कोई भी सेट फ़ैक्स फॉर्मेट हर स्थिति पर फिट नहीं बैठता है। हालांकि, कुछ सामान्य दिशानिर्देशों का पालन करने से फैक्स के प्राप्तकर्ता को फैक्स पर जल्दी से जानकारी खोजने में मदद मिलेगी। ये दिशानिर्देश यह भी सुनिश्चित करेंगे कि फैक्स आने पर प्राप्तकर्ता को कोई समस्या नहीं होगी और जब आप इसे भेजेंगे तो आप समस्याओं से बचेंगे।
अपने फ़ैक्स को 10 से 12 पेज लंबे रखें। कई छोटी-छोटी ऑफ़िस फ़ैक्स मशीनें एक समय में बहुत सारे पृष्ठ नहीं संभाल सकती हैं। बड़े फैक्स भी फैक्स मशीनों के साथ साझा की गई फोन लाइनों को टाई करते हैं। अगर आपको 10 से 12 पेज से ज्यादा भेजने हैं तो अपने फैक्स को कई बैचों में तोड़ दें। प्राप्तकर्ता को आपसे एक से अधिक फैक्स की अपेक्षा करें।
कम पृष्ठों को प्राप्त करने में मदद करने के लिए पृष्ठ मार्जिन या फ़ॉन्ट आकार समायोजित करें। हालांकि, याद रखें कि छोटे फ़ॉन्ट आकार पढ़ने में बहुत आसान नहीं हो सकते हैं और छोटे मार्जिन अप्रभावी दिख सकते हैं, जैसा कि एक फिर से शुरू। कम से कम 11-बिंदु फ़ॉन्ट का उपयोग करें।
जब संभव हो तो व्यवसाय-पत्र प्रारूप में फैक्स लिखें। यदि संभव हो तो मार्जिन बाईं और दाईं ओर एक इंच और ऊपर और नीचे डेढ़ इंच होना चाहिए। अपने पत्र को सिंगल-स्पेस करें, पैराग्राफ के बीच डबल रिक्ति। नमस्कार से पहले प्रेषक और प्राप्तकर्ता के लिए शीर्ष और पते ब्लॉक पर एक डेटलाइन शामिल करें। प्रेषक का पता ब्लॉक पहले चला जाता है।
अपने फ़ैक्स के साथ एक कवर पेज शामिल करें। कवर पृष्ठ पर एक निश्चित लेआउट प्रारूप का पालन नहीं करना है, लेकिन इसमें प्रेषक और प्राप्तकर्ता की संपर्क जानकारी दोनों शामिल होनी चाहिए, फ़ैक्स में कितने पृष्ठ हैं और फ़ैक्स क्या है, यह बताते हुए एक विषय पंक्ति है। फैक्स के संबंध में किसी भी व्यक्तिगत टिप्पणी के लिए कुछ पंक्तियाँ जोड़ें। संपर्क जानकारी में व्यक्तियों के और कंपनियों के नाम, विभाग के नाम, पते, ईमेल पते और फोन नंबर शामिल हो सकते हैं। कवर पत्र को पढ़ने में आसान होना चाहिए ताकि प्राप्तकर्ता जल्दी से उस पर जानकारी पा सके।
यदि संभव हो तो ग्राफिक्स के साथ फैक्स भेजने से बचें। उन्हें भेजने और प्राप्त करने में बहुत अधिक समय लगता है, और वे बहुत सारी स्याही बर्बाद करते हैं। इसके अलावा, वे आमतौर पर खराब गुणवत्ता वाले मुद्रण के कारण फैक्स पर बहुत अच्छी तरह से नहीं दिखाते हैं।
