने और भौतिक और डिजिटल रिकॉर्ड आयात करने की अनुमति देता है। ये सुविधाएँ आपके व्यावसायिक कार्यों को सुव्यवस्थित कर सकती हैं और बेहतर निर्णय ले सकती हैं।
इस प्रकार के रिकॉर्ड प्रबंधन सॉफ्टवेयर को कई अन्य श्रेणियों में विभाजित किया जा सकता है। कंटेंट मैनेजमेंट सिस्टम, डॉक्यूमेंट मैनेजमेंट सिस्टम और डिजिटल इमेजिंग सिस्टम कुछ ही उल्लेख करने के लिए हैं। कौन सा चुनना है यह आपकी कंपनी की जरूरतों और बजट पर निर्भर करता है।
