एक व्यवसाय अपने ग्राहकों के कारण मौजूद है। अपने ग्राहकों को बेचना जारी रखने के लिए, व्यवसाय को यह सुनिश्चित करना चाहिए कि ग्राहकों के रिकॉर्ड को बनाए रखा जाए और अद्यतन किया जाए। अपडेट की जाने वाली मूल जानकारी में ग्राहक का नाम, पता, संपर्क फोन नंबर, फैक्स नंबर और ईमेल पता शामिल है। ग्राहक जानकारी को एक फॉर्म, ऑनलाइन या फोन के जरिए अपडेट किया जा सकता है।
ग्राहक चालान की समीक्षा करें। अक्सर ग्राहक के लिए नए खाते की जानकारी में लिखने का विकल्प होता है। यदि ग्राहक ने इनवॉइस पर नई जानकारी लिखी है, तो कंप्यूटर सिस्टम में जाएं और उसके अनुसार जानकारी अपडेट करें। यह सुनिश्चित करने के लिए डबल-चेक करें कि नई जानकारी सही दर्ज की गई है। उसे सलाह देने के लिए ग्राहक से संपर्क करें कि उसका खाता अपडेट हो गया है।
ग्राहक से उसकी खाता जानकारी सत्यापित करने के लिए कहें। ग्राहक फोन कॉल के दौरान, ग्राहक से पूछें, "क्या मुझे आपका वर्तमान पता, फ़ोन नंबर और ईमेल पता मिल सकता है?" कुछ कंपनियां, जैसे बंधक कंपनियां, ग्राहक को यह सुनिश्चित करने के लिए पते को सत्यापित करने के लिए कहती हैं कि कंपनी का सही रिकॉर्ड है। यह सत्यापित करने के लिए कि यह सही दर्ज किया गया था ग्राहक को वापस जानकारी दोहराएं।
कंप्यूटर सिस्टम को ग्राहक की जानकारी को अपडेट करने की अनुमति दें। जिन कंपनियों के पास वेबसाइट होती है, वे ग्राहकों को अपने खाते की जानकारी ऑनलाइन अपडेट करने का विकल्प प्रदान करती हैं। अद्यतन जानकारी कंप्यूटर सिस्टम के माध्यम से स्वचालित रूप से प्रसारित होती है। ग्राहक को ईमेल या नियमित मेल के माध्यम से इस लेनदेन का रिकॉर्ड भेजना सुनिश्चित करें। यह ग्राहक को याद दिलाएगा कि खाते में परिवर्तन किए गए थे।
टिप्स
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यदि नियमित अंतराल के दौरान ग्राहक सूचना अपडेट की पेशकश नहीं की जाती है, तो विशेष रूप से खाता अपडेट के लिए ग्राहकों से संपर्क करें।
चेतावनी
मेलिंग और शिपिंग पते के बीच अंतर। बड़ी कंपनियां अक्सर विभिन्न स्थानों के लिए एक उत्पाद या सेवा का आदेश देती हैं - यह सत्यापित करें कि कोई आइटम बनाम कहां भेजा जाएगा जहां चालान भेजा जाएगा।
