कागज और पेंसिल या विभिन्न प्रकार के स्टैंडअलोन कंप्यूटर प्रोग्रामों का एक एकीकृत सूचना प्रणाली में उपयोग करने से संक्रमण छोटे व्यवसाय के विकास का एक निश्चित संकेत है। एक असंबद्ध मैनुअल सिस्टम के विपरीत, एक प्रौद्योगिकी-आधारित प्रणाली एक केंद्रीय स्थान से व्यावसायिक जानकारी के भंडारण, प्रसंस्करण, वितरण और संचार के सभी पहलुओं को संभालती है। हालांकि ओवरराइडिंग लक्ष्य अक्सर अमूर्त लाभों पर ध्यान केंद्रित करते हैं जैसे प्रतिस्पर्धी लाभ प्राप्त करना या ग्राहकों की संतुष्टि में वृद्धि करना, कई व्यवसाय लागत बचत, बेहतर नियंत्रण और कम डेटा-एंट्री त्रुटियों जैसे मूर्त लाभों का भी आनंद लेते हैं।
मूर्त को परिभाषित करना
आप एक ठोस लाभ सूची में क्या शामिल करते हैं, इस पर निर्भर करता है कि आप संकीर्ण या व्यापक परिभाषा का उपयोग करके इन लाभों को वर्गीकृत करते हैं या नहीं। यदि आपकी कंपनी एक संकीर्ण परिभाषा का उपयोग करती है, तो मूर्त लाभ केवल वे हैं जिन्हें आप मौद्रिक संदर्भ में माप और माप सकते हैं। इनमें तत्काल लागत में कमी और दीर्घकालिक लागत बचत दोनों शामिल हैं। एक व्यापक परिभाषा में अर्ध-मूर्त लाभ भी शामिल हैं जिन्हें आप मौद्रिक संदर्भ में निर्धारित नहीं कर सकते हैं, लेकिन आप सीधे देख, स्पर्श या महसूस कर सकते हैं।
लागत बचत लाभ
हालाँकि, लागत बचत लाभों को महसूस करने में अक्सर समय लगता है और समय के साथ वित्तीय लाभ कम हो जाते हैं, समय के साथ वित्तीय लाभ अधिक स्पष्ट हो जाते हैं। इसके अलावा, ये लाभ अक्सर एक क्रम में होते हैं। उदाहरण के लिए, एक सूचना प्रणाली उत्पादकता बढ़ाती है, जिससे कार्यबल में कमी हो सकती है, जिससे आपकी परिचालन लागत घट जाती है। यह इन्वेंट्री-ऑर्डरिंग क्षमता को भी बेहतर कर सकता है, जो अक्सर लीड-टाइम को कम करता है और दोनों इन्वेंट्री की आवश्यकताओं और लागतों में कमी आती है।
बेहतर आंतरिक नियंत्रण
निवारक और जासूसी आंतरिक नियंत्रण को बेहतर बनाने के लिए कई मूर्त लाभ काम करते हैं। उदाहरण के लिए, एक केंद्रीकृत सूचना संग्रहण प्रणाली बेहतर पहुंच नियंत्रण के लिए अनुमति देती है। तेज़ रिपोर्टिंग, जो अक्सर वास्तविक समय की प्रतिक्रिया का अनुवाद करती है, जवाबदेही बढ़ाती है और व्यावसायिक संपत्ति के दुरुपयोग, धोखाधड़ी या आंतरिक चोरी की संभावना को कम करती है। इसके अलावा, स्वचालित ट्रैकिंग न केवल वर्तमान और ऐतिहासिक दस्तावेजों की खोज को आसान बनाती है, बल्कि आपको किसी भी लेनदेन के लिए पूर्ण ऑडिट ट्रेल्स का निर्माण और समीक्षा करने की अनुमति देती है।
राजस्व में वृद्धि
एक सूचना प्रणाली प्रतिक्रिया समय में सुधार कर सकती है और बिक्री राजस्व बढ़ा सकती है। सुगम डेटा उपलब्धता और सूचना प्रणाली के इन्वेंट्री प्रबंधन हिस्से में कम जानकारी की अड़चनों जैसे मूर्त लाभ स्टॉक-आउट और बैक ऑर्डर को कम करके बिक्री बढ़ाने में मदद कर सकते हैं। ग्राहक-संबंध प्रबंधन भाग में, ग्राहक की जानकारी तक आसान पहुंच का मतलब बिक्री करना और न बनाना के बीच का अंतर हो सकता है। यह बिक्री और ग्राहक सेवा के लोगों को ग्राहक के ऑर्डर इतिहास पर नज़र रखने और समय पर बिक्री कॉल शेड्यूल करने की अनुमति देता है।
