जब आप कुछ कर्मचारियों को क्रेडिट कार्ड जारी करने का निर्णय लेते हैं तो आपको उन कार्डों के उपयोग को नियंत्रित करने वाले नियमों और विनियमों की आवश्यकता होती है। यह एक अच्छा विचार है कि ऐसी प्रक्रियाओं का एक सेट होना चाहिए जो क्रेडिट कार्ड खर्च को ट्रैक करने में मदद करें, और खर्च को नियंत्रण में रखें। कंपनी क्रेडिट कार्ड केवल उन्हीं कर्मचारियों को जारी किए जाने चाहिए, जिन्हें यात्रा या कार्यालय व्यय जैसे व्यावसायिक उद्देश्यों के लिए उनकी आवश्यकता होती है। कंपनी के क्रेडिट कार्ड की शर्तों में से एक यह होना चाहिए कि कार्ड का दुरुपयोग करने पर परिणाम समाप्त हो जाएगा।
निजी इस्तेमाल
व्यावसायिक क्रेडिट कार्ड कभी-कभी खरीदारी और व्यावसायिक यात्राओं को निधि देने का एक सुविधाजनक तरीका प्रदान कर सकते हैं, लेकिन वे दुरुपयोग के लिए एक महत्वपूर्ण अवसर भी प्रस्तुत करते हैं। अच्छी नीतियां और प्रक्रियाएं उन कर्मचारियों को व्यवसायों से बचाने में मदद कर सकती हैं जो अपने व्यक्तिगत खर्चों को कवर करने के लिए कार्ड का उपयोग करते हैं, और कर्मचारियों को यह बताकर उनकी सुरक्षा कर सकते हैं कि वे किस तरह की खरीद को सुरक्षित रूप से बिना किसी डर के कर सकते हैं।
कंपनी द्वारा क्रेडिट कार्ड को निजी उपयोग के लिए कर्मचारियों द्वारा उपयोग किए जाने के तरीकों में से एक केवल उन कर्मचारियों को कार्ड जारी करना है जो अच्छी वित्तीय जिम्मेदारी दिखाते हैं। इसके लिए कार्ड पर विचार किए जा रहे कर्मचारियों पर क्रेडिट जाँच चलाने की आवश्यकता हो सकती है। एक नीति का मसौदा तैयार किया जाना चाहिए जो व्यक्तिगत खरीद के लिए कंपनी क्रेडिट कार्ड का उपयोग करने से रोकती है। इसे उदार बनाने में मदद करने के लिए, कंपनी के माध्यम से कर्मचारियों को कार्ड जारी किए जाने चाहिए और कंपनी को मासिक बिल प्राप्त करना चाहिए। कर्मचारियों को अपने कार्ड में लगाए गए प्रत्येक खर्च की रूपरेखा तैयार करने के लिए एक व्यय प्रपत्र प्रस्तुत करना चाहिए। यदि व्यय पत्रक वास्तविक बिल के साथ मेल नहीं खाता है, तो कार्ड का व्यक्तिगत उपयोग हो सकता है। चेक और बैलेंस की यह प्रणाली एक कर्मचारी को यह याद दिलाने में मदद करती है कि वे इसके लिए ज़िम्मेदार हैं कि उनके कार्ड का उपयोग कैसे किया जाता है।
preapproval
एक कंपनी क्रेडिट कार्ड का उपयोग केवल व्यावसायिक उद्देश्यों के लिए किया जाना चाहिए, लेकिन जब कोई कर्मचारी ग्राहकों के मनोरंजन के लिए सड़क पर होता है, तो व्यावसायिक उद्देश्यों और व्यक्तिगत उपयोग के बीच की रेखा धुंधली हो सकती है। कंपनी क्रेडिट कार्ड के प्रत्येक उपयोग को कंपनी द्वारा प्रचारित किया जाना चाहिए। एंटरटेनिंग क्लाइंट्स जैसे वैरिएबल चार्ज के लिए, एक प्रोटोकॉल अपनाया जाना चाहिए जो मनोरंजन के स्वीकार्य रूपों को रेखांकित करता है और परिभाषित करता है। ग्राहकों का मनोरंजन करने से पहले, कर्मचारी को इस बात की पूर्व निर्धारित सीमा दी जानी चाहिए कि कंपनी क्रेडिट कार्ड पर शुल्क लेने के लिए कंपनी को कितना भुगतान करेगी। पूर्व निर्धारित राशि पर प्रभार कर्मचारी की जिम्मेदारी होगी, और मनोरंजन के किसी भी अप्रकाशित रूपों में क्रेडिट कार्ड का उपयोग समाप्ति में परिणाम होना चाहिए।
ज़िम्मेदारी
चूंकि कंपनी के क्रेडिट कार्ड का उपयोग केवल प्रचारित कंपनी के उद्देश्यों के लिए किया जाएगा, इसलिए यह एक अच्छा विचार हो सकता है कि कर्मचारियों को विशिष्ट उद्देश्यों को छोड़कर, उनके साथ कंपनी क्रेडिट कार्ड ले जाने की अनुमति न दें। केवल आवश्यकतानुसार कार्ड पर क्रेडिट कार्ड जारी करना यह सुनिश्चित करने में मदद कर सकता है कि कंपनी क्रेडिट कार्ड पर कोई अनधिकृत शुल्क नहीं लगाया जा रहा है।
