किसी होटल में बैठक की योजना बनाते समय, आप यह सुनिश्चित करना चाहेंगे कि बिक्री विभाग आपके समूह की ज़रूरतों को सही ढंग से पकड़ ले, ताकि आप ओवरचार्ज न हों। होटल में आपका संपर्क अन्य विभागों के साथ साझा करने के लिए आपकी बैठक के लिए एक समूह फिर से शुरू होगा और यह सुनिश्चित करेगा कि आपको होटल में कुछ भी उपलब्ध कराया जाए। एक समूह का फिर से शुरू एक प्रोफ़ाइल है जिसमें होटल में बैठक के लिए आपके संगठन का उद्देश्य, उपस्थित लोगों की संख्या, सोने के कमरे की संख्या और पार्किंग स्थान आवश्यक है, खानपान और अन्य कार्यात्मक आवश्यकताओं के लिए होटल प्रदान करने में सहायक होगा। यह प्रोफ़ाइल आपके ईवेंट के बारे में 14 दिन पहले बनाई जानी चाहिए ताकि आपके समय के अनुसार आपके अनुरूप हो जाए।
बैठक के लिए आपको जो कुछ भी आवश्यक होगा उसे लिखें और यह सुनिश्चित करने के लिए अपने होटल की बिक्री से संपर्क करें कि होटल में आपकी आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए संसाधन हैं। भोजन, स्नैक्स, पार्किंग स्थान, ब्रेकआउट रूम और रात भर कमरे उन वस्तुओं के उदाहरण हैं जिन्हें आपको बिक्री संपर्क के साथ साझा करना चाहिए। यह उसे बैठक के अपने दृष्टिकोण और इसे सुचारू रूप से चलाने में होटल की भूमिका के लिए एक प्रारंभिक विचार देगा। वह इस जानकारी को कैप्चर करने के लिए आपको एक मानक फ़ॉर्म प्रदान कर सकता है।
आपकी बैठक की जरूरतों के कर्मचारियों को सूचित करने के लिए आपके होटल की बिक्री के संपर्क की समयरेखा के संबंध में प्रतिभागी बैठक पंजीकरण के लिए नियत तारीखें बनाएं। प्रारंभिक पंजीकरण को प्रोत्साहित करने के लिए प्रोत्साहन का उपयोग करें, जिसमें छूट पंजीकरण शुल्क या सम्मेलन भत्ते शामिल हैं। प्रतिभागियों को सुनिश्चित करें कि होटल में उपयोग के लिए क्या उपलब्ध है और अपने फॉर्म में अतिरिक्त गतिविधियों के लिए पंजीकरण सहित विचार करें। स्पा उपचार, गैर-बैठक रात्रिभोज और भ्रमण गतिविधियां वे आइटम हैं जिन्हें आप शामिल कर सकते हैं यदि होटल में उन्हें प्रदान करने के लिए संसाधन हैं और वे आपकी बैठक के दायरे को पूरा करते हैं।
एक बार जब आप अपनी अंतिम नियत तारीख को पार कर लेते हैं, तो यह सुनिश्चित करने के लिए कि वह उपस्थित लोगों की एक गिनती है और होटल से क्या जरूरत होगी, अपने बिक्री संपर्क के साथ संवाद करें। संचार पर किसी भी अतिरिक्त संख्या को आधार बनाएं जो आप संभावित प्रतिभागियों से प्राप्त करते हैं, जो साइट पर पंजीकरण के लिए ऑन-साइट और ऐतिहासिक संख्या दर्ज करना चाहते हैं।
अपनी बैठक से दो सप्ताह पहले अपने समूह की समीक्षा का अनुरोध करें। इस समय तक, समूह फिर से शुरू हो चुका होगा और बाकी होटल के साथ साझा करने के लिए तैयार हो जाएगा। आप यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि विक्रय संपर्क द्वारा कैप्चर की गई संख्या और गतिविधियाँ आपकी संख्या और मीटिंग के लिए नियोजित गतिविधियों से मेल खाती हैं। आपके द्वारा समीक्षा की जा रही प्रत्येक पंक्ति वस्तु को समझने के लिए प्रश्न पूछें। तुरंत अपनी बिक्री के संपर्क में कोई भी विसंगतियां लाएं।
होटल से अपने चालान की समीक्षा करें और बैठक समाप्त होने के बाद अपने समूह के फिर से शुरू होने और अपने संगठन के पंजीकरण की जानकारी की समीक्षा की गई जानकारी के खिलाफ इसका मिलान करें। अशुद्धियों और ओवरचार्ज के लिए जाँच करें। यदि आपको कोई मिलता है, तो अपनी बिक्री से संपर्क करें और बिक्री प्रबंधक से संपर्क करें ताकि उन्हें तदनुसार ठीक किया जा सके।
टिप्स
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अपने रिकॉर्ड में रखने के लिए अपनी बैठक से पहले अपने समूह के फिर से शुरू होने की एक भौतिक प्रति का अनुरोध करें। नमूना समूह के फिर से शुरू होने के रूप में होटल बिक्री विभाग को अग्रिम में क्या आवश्यकता होगी, इसका अंदाजा है। किसी भी बड़े बदलाव का संचार करें जो आपकी बैठक की उपस्थिति को जल्द से जल्द प्रभावित करेगा।
