दस्तावेज़ नियंत्रण प्रणाली का उद्देश्य यह सुनिश्चित करना है कि आपके संगठन द्वारा उपयोग किए जाने वाले दस्तावेज़ प्रभावी और वर्तमान हैं। यह एक मास्टर सूची के रूप में ज्ञात दस्तावेजों की एक सरल सूची का उपयोग करके प्राप्त किया जा सकता है।
नीति और प्रक्रिया नियमावली
अपनी नीति और प्रक्रिया नियमावली के भीतर दस्तावेज़ नियंत्रण को संबोधित करना पहला कदम होना चाहिए। इसके अलावा, आपके संगठन को दस्तावेज़ों की मास्टर सूची के लिए ज़िम्मेदार होने के द्वारा दस्तावेज़ नियंत्रण की देखरेख के लिए एक व्यवस्थापक की पहचान करनी चाहिए।
दस्तावेजों की मास्टर सूची
प्रभावी रूप से संचालित करने के लिए अपने संगठन के भीतर उपयोग किए जाने वाले दस्तावेजों की पहचान करने के लिए एक मास्टर सूची बनाएं। दस्तावेजों के उदाहरण में प्रक्रिया मैनुअल, गुणवत्ता मैनुअल, कार्य निर्देश और प्रपत्र शामिल हैं। स्प्रेड शीट प्रारूप का उपयोग करके, दस्तावेज़ और संस्करण का नाम शामिल करें। यदि आप एक बाहरी स्रोत से एक अनिवार्य प्रक्रिया का उल्लेख कर रहे हैं, तो मास्टर सूची पर मानक का संदर्भ देने से ट्रेसबिलिटी में मदद मिलेगी।
संशोधन प्रक्रिया
संशोधित किए गए दस्तावेजों को मास्टर सूची पर ध्यान दिया जाना चाहिए। उदाहरण के लिए, गुणवत्ता आश्वासन नीति और प्रक्रियाएं, संस्करण बी। आप अपनी स्वयं की पहचान प्रणाली बना सकते हैं। कुछ संगठन संशोधन की तारीखों का उपयोग करते हैं। जब एक प्रक्रिया को संशोधित किया जाता है, तो आपको प्रक्रिया के भीतर संदर्भित किसी भी रूप या निर्देशों की समीक्षा करनी चाहिए।
