एक फैक्स, जिसे एक फैसीमाइल के रूप में भी जाना जाता है, एक स्कैन किए गए कागज दस्तावेज़ का एक इलेक्ट्रॉनिक ट्रांसमिशन है। भेजा जा रहा दस्तावेज़ किसी भी प्रारूप का हो सकता है, लेकिन यह हमेशा फ़ैक्स कवर शीट के साथ पहले से होना चाहिए। इस फ़ैक्स कवर शीट का प्रारूपण थोड़ा भिन्न हो सकता है, लेकिन कुछ आवश्यक तत्व हैं जिन्हें हमेशा शामिल किया जाना चाहिए।
आवश्यक तत्व
कुछ वस्तुओं को हमेशा फैक्स कवर पत्र में शामिल किया जाना चाहिए, जैसे प्राप्तकर्ता का नाम, कवर किए जाने वाले पृष्ठों की संख्या, कवर पत्र और तारीख। इसके अलावा अपना नाम, फैक्स नंबर और फोन नंबर शामिल करें।
अन्य मानक तत्व
अन्य आइटम जो नॉनसेसेबल हैं, लेकिन आपके फ़ैक्स कवर शीट्स में शामिल किए जा सकते हैं, प्राप्तकर्ता की संपर्क जानकारी, फ़ैक्स का विषय और प्राप्तकर्ता के लिए आपके पास मौजूद कोई भी नोट हैं। आप अतिरिक्त प्रेषक जानकारी भी शामिल कर सकते हैं, जैसे कि आपके व्यवसाय का नाम या वेबसाइट का URL।
एक मानक नमूना प्रारूप का उपयोग करें
जब आप फ़ैक्स कवर पत्र भेजते हैं, तो एक मानक प्रारूप का उपयोग करें, और लगभग सभी वर्ड-प्रोसेसिंग प्रोग्राम पर टेम्पलेट उपलब्ध होते हैं। एक सामान्य प्रारूप यह है कि प्राप्तकर्ता का नाम, फ़ैक्स और बाईं ओर फ़ोन और दाईं ओर भेजने वाले का नाम, फ़ैक्स और फ़ोन इन दो वर्गों के नीचे अतिरिक्त तत्वों के साथ सूचीबद्ध किया जाए।
