टोस्टमास्टर्स की बैठकें प्रतिभागियों को एक सहायक और अनुकूल वातावरण में सार्वजनिक बोलने की तकनीक और नेतृत्व कौशल का अभ्यास करने की अनुमति देती हैं। टोस्टमास्टर की समग्र भूमिका बैठक की योजना और निर्देशन करना है, अन्य सदस्यों के साथ समन्वय करना और बैठक को सुचारू और कुशल तरीके से चलाना सुनिश्चित करना है। टोस्टमास्टर भी एक वक्ता के रूप में कार्य करता है, वक्ताओं और अन्य प्रतिभागियों को पेश करता है। टोस्टमास्टर की भूमिका में अभिनय करने से आपको अन्य नेतृत्व भूमिकाओं में सेवा करते हुए आपके द्वारा संचित कौशल का उपयोग करने का अवसर मिलता है।
मिलने से पहले
बैठक के लिए एक विस्तृत कार्यक्रम बनाएं। मीटिंग के एजेंडे और मीटिंग में शामिल होने वाले प्रतिभागियों से परिचित हों।
उन सदस्यों से संपर्क करें जो पहले से एक भूमिका के लिए निर्धारित हैं। यह न केवल उपस्थिति की पुष्टि करता है, बल्कि यह सदस्यों को अचानक अनुपस्थिति की अग्रिम सूचना देने की अनुमति देता है, ताकि जरूरत पड़ने पर भरने के लिए किसी अन्य सदस्य से संपर्क किया जा सके।
अनुसूचित वक्ताओं का साक्षात्कार लें और उनकी उपस्थिति की पुष्टि करें। भाषण के प्रकार, भाषण की लंबाई, शीर्षक और अन्य महत्वपूर्ण जानकारी के बारे में जानकारी इकट्ठा करें। तालिका के विषय मास्टर द्वारा वक्ताओं की संख्या को कम किया जा सकता है ताकि बैठक को समय पर रखा जा सके यदि कोई भी वक्ता सामान्य से अधिक लंबा भाषण प्रस्तुत करता है।
बैठक से पहले अपना एजेंडा तैयार करें। सुनिश्चित करें कि प्रतिभागियों के बीच वितरण के लिए पर्याप्त प्रतियां उपलब्ध हैं।
जल्दी बैठक में आएँ। न केवल आप यह देख पाएंगे कि सभी प्रतिभागी मौजूद हैं और बैठक का संचालन करने के लिए तैयार हैं, आप किसी भी अंतिम-मिनट के विवरण का भी ध्यान रख सकते हैं, क्या किसी को भी आना चाहिए।
बैठक के दौरान
कमरे के सामने एक सीट ले लो। यह आपको लेक्चर के लिए त्वरित एक्सेस देगा जब कॉल किया जाएगा।
पीठासीन अधिकारी द्वारा आपका परिचय कराने के बाद बैठक की मेजबानी करें। टोस्टमास्टर के रूप में, आपके पास मीटिंग का नियंत्रण है, सिवाय इसके कि जब अन्य प्रतिभागियों, जैसे कि स्पीकर, टेबल टॉपिक्स मास्टर और जनरल इवैल्यूएटर को कंट्रोल किया जाए। आप मीटिंग थीम की घोषणा करने, प्रतिभागियों का परिचय देने और उनके समाप्त होने के बाद उनसे मीटिंग का नियंत्रण लेने जैसे कार्य भी करेंगे।
बैठक की प्रगति के समय के बारे में जानते रहें। पुष्टि करें कि सभी भाषण टाइमकीपर के साथ समय के भीतर थे और यह सुनिश्चित करने के लिए कोई भी आवश्यक समायोजन करें कि बैठक शेड्यूल पर बनी रहे।
