इन्वेंटरी ऑर्डरिंग और परचेजिंग प्रक्रिया के चरण

एक कंपनी जो नियमित आधार पर उत्पादों को बेचती है या आपूर्ति करती है, उसके पास क्रय इकाई या संपर्क बिंदु होना चाहिए। इस प्रक्रिया के प्रभारी व्यक्ति को क्रय एजेंट कहा जाता है। किसी व्यवसाय के लिए इन्वेंट्री ऑर्डर करने से पहले, ऑर्डर और क्रय प्रक्रिया की मूल बातें समझना महत्वपूर्ण है।

मूल्यांकन

इन्वेंट्री ऑर्डर करने और खरीदने की प्रक्रिया के पहले चरणों में से एक है उन वस्तुओं का मूल्यांकन करना जो कंपनी खरीद सकती है। एक विवेकपूर्ण क्रेता गुणवत्ता के बारे में चिंतित है जब यह सूची की जरूरत के लिए आता है। वह यह सुनिश्चित करने के लिए ज़िम्मेदार है कि कंपनी को खराब तरीके से बनाया गया उत्पाद या गलत कच्चा माल प्राप्त नहीं होता है। इसलिए खरीदार आमतौर पर नमूना सामग्री, उत्पादों और आपूर्ति का आदेश देते हैं ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि वे कंपनी के गुणवत्ता मानकों को पूरा करते हैं।

अनुबंध बनाएं

एक बार जब खरीद प्रतिनिधि एक प्रदाता और आवश्यक उत्पादों पर निर्णय लेता है, तो अगला कदम बिक्री समझौते पर बातचीत करना है। बिक्री समझौते में, क्रेता और वितरक इन्वेंट्री आइटम और भुगतान की शर्तों के लिए मूल्य छूट पर सहमत होते हैं। उदाहरण के लिए "नेट 30" का अर्थ है कि भुगतान चालान की तारीख के 30 दिन बाद होने वाला है। समझौते में माल की लागत के लिए रिटर्न, एक्सचेंज और भुगतान की शर्तों और नियमों को भी सूचीबद्ध किया गया है।

खरीद आदेश प्रस्तुत करें

क्रेता के लिए अगला कदम वितरक, थोक व्यापारी या निर्माता को खरीद ऑर्डर भेजना है। खरीद ऑर्डर आइटम खरीदने के लिए एक प्रतिबद्धता है, जब तक प्राप्तकर्ता उद्धार करता है। क्रय आदेश उन वस्तुओं की सटीक रूपरेखा देता है जो क्रेता सूची के लिए और शिपिंग के लिए पते की इच्छा रखता है। यह खरीद आदेश संख्या, खाता संख्या (वितरक या निर्माता द्वारा निर्दिष्ट) और उन शर्तों का सारांश भी सूचीबद्ध करता है जिन पर दोनों पक्षों ने सहमति व्यक्त की है।

रसीद का भुगतान करो

वितरण कंपनी क्रेता के क्रय आदेश को प्राप्त करती है और संसाधित करती है। आइटम को क्रेता को शिपिंग करने के बाद, वितरक भुगतान का अनुरोध करने के लिए चालान जारी करता है। चालान में खरीद आदेश संख्या, खाता संख्या, क्रेता का पता, भेज दी गई वस्तुओं का विवरण और देय कुल राशि शामिल है। इनवॉइस जारी करने की तारीख और शर्तों को भी सूचीबद्ध करता है (जैसे नेट 30, 30 दिनों के भीतर), ताकि खरीदार समय पर भुगतान जमा कर सके।