किसी भी व्यवसाय का एक आधार, क्रय विभाग सामग्रियों को ऑर्डर करने और विक्रेताओं के साथ व्यवहार करने से संबंधित हर चीज के लिए जिम्मेदार है। एक अच्छा क्रय विभाग खरीदे गए माल की लागत को कम करेगा, गुणवत्ता के लिए स्क्रीन विक्रेता और दीक्षा से रिसेप्शन तक के ऑर्डर ट्रैक करेगा। क्रय विभाग की गुणवत्ता व्यवसाय के लाभ मार्जिन पर महत्वपूर्ण प्रभाव डाल सकती है।
शॉर्टेज को रोकें
क्रय विभाग आपके व्यवसाय के निर्माण और चलाने के लिए आवश्यक सामग्री प्राप्त करने के लिए जिम्मेदार है। यह गारंटी देने के लिए कि सामग्री की कमी उत्पादकता को प्रभावित नहीं करती है, क्रय विभाग कई स्रोतों जैसे तकनीकों का उपयोग करते हैं। मल्टीपल सोर्सिंग का मतलब है कि एक ही सामान उपलब्ध कराने के लिए कई आपूर्तिकर्ताओं का उपयोग किया जाता है। इस तरह, यदि एक आपूर्तिकर्ता के साथ कोई समस्या है, तो क्षतिपूर्ति करने के लिए दूसरे को आदेश दिए जा सकते हैं।
खर्चे कम से कम करें
क्रय विभाग आपके व्यवसाय के मुनाफे को अधिकतम करने में महत्वपूर्ण भूमिका निभाता है। यह कीमतों की तुलना करता है और आवश्यक वस्तुओं पर आपके व्यवसाय को सर्वोत्तम मूल्य प्राप्त करने के लिए आपूर्तिकर्ताओं के साथ बातचीत करता है।
विक्रेताओं को पूर्व-अनुमोदित करें
पूर्व अनुमोदन करने वाले विक्रेता आपके व्यवसाय की ज़रूरत की चीजों के लिए अधिग्रहण की प्रक्रिया को तेज कर सकते हैं। क्रय विभाग आदेशों को भरने के लिए मूल्य, गुणवत्ता, ग्राहक समीक्षा और समय के संदर्भ में विक्रेताओं का मूल्यांकन करता है, और अनुमोदित विक्रेताओं की सूची तैयार करता है।
ट्रैक आदेश
आदेश क्रय आदेश प्रपत्रों के माध्यम से प्रलेखित किए जाते हैं, जो आदेशित सामग्रियों के साथ-साथ आदेशित मात्रा के बारे में महत्वपूर्ण पहचान जानकारी निर्दिष्ट करते हैं। इन रूपों का उपयोग यह सुनिश्चित करने के लिए किया जाता है कि ऑर्डर किए गए सामान प्राप्त किए जाते हैं और भरे जाने के लिए ऑर्डर किए गए समय को ट्रैक करते हैं।
चालान की जाँच करें
क्रय विभाग लेखांकन के लिए उन्हें पारित करने से पहले सटीकता के लिए आने पर चालान की जाँच करता है। यह इनवॉइस की तुलना खरीद ऑर्डर फॉर्म और वास्तव में प्राप्त माल से करता है। इसके अतिरिक्त, किसी भी अतिरिक्त शुल्क की जांच की जाती है। यह सुनिश्चित करता है कि व्यवसाय वास्तव में प्राप्त माल के लिए ही भुगतान करता है।
