रिकॉर्ड प्रबंधन कंपनियों, गैर-लाभकारी संगठनों, सरकारी एजेंसियों, सामाजिक एजेंसियों, चिकित्सा, वाणिज्य, वित्तीय, स्कूलों, कॉलेजों और विश्वविद्यालयों और अन्य सभी प्रकार की संस्थाओं का एक आवश्यक कार्य है जो उन सूचनाओं को उत्पन्न करता है जिन्हें परिभाषित राशि के लिए समय की आवश्यकता होती है। व्यक्तिगत परिवारों को भी अच्छे रिकॉर्ड प्रबंधन का अभ्यास करने की आवश्यकता है। अभिलेख प्रबंधन इसके अलावा, व्यवस्थित, संगठित, नियोजित और नियंत्रित प्रक्रिया है जो अभिलेखों के जीवन चक्र को प्रबंधित या ट्रैक करता है। एक रिकॉर्ड एक मूर्त पेपर ऑब्जेक्ट हो सकता है या यह डिजिटल या इलेक्ट्रॉनिक रूप में हो सकता है। रिकॉर्ड को वित्तीय, चिकित्सा, सूचनात्मक, औपचारिक दस्तावेजों, कार्यालय दस्तावेजों, पेरोल, सरकारी रूपों और सैकड़ों अन्य प्रकार के रिकॉर्ड के बीच ईमेल पर रखा जा सकता है। अभिलेख प्रबंधन अभिलेखों के जीवन चक्र के तीन चरणों को संबोधित करता है: एक रिकॉर्ड का निर्माण या प्राप्ति; रखरखाव, सुरक्षित भंडारण, पुनर्प्राप्ति, या एक रिकॉर्ड का सामान्य उपयोग; एक रिकॉर्ड का निपटान।
अभिलेखों का निर्माण
अभिलेखों का निर्माण या प्राप्ति, जो रिकॉर्ड प्रबंधन की मांग पैदा करता है। यह एक रोजगार आवेदन, एक चालान या एक सूची नियंत्रण रिपोर्ट हो, एक बार रिकॉर्ड बनाया गया है, उस रिकॉर्ड के लिए अन्य सभी कार्यों या प्रबंधन कार्यों को नियोजित किया जाना है। रिकॉर्ड प्रबंधन प्रक्रिया का एक कार्य रिकॉर्ड के प्रवाह को निर्धारित करने के लिए है कि इसे बनाया या प्राप्त किया गया है। रिकॉर्ड किसको देखना है? रिकॉर्ड को देखने या उस पर कार्रवाई करने के बाद रिकॉर्ड कहां जाता है (जैसे खाते पर भुगतान दर्ज करना)? रिकॉर्ड के सुरक्षित भंडारण को सुनिश्चित करने के लिए कौन जिम्मेदार है? इन सवालों के सभी को अच्छी तरह से संप्रेषित जवाब की जरूरत है
रिकॉर्ड बनाए रखना
रिकॉर्ड को बनाए रखने में रिकॉर्ड को संग्रहीत करने के लिए विकासशील संचालन शामिल है। रिकॉर्ड संचय करते समय कई विचारों को महसूस किया जाना चाहिए, जिसमें उन लोगों द्वारा पुनर्प्राप्ति के लिए रिकॉर्ड उपलब्ध कराना शामिल है, जिन्हें जानकारी का संदर्भ देने या रिकॉर्ड की व्यक्तिगत प्रकृति तक पहुंच की आवश्यकता होती है। रिकॉर्ड उपलब्ध कराने का दूसरा पक्ष यह दर्शाता है कि रिकॉर्ड तक पहुंच नहीं हो सकती है। जब रिकॉर्ड अपने भंडारण से बाहर हो जाता है, तो यह रिकॉर्ड करने के लिए एक सिस्टम होना अच्छा रिकॉर्ड प्रबंधन के लिए महत्वपूर्ण है कि जिनके पास रिकॉर्ड है, जहां उनके पास रिकॉर्ड है और जब वे रिकॉर्ड वापस करने का इरादा रखते हैं। रिकॉर्ड की उचित वापसी सुनिश्चित करना भी रिकॉर्ड प्रबंधन प्रणाली का एक महत्वपूर्ण हिस्सा है। अभिलेखों के सुरक्षित भंडारण में किसी अन्य कार्यालय में या बैंक में एक सुरक्षित जमा बॉक्स में प्रत्येक रिकॉर्ड परिसर की डिजिटल प्रतियां संग्रहीत करना शामिल हो सकता है। कागज या इलेक्ट्रॉनिक प्रतियों को नुकसान से बचाने के लिए रिकॉर्ड को एक सूखी, ठंडी जगह पर संग्रहित किया जाना चाहिए। अभिलेखीय प्रक्रियाएं रिकॉर्ड प्रबंधन के रखरखाव चरण का हिस्सा हैं। यह निर्धारित करते समय कि अभिलेख अभिलेख संग्रह के योग्य हो जाता है, रिकॉर्ड प्रबंधन का हिस्सा है। यह रिकॉर्ड करना कि अभिलेख कहाँ संग्रहीत हैं और अभिलेख कितने समय तक संग्रहीत हैं, इस समारोह का भी हिस्सा हैं। कुछ रिकॉर्ड जैसे ऐतिहासिक रिकॉर्ड को जीवन के लिए और कभी-कभी कंपनी से परे रखा जा सकता है। शहरों, राज्यों और टाउनशिप के लिए, ऐतिहासिक रिकॉर्ड को अनिश्चित समय के लिए संग्रहीत किया जा सकता है।
अभिलेखों का निस्तारण
उचित समय सीमा में अभिलेखों का निपटान महत्वपूर्ण है। अधिकांश अभिलेखों का निस्तारण शेडिंग द्वारा पूरा किया जाना चाहिए। निपटान के लिए विचार में यह निर्धारित करना शामिल है कि रिकॉर्ड कितने समय तक संग्रहीत किया जाना है। रिकॉर्ड रखने की समय सीमा रिकॉर्ड की प्रकृति पर निर्भर है। कुछ रिकॉर्ड भंडारण सरकारी नियमों जैसे कर रिकॉर्ड, कुछ ऋण प्रबंधन के लिए बैंकों द्वारा और कुछ कानूनी दिशानिर्देशों जैसे निगमन कागजात द्वारा निर्धारित किए जाते हैं। इसमें यह निर्धारित करना भी शामिल है कि कंपनी के भीतर कतराने से रिकॉर्ड कैसे निपटाए जाते हैं या बाहर की कंपनी को किराए पर देने के लिए और निपटान के लिए ट्रैकिंग प्रणाली विकसित करना भी मददगार हो सकता है। यह सूचीबद्ध करना कि कौन से रिकॉर्ड किस श्रेणी में निपटाए गए, उनका किस तरह से निस्तारण किया गया और दीर्घकालिक प्रबंधन के लिए यह कहां तक फायदेमंद हो सकता है। इसके अलावा, रिकॉर्ड निपटान के लिए एक साइन-ऑफ तंत्र को लागू करने से सभी को यह सुनिश्चित करने में मदद मिल सकती है कि किसी भी रिकॉर्ड को नष्ट करने से पहले उसे पता होना चाहिए।
अभिलेख प्रबंधन के लिए अन्य विचार
एक रिकॉर्ड प्रबंधन प्रणाली के साथ समायोजित करने के लिए कई अन्य विकल्पों में रिकॉर्ड प्रबंधन के हर चरण के लिए नियंत्रण तंत्र और प्रक्रियाओं को विकसित करना और लागू करना, सभी रिकॉर्ड प्रबंधन के साथ जुड़ी नीतियों और प्रक्रियाओं का दस्तावेजीकरण और संचार करना शामिल है, रिकॉर्ड प्रबंधन प्रणालियों को सरल और आसान संचार के लिए आसान और आसान रखना। प्रबंधन करना।
लर्निंग रिकॉर्ड्स मैनेजमेंट के लिए संसाधन
प्रभावी रिकॉर्ड प्रबंधन सीखने के लिए सैकड़ों संसाधन उपलब्ध हैं। तकनीकी स्कूलों, कॉलेजों और विश्वविद्यालयों, ऑनलाइन प्रशिक्षण, और संदर्भ पुस्तकें स्थानीय किताबों की दुकान या कॉलेज की किताबों की दुकान पर मौजूद हैं जो रिकॉर्ड प्रबंधन प्रणाली को प्रभावी और कानून विकसित करने में मदद कर सकती हैं। रिकॉर्ड प्रबंधन के लिए विशिष्ट नियमों के बारे में भी हमेशा स्थानीय, राज्य और संघीय नियमों की जांच करें।
