दुर्घटनाएं होती हैं। कभी-कभी परिणाम मामूली होते हैं; कुछ दुर्घटनाएँ, जैसे ट्रेन या प्लेन के मलबे, रसायनों या अन्य पदार्थों या विस्फोटों के फैलने के कठोर परिणाम हो सकते हैं। ऐसी किसी भी गंभीर घटना के मद्देनजर, जनता को यह जानने का अधिकार है कि जो कुछ हुआ, उसे ठीक करने के लिए क्या हुआ और क्या हो रहा है। एक कंपनी का जनसंपर्क विभाग मीडिया को एक प्रारंभिक होल्डिंग स्टेटमेंट प्रदान कर सकता है जो घटना के बारे में बुनियादी तथ्यों को सामने लाता है और लोगों को यह बताता है कि आप स्थिति से निपट रहे हैं। कथन को स्पष्ट और संक्षिप्त भाषा में सावधानीपूर्वक लिखा जाना चाहिए।
मीडिया को होल्डिंग स्टेटमेंट का मसौदा तैयार करने और / या वितरित करने के लिए किसी व्यक्ति की नियुक्ति करें। आमतौर पर, व्यवसाय इन मामलों को संभालने के लिए एक जनसंपर्क कर्मचारियों को नियुक्त करते हैं। हालांकि, यह समझें कि कंपनी में वास्तविक निर्णय लेने वालों से मीडिया को सुनने की आवश्यकता हो सकती है, जैसे कि मालिक या मुख्य कार्यकारी अधिकारी।
स्थिति के लिए किसी भी पीड़ितों और अपनी सहानुभूति के लिए अपनी चिंता व्यक्त करके अपने धारण कथन की शुरुआत करें।
घटना के मूल तथ्यों को बताएं। एसएई कम्युनिकेशंस के अनुसार, आपके होल्डिंग स्टेटमेंट में क्या हुआ, कौन शामिल था, कब हुआ, कहां हुआ और क्यों हुआ, के मूल सवालों का जवाब देना चाहिए। इन बिंदुओं में से किसी पर भी नज़र न डालें या नज़रअंदाज़ न करें। यदि ऐसे तथ्य हैं जो साझा करने के लिए तैयार नहीं हैं, तो आप आमतौर पर इसका कारण बता सकते हैं; उदाहरण के लिए, आप पीड़ितों के परिवारों को उनके नाम जारी करने से पहले सूचित करना चाहते हैं। इसी तरह, आप किसी भी विवरण में घटना के कारण पर चर्चा करने से इनकार कर सकते हैं जब तक कि जांच के परिणाम पूरे नहीं हो जाते।
एक गंभीर दुर्घटना या घटना के अधिकांश मामलों में, कंपनियां अपने दम पर काम नहीं करती हैं, लेकिन पहले उत्तरदाताओं और अन्य संगठनों के साथ सहयोग करती हैं, आमतौर पर सरकार से संबंधित। उन एजेंसियों का उल्लेख करना और शामिल होने का प्रकार महत्वपूर्ण समाचार है, और सामान्य रूप से आशंकाओं को कम करने में भी मदद करता है - ज्यादातर लोगों को यह जानकर शांत किया जाता है कि आपात स्थिति होने पर आपातकालीन प्रतिक्रिया एजेंसियां शामिल होती हैं।
जब आप मीडिया को फिर से संबोधित करेंगे और मीडिया कैसे अधिक जानकारी के लिए संगठन से संपर्क कर सकता है, इसके लिए एक समय रेखा प्रदान करें। समझाएं कि क्या और कब कंपनी का नेतृत्व, जैसे सीईओ, सवालों और चिंताओं को दूर करने के लिए उपलब्ध होगा।
चेतावनी
जो आप नहीं जानते हैं, उसके बारे में अटकलें या मनोरंजन न करें और दोष न दें। 2014 के पतन में, इबोला से संक्रमित एक रोगी को डलास अस्पताल से अनुचित रूप से मुक्त किया गया था। अपने शुरुआती बयानों में, अस्पताल ने अपनी नर्सों को रिहाई के लिए दोषी ठहराया; जब बाद में मरीज की देखभाल में शामिल दो नर्सें स्वयं संक्रमित थीं, तो अस्पताल ने सुझाव दिया कि वे प्रोटोकॉल का उल्लंघन करेंगे। अस्पताल ने अतिरिक्त सूचना के सामने उन आरोपों को खारिज कर दिया जिसमें कहा गया था कि नर्सों ने कुछ भी गलत नहीं किया है, और वास्तव में मेडिकल स्टाफ त्रुटियों के लिए जिम्मेदार था, लेकिन तब तक इसकी प्रतिष्ठा गंभीर रूप से धूमिल हो चुकी थी।
