क्रय विभाग की केंद्रीय भूमिका किसी व्यवसाय के संचालन में उपयोग की जाने वाली आपूर्ति या सामान की खरीद करना है। इस भूमिका को निभाने में, इसके लक्ष्यों में मुख्य आपूर्तिकर्ता संबंधों का निर्माण और रखरखाव, माल पर सर्वोत्तम मूल्य प्राप्त करना और सभी प्रासंगिक प्रलेखन गतिविधियों का सही और कुशलता से समन्वय करना शामिल है।
आपूर्तिकर्ता संबंधों का निर्माण और रखरखाव
ऐतिहासिक रूप से, खरीद संभवतया न्यूनतम लागतों को प्राप्त करने के लक्ष्य के साथ बोली लगाने पर केंद्रित है। हालांकि, यूनिवर्सिटी ऑफ यूटा हेल्थ केयर संगठन अपनी खरीद नीतियों में नोट करता है कि, प्रकाशन के समय के रूप में, प्रतिस्पर्धी बोली प्रक्रिया केवल आवश्यक के रूप में उपयोग की जाती है। इसके बजाय, कई कंपनियां संभावित आपूर्तिकर्ताओं की पहचान करने के लिए विभागों की खरीद पर भरोसा करती हैं, उनके साथ बातचीत करती हैं और सबसे अच्छे प्रदाताओं के साथ भरोसेमंद रिश्ते विकसित करती हैं। यह संबंध दृष्टिकोण आपूर्तिकर्ता और खरीदार के साझा लक्ष्यों को मजबूत करता है और लचीलेपन या अनुकूलन क्षमता को बढ़ाने की अनुमति देता है जब बाधाएं रसद और वितरण के प्राकृतिक प्रवाह को बाधित करती हैं।
माल पर सर्वश्रेष्ठ मूल्य प्राप्त करना
आपूर्तिकर्ता संबंधों को बनाए रखने पर ध्यान केंद्रित करने के लिए बारीकी से बंधे सामान पर सबसे अच्छा मूल्य प्राप्त करने का एक उद्देश्य है। "सर्वोत्तम मूल्य" में उचित दरों और गुणवत्ता वाले उत्पादों को प्राप्त करना शामिल है। उदाहरण के लिए, एक पुनर्विक्रेता को लाभ कमाने के लिए अच्छे मूल्यों की आवश्यकता होती है, लेकिन खरीदारों को आकर्षित करने के लिए उच्च गुणवत्ता वाले सामान की भी आवश्यकता होती है। इसलिए, क्रय विभाग को विभिन्न आपूर्तिकर्ताओं के मूल्य बिंदुओं की गुणवत्ता से तुलना करने की आवश्यकता है उनके समाधान के। अक्रोन विश्वविद्यालय अपने खरीद मैनुअल में बताता है कि इसका केंद्रीयकृत क्रय विभाग सभी संगठनात्मक विभागों में खरीद के प्रबंधन में इस जिम्मेदारी को वहन करता है।
प्रासंगिक दस्तावेज का समन्वय
खरीद प्रक्रियाओं में स्वाभाविक रूप से बहुत सारी कागजी कार्रवाई और दस्तावेज शामिल होते हैं। यूटा स्वास्थ्य देखभाल संगठन के विश्वविद्यालय का कहना है कि क्रय विभाग की एक भूमिका उदाहरण के लिए सभी सक्रिय आपूर्तिकर्ता संबंधों पर अनुबंध फ़ाइलों को बनाए रखना है। क्रय गतिविधियाँ उन संगठनों में लेखांकन से भी जुड़ी होती हैं जो उद्यम संसाधन सॉफ्टवेयर कार्यक्रमों का उपयोग करते हैं, जो लेखांकन गतिविधियों को मौजूदा क्रय आदेशों और खाता भुगतानों से सीधे जुड़े होने की अनुमति देते हैं। कुछ मामलों में, प्रक्रिया स्वचालित है। इसलिए, क्रय आदेश और लेनदेन विवरण दर्ज करने में सटीकता एक क्रय विभाग के लिए महत्वपूर्ण है जैसा कि यह लेखा विभाग के लिए है।
