अधिकांश संगठनों को अपने कर्मचारियों को कुछ प्रकार की रिपोर्ट लिखने का तरीका जानने की आवश्यकता होती है। उदाहरण के लिए, गुणवत्ता आश्वासन पेशेवरों को पता होना चाहिए कि गुणवत्ता रिपोर्ट कैसे लिखनी है। एक गुणवत्ता रिपोर्ट उत्पादों, सेवाओं और प्रक्रियाओं की गुणवत्ता सुनिश्चित करने के लिए डिज़ाइन किए गए संगठन की वर्तमान नियंत्रण प्रणालियों का मूल्यांकन करने में मदद करती है। संगठन के उत्पादों और प्रक्रियाओं को बेहतर बनाने में मदद करने के लिए अन्य पेशेवरों द्वारा अच्छी तरह से संगठित गुणवत्ता रिपोर्ट का उपयोग किया जा सकता है।
अपने नोट्स का उपयोग करें। किसी संगठन के भीतर गुणवत्ता आश्वासन प्रक्रियाओं की समीक्षा करते समय, आपको विस्तृत नोट लेना चाहिए कि प्रक्रियाएं क्या हैं, उन्हें कर्मचारियों द्वारा कैसे लागू किया जाता है और वे कितने प्रभावी लगते हैं।
अपनी गुणवत्ता रिपोर्ट में सरल भाषा का उपयोग करें। लघु वाक्य और सरल वाक्यांश आपके अर्थ को पाने के लिए आदर्श तरीका है और यह सुनिश्चित करते हैं कि सभी पेशेवर आपकी रिपोर्ट की सामग्री को आसानी से समझ सकें।
अपनी गुणवत्ता रिपोर्ट के लिए सार लिखें। सार आपकी रिपोर्ट के सभी अनुभागों का सारांश है। प्रत्येक अनुभाग को लगभग दो से पाँच वाक्यों में संक्षेप में लिखें। लक्ष्य किसी के लिए भी है जो यह जानने के लिए अमूर्त को पढ़ता है कि क्या पूरी रिपोर्ट को पढ़ना उनके समय के लायक होगा।
पृष्ठभूमि जानकारी के लिए एक अनुभाग जोड़ें। इसमें उस विभाग या प्रक्रिया को शामिल किया जाना चाहिए जिसका विश्लेषण किया जा रहा था, जिन लोगों ने विश्लेषण और गुणवत्ता रिपोर्ट के उद्देश्य में सहायता की थी।
अपने निष्कर्षों के लिए एक अनुभाग शामिल करें। किसी विभाग या प्रक्रिया का विश्लेषण करते समय, आपको इस बात पर ध्यान देना चाहिए कि प्रक्रियाएँ कैसे पूरी होती हैं, जो कर्मचारी शामिल हैं और संगठन के लिए प्रक्रियाएँ कितनी प्रभावी लगती हैं। इन सभी विवरणों को इस अनुभाग में शामिल करने की आवश्यकता है। डेटा या गणना को अलग से सूचीबद्ध किया जा सकता है और रिपोर्ट में संलग्न किया जा सकता है।
अपनी गुणवत्ता रिपोर्ट को एक खंड खंड के साथ सम्मिलित करें। यह अनुभाग आपके द्वारा देखी गई प्रक्रियाओं में सुधार के लिए आपके निष्कर्ष और सिफारिशों की पेशकश करेगा। सुझाव देते समय बहुत विस्तार दें। दृश्य विवरण का उपयोग करें जहाँ उपयुक्त हों, जैसे चार्ट और ग्राफ़। इस खंड में आप जितने अधिक विवरण और उदाहरण दे सकते हैं, आपकी गुणवत्ता रिपोर्ट उतनी ही उपयोगी होगी।
