बैठक के मिनट एक बैठक में प्रतिभागियों के एक संगठित रिकॉर्ड और चर्चा किए गए विषयों हैं। मिनट चर्चाओं और निर्णयों के एक उपयोगी संदर्भ के साथ-साथ आंतरिक सिफारिशों के लिए सहायक दस्तावेज के रूप में कार्य करते हैं।
आइटम शामिल हैं
मीटिंग मिनट खोलने पर प्रतिभागियों की एक सूची शामिल होती है। यह बैठक की तारीख, समय और सेटिंग को भी नोट करता है। जैसा कि बैठक के साथ होता है, चर्चा के लिए विषय प्रस्तुत किए जाते हैं, और कभी-कभी मतदान या निर्णय लिया जाता है। अनुवर्ती मिनट प्रत्येक विषय में लगे प्रतिभागियों को संदर्भित करता है। मिनट चर्चा के लिए प्रस्तुत विचारों पर भी ध्यान देते हैं और प्रत्येक महत्वपूर्ण विचार को किसने प्रस्तुत किया है। वोट या निर्णय, निर्देशित कार्रवाई चरणों के साथ, मिनटों में भी शामिल हैं।
बैठक के प्रकार
अनौपचारिक कार्य समूह या समिति की बैठकों में भाग लेने वाले अक्सर अपने नोट्स लेते हैं। एक सदस्य अन्य प्रतिभागियों को भी बैठक की समीक्षा वितरित कर सकता है। हालांकि, संगठित और संरचित बैठक मिनट आमतौर पर केवल अधिक औपचारिक समारोहों के लिए उपयोग किए जाते हैं। आम तौर पर संगठनात्मक समिति की बैठकों, बोर्ड बैठकों, सरकारी एजेंसी या कार्यालय बैठकों और सार्वजनिक बैठकों के लिए मिनटों को रखा जाता है। एक सचिव या प्रशासनिक कर्मचारी व्यक्ति आमतौर पर नोट्स लेता है और मिनट तैयार करता है।
संदर्भ का उपयोग करें
कार्य समूहों या समितियों के सदस्य अक्सर बैठक के मिनटों को संदर्भ के रूप में उपयोग करते हैं। मिनट निर्णय किए गए निर्णयों को क्रियान्वित करने में अपनी भूमिका में शामिल प्रत्येक व्यक्ति का मार्गदर्शन करते हैं। सहयोगी सेटिंग्स में, मिनट भी नेताओं को प्रत्येक व्यक्ति को उसकी भूमिका के लिए जवाबदेह ठहराते हैं। यदि टीम का कोई सदस्य सहमति-पूर्वक कार्रवाई करने में विफल रहता है, तो उसे एक नेता द्वारा फटकार मिल सकती है। सरकार या सार्वजनिक संगठन की बैठकों के कार्यवृत्त भी सार्वजनिक निकायों के दायित्व को पूरा करते हैं ताकि वे उन आबादी को जानकारी दे सकें जो आधिकारिक सेवा का रिकॉर्ड प्रदान करती हैं।
प्रलेखन उपयोग
कुछ मामलों में, मीटिंग मिनट का उपयोग एक समर्थन दस्तावेज़ के रूप में भी किया जाता है। संगठनात्मक समितियां अक्सर समस्याओं, प्रस्तावों और कार्यों पर चर्चा करती हैं, और फिर एक बड़े बोर्ड या निकाय के लिए औपचारिक सिफारिश करती हैं। मिनट अक्सर समिति द्वारा लगे वार्तालापों को प्रदर्शित करने के लिए प्रस्तुत करने से जुड़े होते हैं। उदाहरण के लिए, कॉलेज में, स्कूल या शैक्षिक कार्यक्रम विभाग आमतौर पर पाठ्यक्रम प्रस्तावों के समर्थन में सलाहकार समिति की बैठक के मिनट प्रस्तुत करते हैं।
