एक लेखा सूचना प्रणाली आंतरिक प्रबंधन उद्देश्यों के लिए सटीक और समय पर वित्तीय जानकारी प्रदान करती है। हालांकि इन प्रणालियों में पेपर मैनुअल और लीडर शामिल हो सकते हैं, आज के कारोबारी माहौल में अधिकांश प्रणालियां लेखांकन सॉफ्टवेयर प्रोग्राम या एप्लिकेशन पर बनाई गई हैं। ये सिस्टम व्यापार मालिकों को निर्णय लेने के लिए वित्तीय या परिचालन रिपोर्ट प्रदान करते हैं। एक लेखा सूचना प्रणाली भी विभागीय और कंपनी-व्यापी उद्देश्यों को एकीकृत और पूरा कर सकती है।
केंद्रीय सूचना संग्रह
लेखा सूचना प्रणाली एक व्यवसाय में विभिन्न उद्देश्यों के लिए जानकारी एकत्र करती है। बड़े संगठन अक्सर इस प्रणाली का उपयोग कई व्यावसायिक विभागों या प्रभागों से वित्तीय और अन्य जानकारी इकट्ठा करने और व्यवस्थित करने के लिए करते हैं। एक लेखा प्रणाली कई राष्ट्रीय या अंतर्राष्ट्रीय स्थानों वाले संगठनों को भी लाभान्वित कर सकती है। यह प्रणाली कई स्रोतों से सूचनाओं के इलेक्ट्रॉनिक हस्तांतरण के लिए एक केंद्रीय स्थान में अनुमति देती है जहां लेखाकार इस डेटा को इकट्ठा और संसाधित करते हैं। कुछ सिस्टम वास्तविक समय प्रारूप में जानकारी भी एकत्र कर सकते हैं।
नियंत्रण और संतुलन
लेखा प्रबंधक और पर्यवेक्षक अलग-अलग कार्यों के लिए एक लेखा सूचना प्रणाली का उपयोग करते हैं और यह सुनिश्चित करने के लिए कि विभिन्न लेखांकन कार्यों के लिए नियंत्रण हैं। देय खाते, प्राप्य खाते, पेरोल, विभागीय वित्तीय डेटा, अचल संपत्तियां और एक उन्नत लेखा प्रणाली में अलग-अलग मॉड्यूल के तहत प्रत्येक काम की खरीद और व्यक्तिगत हैंडलिंग प्रक्रियाओं और प्रक्रियाओं की मांग। इनमें से प्रत्येक व्यक्तिगत मॉड्यूल संक्षेप में सामान्य खाता बही में फ़ीड करते हैं लेकिन रास्ते में सिस्टम की जांच और संतुलन के लिए अनुमति देते हैं। किसी कंपनी के सामान्य लेज़र में पास होने से पहले डेटा की सटीकता सुनिश्चित करने के लिए व्यक्तिगत मॉड्यूल से रिपोर्ट उत्पन्न की जा सकती है।
कार्य के प्रवाह में सुधार
व्यक्तिगत विभागों में काम के प्रवाह में सुधार अक्सर लेखांकन सूचना प्रणाली के कार्यान्वयन से बढ़ जाता है। लेखांकन के बाहर के विभागों को यह समझना चाहिए कि विभिन्न कारणों से कंपनी की आंतरिक वित्तीय सूचना प्रणाली के माध्यम से महत्वपूर्ण जानकारी को कैसे संसाधित किया जाता है। स्रोत दस्तावेज - जैसे चालान, खरीद आदेश, कर्मचारी व्यय रिपोर्ट, पेरोल इनपुट के लिए समय कार्ड, बिल और परिसंपत्ति अधिग्रहण प्रपत्र - सभी को मूल से लेखा विभाग के लिए अपना रास्ता खोजना होगा।
सॉफ्टवेयर के आधार पर, अकाउंटिंग सिस्टम को प्रक्रिया के विभिन्न हिस्सों के लिए कई तरह की जानकारी की आवश्यकता होती है, सिस्टम में मैन्युअल रूप से इनपुट किया जाना चाहिए। यह अक्सर वित्तीय डेटा को संसाधित करने के संबंध में अन्य विभागों के कार्य प्रवाह को निर्धारित करता है। प्रक्रियाएं और प्रक्रियाएं जो स्पष्ट रूप से आवश्यक जानकारी को दर्शाती हैं, उस जानकारी को संसाधित करने की प्रक्रिया और अनुमोदन प्रक्रिया, अनावश्यक कार्यों को कम करने में सहायता करती है और यह सुनिश्चित करती है कि वित्तीय डेटा को संसाधित करने के लिए लेखांकन विभाग के पास आवश्यक अनुमोदन है।
