दस्तावेज़ प्रबंधन वह प्रक्रिया है जो संगठन अपने सभी रूपों में दस्तावेज़ बनाने, नियंत्रित करने, सुरक्षित रखने, संग्रहीत करने, साझा करने और नष्ट करने के लिए उपयोग करते हैं। सूचना प्रसार, तेजी से तकनीकी परिवर्तन और सुरक्षा के मुद्दों की उम्र में, दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली स्थापित करने वाले संगठनों को न केवल अच्छे व्यवसाय प्रथाओं पर विचार करना चाहिए, बल्कि सरकार और अंतर्राष्ट्रीय निकायों द्वारा घोषित नियम, विनियम और मानक।
नियम बनाना संस्थाएँ: वित्तीय
कई संघीय संस्थाएँ दस्तावेज़ प्रबंधन नियमों का पालन करने के लिए संगठनों की आवश्यकता वाले नियमों को जारी करती हैं। निम्नलिखित ऐसी संस्थाओं का एक सारांश है, जिस प्रकार के संगठन वे प्रभाव डालते हैं, और क़ानून या विनियमन।
SEC 17A-4 में प्रतिभूति और विनिमय आयोग प्रतिभूति विनिमय में शामिल दलालों, विश्लेषकों और अन्य के लिए दस्तावेज़ प्रबंधन नियम प्रदान करता है।
सर्बेंस-ऑक्सले लॉ इन सेक्शन 404 और 409 सभी सार्वजनिक रूप से कारोबार करने वाली कंपनियों के साथ-साथ लेखा फर्मों, लेखा परीक्षकों और प्रतिभूति व्यापार से जुड़े लोगों द्वारा दस्तावेज़ प्रबंधन को प्रभावित करता है।
21 वीं सदी के अधिनियम (चेक 21) के लिए चेक समाशोधन चेक हैंडलिंग को नियंत्रित करता है और बैंकिंग उद्योग पर लागू होता है। यह फेडरल रिजर्व द्वारा प्रशासित है।
ग्राम-लीच ब्लीली अधिनियम वित्तीय संस्थानों द्वारा आयोजित उपभोक्ताओं की वित्तीय जानकारी की सुरक्षा करता है और कई संघीय एजेंसियों द्वारा प्रशासित किया जाता है।
नेशनल एसोसिएशन ऑफ सिक्योरिटीज डीलर्स (NASD) नियम 3010 और न्यूयॉर्क स्टॉक एक्सचेंज (NYSE) नियम 342 को प्रतिभूति और विनिमय आयोग द्वारा प्रशासित किया जाता है और इन दोनों संगठनों के सदस्यों के लिए इलेक्ट्रॉनिक संचार के साथ करने के लिए रिकॉर्ड रखने की आवश्यकताओं को विनियमित करता है।
स्वास्थ्य देखभाल नियम
हेल्थ इंश्योरेंस पोर्टेबिलिटी एंड एक्सेसिबिलिटी एक्ट (HIPAA) ऐसे समूहों पर लागू होता है जैसे डॉक्टर, अस्पताल, बीमा कंपनियां और नियोक्ता रोगी की जानकारी को संकलित करने या प्रसारित करने में लगे होते हैं। यह अमेरिकी स्वास्थ्य विभाग और मानव सेवा विभाग द्वारा प्रशासित है।
21 सीएफआर 11 अमेरिकी खाद्य और औषधि प्रशासन द्वारा प्रशासित संघीय विनियमों की धारा है और इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड और इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर को संबोधित करता है। यह खंड स्वास्थ्य सेवा और दवा कंपनियों को प्रभावित करता है।
सैन्य नियम
रक्षा विभाग द्वारा खरीदे गए रिकॉर्ड प्रबंधन सॉफ्टवेयर के लिए रक्षा विभाग (रक्षा 5015.2, संस्करण 2) विभाग आवश्यकताओं को परिभाषित करता है। अन्य सरकारी संस्थाएँ भी अपने रिकॉर्ड प्रबंधन सॉफ्टवेयर के लिए इस मानक का उपयोग करती हैं।
अन्य संघीय नियम
सिविल प्रक्रिया के संघीय नियम यह बताते हैं कि कानूनी फर्म कानूनी प्रक्रियाओं से संबंधित जानकारी कैसे संभालती हैं।
आंतरिक राजस्व सेवा Rev. प्रोक। 97-22 करदाता सूचना के इलेक्ट्रॉनिक भंडारण और हस्तांतरण के लिए नियम प्रदान करता है, और वित्तीय सेवा उद्योग को प्रभावित करता है।
नियमों की आवश्यकता
अमेरिकी नियामक एजेंसियों पर निर्भर करते हैं कि व्यक्तिगत जानकारी को सुरक्षित रखने, वित्तीय लेनदेन की सुरक्षा करने और देश की खाद्य, दवा, वित्तीय और स्वास्थ्य देखभाल परिसंपत्तियों पर नियंत्रण रखने वाले लोगों पर उचित निगरानी रखने के लिए सुरक्षा सुनिश्चित करने के लिए नियामक एजेंसियां हैं। देश की सूचना का बुनियादी ढांचा इसके बचाव के लिए महत्वपूर्ण है और इसे संरक्षित भी किया जाना चाहिए।
दस्तावेज़ प्रबंधन का मानकीकरण संयुक्त राज्य से परे फैला हुआ है। गैर-सरकारी संस्थाएँ जैसे कि अंतर्राष्ट्रीय संगठन मानकीकरण और ओपन डॉक्यूमेंट मैनेजमेंट एपीआई दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों के लिए प्रक्रियाओं को मानकीकृत और साझा करने के लिए काम करते हैं ताकि जरूरत पड़ने पर सूचनात्मक रिकॉर्ड की सुरक्षा और उपलब्धता सुनिश्चित हो सके।
